Pianificazione dell'incertezza con la gestione degli scenari FP&A

La gestione degli scenari FP&A è una mentalità essenziale che le organizzazioni moderne dovrebbero adottare con l’obiettivo di pianificare e prendere decisioni rapide e informate in un ambiente incerto. Tuttavia, la maggior parte delle aziende è impegnata ancora a gestire processi non aggiornati, modelli statici e tecnologie obsolete. Questa situazione fa nascere una domanda: come e cosa è possibile cambiare?

Mentre il mondo aziendale diventa sempre più imprevedibile, i professionisti di pianificazione e analisi finanziaria (FP&A) cercano nuovi strumenti e tecniche per pianificare e fare previsioni in un ambiente in costante cambiamento. Per esempio, non molto tempo fa, a marzo 2020, quando è scoppiata la pandemia e il mondo aziendale era pieno di "budget morti" e previsioni irrealistiche, la pianificazione degli scenari è diventata una tecnica fondamentale nel processo decisionale.

Perché la maggior parte delle organizzazioni fa fatica con la pianificazione degli scenari?

Ancora oggi molte organizzazioni sono alle prese con la pianificazione degli scenari. Secondo il sondaggio sulle tendenze della FP&A 2022, solo il 6% delle 375 aziende intervistate è in grado di eseguire scenari in tempo reale. Inoltre, solo il 13% degli intervistati ha affermato di essere in grado di eseguire scenari in meno di un giorno. Sorprendentemente, più del 25% degli intervistati non è in grado di eseguire scenari e il 55% ha difficoltà a gestirli per giorni e settimane. In base alla problematica aziendale da affrontare, gli scenari potrebbero diventare inutili se la loro creazione richiedesse giorni.

Qual è la differenza tra pianificazione degli scenari e gestione degli scenari?

La pianificazione degli scenari esiste da molti anni. È stata utilizzata non solo per la pianificazione strategica, ma anche per la gestione del rischio e l’analisi finanziaria. Praticamente ogni processo tradizionale di budgeting e pianificazione ha spesso incluso tre "scenari classici": il migliore, il peggiore e quello medio. La realtà dimostra che avere questi scenari di base non basta. Gli eventi degli ultimi anni hanno infatti reso necessaria una pianificazione agile e adattabile.

Pianificazione degli scenari vs. gestione degli scenari

La gestione degli scenari non è solo un processo, è una mentalità. In altre parole, la tradizionale struttura basata su "un piano annuale e quattro previsioni trimestrali" non è più utilizzabile. Per gestire l’incertezza, i professionisti FP&A devono comprendere molteplici stati potenziali relativi al futuro e i fattori che li creano. Devono gestire più scenari su richiesta, in modo collaborativo, analitico e rapido (praticamente in tempo reale).

Com’è fatto un framework moderno di gestione degli scenari?

Per combattere queste inefficienze, i professionisti FP&A dovrebbero conoscere le modalità con cui migliorare la situazione. La maggior parte delle organizzazioni attua in genere tre processi di pianificazione distinti:

• Pianificazione strategica: determina gli obiettivi futuri dell’organizzazione e le strategie per raggiungerli
• Pianificazione tattica: traduce gli obiettivi strategici in iniziative pratiche a medio termine, che in genere vanno da 1 a 3 anni
• Pianificazione operativa: si concentra sull’operatività quotidiana dell'organizzazione, che di solito va da settimane a un anno. Descrive nel dettaglio attività, responsabilità e tempistiche specifici per raggiungere gli obiettivi tattici

Il primo passo nello sviluppo di una moderna struttura di gestione degli scenari è l'armonizzazione dei tre processi chiave di pianificazione di un'organizzazione. In altre parole, è necessario il passaggio dall’FP&A tradizionale a quella integrata.

Come si può creare un ecosistema di gestione degli scenari?

I professionisti FP&A devono garantire l’armonizzazione di tutti i processi organizzativi di pianificazione e previsione. In pratica, questo significa che se la pianificazione strategica viene modificata a causa di nuovi fattori ambientali, gli aggiustamenti connettivi dei piani operativi e tattici vengono automaticamente aggiornati. Pertanto, il miglior processo di gestione degli scenari è l'obiettivo finale di qualsiasi dipartimento FP&A. Andiamo avanti.

Che cos'è la FP&A integrata?

"Matrice dei sei fattori di successo" per una FP&A integrata

Ora sappiamo che una FP&A integrata è essenziale per una gestione moderna degli scenari. Ma come possiamo implementarla nella pratica? L’international FP&A board ha riassunto sei fattori necessari per un percorso di successo verso una FP&A integrata, sulla base di discussioni e ricerche sugli insight pratici delle organizzazioni leader.

Per armonizzare i processi di pianificazione, sia verticalmente che orizzontalmente, i professionisti devono prestare attenzione ai sei aspetti delineati di seguito.

1. Identificazione dei principali driver aziendali

Sia interni che esterni. È importante concentrarsi su quelli più critici. Ad esempio, le aziende dovrebbero concentrarsi sul 20% dei fattori che sono in grado di spiegare l’80% dei risultati (secondo il principio di Pareto). È necessario fare attenzione alla connessione tra i fattori che vanno dal livello strategico a quello operativo e viceversa. Comprendere i fattori chiave e il modo in cui sono collegati ai diversi livelli di un'organizzazione deve diventare un esercizio importante e regolare per qualsiasi dipartimento FP&A moderno.

2. Creazione di un modello FP&A basata completamente sui driver

Anche un semplice modello basato su Excel e completamente fondato sui driver avrà un impatto significativo sulla tua capacità di elaborare scenari. Assicurati che il modello colleghi tutti e tre i livelli di pianificazione. Devi capire come sono collegati i driver chiave del business e modellarli di conseguenza per integrare tutti i framework di pianificazione e previsione all’interno di un’organizzazione.

3. Qualsiasi buon modello dovrebbe essere un "modello a tre vie"

Dovrebbe collegare tutti e tre i rendiconti finanziari: profitti e perdite (P&L), flusso di cassa e stato patrimoniale. A prima vista sembra semplice, ma da centinaia di riunioni dei Consigli di amministrazione internazionali della FP&A è emerso che solo il 20% circa delle organizzazioni dispone di modelli di connessione a tre vie. La maggior parte si concentra ancora sulla P&L utilizzando matrici di flussi di cassa e stato patrimoniale non connesse. Il modello finanziario connesso è un must per un ambiente in costante evoluzione in cui la pianificazione della liquidità è importante e il capitale è limitato.

4. Integrazione dei processi di pianificazione essenziali

Ripensare chi fa cosa. Il processo di pianificazione non dovrebbe essere congestionato, né troppo centralizzato. In qualità di partner commerciale, il professionista FP&A è a conoscenza di tutti i flussi di informazioni essenziali per la pianificazione e la previsione. È fondamentale semplificare processi, modelli e flussi di lavoro per concentrarli sulle attività essenziali. Tradizionalmente, alcune organizzazioni continuano a pianificare a livello di contabilità generale e/o per ogni centro di costo. È importante ricordare di riesaminare il processo con l’obiettivo di semplificarlo e abbreviarlo, automatizzando le attività ripetibili ed eliminando quelle non necessarie.

5. Fattore nelle considerazioni delle persone

Poiché qualsiasi pianificazione è un esercizio di gruppo, riesaminare il team coinvolto. Le considerazioni importanti sono:

• Disponiamo di personale sufficientemente qualificato e ci sono lacune in termini di conoscenze ed esperienza?
• Le persone coinvolte che non fanno parte del settore finanziario comprendono l’intero processo?
• Tutti i soggetti coinvolti conoscono processi, driver e modelli sottostanti?

6. Tecnologia FP&A moderna

La tecnologia è una risorsa importante per qualsiasi organizzazione che desidera pianificare l’incertezza. Tuttavia, questo fattore viene considerato alla fine perché migliora ancora di più il processo quando tutti e cinque i fattori indicati in precedenza sono presi correttamente in considerazione. Se la tecnologia moderna viene implementata con il modello statico e non con processi integrati, il sistema non farà altro che aumentare le inefficienze all’interno del team FP&A.

Domande frequenti sulla gestione degli scenari in FP&A