Il significato del storytelling basato sui dati nel mondo FP&A

Lo storytelling basato sui dati è una capacità rivoluzionaria e differenziante per il mondo FP&A. Nell'era dell'analisi avanzata, del dashboarding dinamico e della visualizzazione dei dati di grande impatto, l'arte e la scienza dello storytelling FP&A si sono evolute in modo significativo.

In questo blog analizzeremo i componenti essenziali e i passaggi pratici necessari per creare storie aziendali avvincenti basate sui dati. Al termine, avrai a disposizione un processo completo in 7 passaggi per creare e presentare con successo narrazioni efficaci basate sui dati.

Cos’è lo storytelling efficace?

È importante definire chiaramente cosa significa essere un efficace narratore FP&A. Significa essere in grado di spiegare i risultati aziendali, le tendenze e le previsioni in un modo strutturato che coinvolga le parti interessate. Significa avere la capacità di prendere dati finanziari complessi e trasformarli in una narrazione semplice, mirata e di grande impatto.

Consideriamo uno scenario con una startup tecnologica. Il professionista finanziario potrebbe iniziare illustrando i ricavi e le spese dell'azienda utilizzando un grafico chiaro e conciso. Potrebbe quindi creare una narrazione attorno al panorama competitivo delle startup, evidenziando i fattori che ne influenzano le performance.

Ad esempio, potrebbe affermare: “I nostri ricavi hanno registrato una crescita costante negli ultimi mesi, guidata dal lancio di prodotti di successo e da una forte adozione da parte dei clienti. Tuttavia, stiamo affrontando una concorrenza sempre più agguerrita da parte dei giganti del settore, che richiede un approccio strategico per promuovere la nostra posizione sul mercato. Per sostenere la nostra tendenza al rialzo, dobbiamo enfatizzare l’innovazione, l’agilità e l’efficienza operativa per differenziarci e acquisire una quota maggiore di mercato.” Questo esempio di storytelling efficace dimostra la capacità di tradurre i dati aziendali in una narrazione avvincente che coinvolge le parti interessate. Presentando una narrazione strutturata relativa alla crescita dei ricavi e all'espansione del mercato, il professionista fornisce alle parti interessate informazioni preziose e una chiara comprensione delle performance finanziarie e della direzione strategica dell'azienda.

Il “perché”: il problema da risolvere

Perché il data storytelling è importante per la professione FP&A? FP&A viene spesso associata agli stereotipi del “back office”, che la relegano dietro le quinte. Saper fare un ottimo data storytelling aiuta a rompere questi stereotipi superati e a portare FP&A in prima linea nel business! Un grande storytelling coinvolge gli stakeholder, che poi vogliono il parere dei professionisti FP&A quando si trovano davanti a decisioni aziendali importanti.

I dati crescono a un ritmo più rapido che mai

La quantità di dati a cui le aziende hanno accesso è in aumento. Questo rappresenta una delle maggiori sfide e opportunità per i professionisti di FP&A. Saper prendere grandi volumi di dati complessi e individuare quelli più rilevanti per i leader aziendali è una competenza fondamentale. Questo significa che i professionisti devono scartare molti dati, cosa che spesso non è semplice. Saperlo fare in tempi brevi e trovare i dati più significativi per aiutare a raccontare la storia è essenziale.

Il “come”: lo storytelling basato su 7 passaggi

1) Iniziare con l’obiettivo

Albert Einstein affermò che se avesse avuto un’ora per risolvere un problema, avrebbe dedicato 55 minuti a definirlo. Questo approccio ha un fondo di verità quando si tratta di storytelling. È fondamentale definire chiaramente ciò che si sta cercando di risolvere e quindi utilizzarlo come bussola per l'intero processo. Ciò include la documentazione dell’obiettivo e la sua revisione con le parti interessate. Include anche comprendere chi è il proprio pubblico ed essere chiari riguardo al proprio approccio. È importante fare un passo indietro e comprendere il contesto specifico, le parti interessate, l’arco temporale e altri elementi importanti prima di iniziare a creare la storia.

2) Analisi dei dati

Un’altra area critica, dopo la definizione del problema, è dedicare tempo ai dati e non avere fretta di costruire la narrazione e le relative conclusioni. Questo significa sviluppare un approccio strutturato all’analisi dei dati. Partendo dall’alto e poi scendendo nel dettaglio delle aree che richiedono più analisi e attenzione. Ad esempio, i ricavi sono l’area di maggiore interesse? Oppure lo è il margine di profitto?

Una volta acquisita una chiara comprensione di ciò che i dati raccontano, è importante applicare tecniche analitiche. L’analisi del valore attuale netto è ottimale? Oppure è meglio l’analisi volume/tasso? Un’analisi dettagliata della redditività del prodotto è la soluzione migliore? Forse l’approccio migliore è una combinazione di tecniche. All'inizio questo processo può sembrare lento, ma è fondamentale concretizzare la storia nella tua mente. Eseguire in modo ponderato i passaggi uno e due alla fine dei conti accelera il processo.

3) Sviluppare la storia utilizzando lo storyboarding

In questa fase è importante scrivere una trama semplice. Dovrebbe essere un approccio strutturato con una linea guida e un focus chiari. Una linea guida è un tema coerente presente in tutte le parti della storia.

L'approccio generale dovrebbe iniziare con i messaggi chiave e la storia di alto livello, per poi approfondire tutti i contenuti di supporto. Ciò è analogo all'utilizzo di uno schema per scrivere un libro o un rapporto. Quali sono i capitoli del libro? Quali sono i contenuti? Come si possono incorporare le analisi nella storia?

4) Creare i contenuti e dettagli di supporto (utilizzando la visualizzazione)

Una volta creata la scaletta, è importante iniziare a dare forma ai contenuti. Un elemento fondamentale di una grande storia è la visualizzazione. Una visualizzazione dei dati efficace può trasformare i numeri in immagini coinvolgenti, rendendo più semplice per gli stakeholder interagire con le informazioni finanziarie.

Quando si tratta di presentare visivamente i dati, i professionisti finanziari dovrebbero ricordare alcuni suggerimenti importanti. Innanzitutto, è fondamentale scegliere il giusto tipo di visualizzazione per i dati a portata di mano, come grafici, tabelle, diagrammi o infografiche, in base alle informazioni comunicate. In secondo luogo, è preferibile mantenere le visualizzazioni semplici e facili da comprendere, evitando dettagli non necessari o immagini complicate. Infine, l'uso ponderato di colori e design può rendere le visualizzazioni più attraenti ed efficaci. Seguendo queste linee guida, i professionisti finanziari possono comunicare alle parti interessate dati finanziari complessi in modo efficace, chiaro e coinvolgente.

5) Scrivi il riepilogo esecutivo e la ‘call to action’

Uno dei passaggi più critici correlati a una grande storia basata sui dati è il riepilogo generale. Un approccio per questo obiettivo è quello di utilizzare i titoli di ciascun elemento della storia come punto di partenza e scrivere sintesi come versioni condensate della storia. In genere si adattano a una pagina e raccontano la storia in modo strutturato. Dovrebbero terminare con una “call to action” per l’azienda.

6) Aggiunta di dettagli di supporto e rimozione dei dati irrilevanti

La procedura di creazione del riepilogo generale aiuta a comprendere dove i professionisti FP&A devono applicare un maggiori approfondimento. Ad esempio, se è presente una variazione significativa su una linea di PL o su una linea di prodotti, sarebbe opportuno eseguire analisi aggiuntive e introdurre contenuti aggiuntivi all’interno della storia.

È inoltre opportuno inserire informazioni non rilevanti nell’appendice. Le grandi storie aziendali vanno dritte al punto e non contengono informazioni che distraggono o sono irrilevanti. Nel contesto dello storytelling con presentazioni PowerPoint, ogni diapositiva dovrebbe concentrarsi esattamente su un messaggio e supportare visualizzazioni prive di distrazioni per il pubblico. La strategia “meno è di più” è una potente arma segreta nelle mani dei grandi storyteller.

7) Esercitati con la tua presentazione (contenuto, linguaggio del corpo, voce)

Ultimo ma non meno importante, esercitarsi sulla narrazione verbale della storia e del linguaggio del corpo è un’attività spesso trascurata. Esercitarsi è un processo fondamentale che perfeziona la presentazione e garantisce che sia coinvolgente. Trovare un partner affidabile che sia in grado di criticare la storia è una tecnica utilizzata dai grandi narratori.