Crie apresentações com muitos dados de forma mais flexível com pastas de trabalho de slide

A criação de apresentações com muitos dados pode ser um processo variado e, às vezes, bastante confuso. Você pode ter que analisar vários arquivos Excel antes de vincular os dados de que precisa. Ou você pode pegar seu modelo de slide favorito e trabalhar no PowerPoint, adicionando elementos e preenchendo suas planilhas de dados enquanto cria sua história.

Seja qual for a sua abordagem preferida, as pastas de trabalho de slide do think-cell podem ajudar. As pastas de trabalho de slide combinam a flexibilidade de uma planilha de dados ad-hoc no PowerPoint com a funcionalidade completa de uma pasta de trabalho do Excel. Para mostrar isso em ação, preparamos vários exemplos que exploram como as pastas de trabalho de slide podem transformar a maneira como você cria apresentações com muitos dados.

As pastas de trabalho de slide estão disponíveis no think-cell 14. Explore o que isso significa para seus fluxos de trabalho de dados em uma avaliação gratuita de 30 dias.

Como as pastas de trabalho de slide podem melhorar seus fluxos de trabalho

Você não precisa alterar seus fluxos de trabalho existentes que dependem de links do Excel e planilhas de dados de slides. Ninguém está tirando isso de você. Mas haverá momentos em que você vai querer algo um pouco fora do comum, e é aí que a versatilidade das pastas de trabalho de slide se destaca.

Aqui estão apenas algumas das coisas que você pode fazer com pastas de trabalho de slide para trabalhar com mais rapidez, flexibilidade e eficiência entre as equipes:

• Potencialize vários gráficos a partir do mesmo conjunto de dados
• Dê aos seus colaboradores o contexto de que precisam
• Automatize relatórios entre departamentos
• Crie pequenos múltiplos e escolha quais mostrar
• Estreite a conexão entre seus gráficos e seus dados
• Compartilhe relatórios orientados por dados sem problemas
• Aplique cores às suas visualizações com base nos dados subjacentes
• Crie integrações de dados em modelos de slides

Potencialize vários gráficos a partir do mesmo conjunto de dados

Para contar uma história de dados poderosa, muitas vezes é útil criar vários gráficos que mostram perspectivas diferentes ou concentram a atenção do público nos pontos de dados mais importantes.

Embora unir os gráficos de coluna com um gráfico de área seja útil para enfatizar a mudança de 2015 até 2025, isso significa fazer um terceiro gráfico. A alimentação de três gráficos de um conjunto de dados pode triplicar sua carga de trabalho se os dados mudarem. Mas não com as pastas de trabalho de slide. Coloque todos os seus dados em uma tabela e extraia os dados para cada gráfico com fórmulas simples.

Qualquer atualização dos dados alterará todos os gráficos para que permaneçam sincronizados, mantendo a flexibilidade para você criar visualizações personalizadas que ajudam a contar histórias como um especialista.

Dê aos seus colaboradores o contexto de que precisam

Se o seu objetivo é criar o slide perfeito, a estrutura da sua planilha de dados é uma preocupação secundária. Quando há uma troca entre manter os dados organizados e contar a história que você quer, você opta pela história.

Com as pastas de trabalho de slide, você não precisa abrir mão de nada. Você pode ter todas as informações necessárias em sua pasta de trabalho e mostrar apenas o que deseja em seu slide final. Os colegas de equipe também podem adicionar comentários diretamente à pasta de trabalho de slide, permitindo que eles:

• Mencione, as fontes de dados, explicando de onde os valores vêm.
• Chamem a atenção para anomalias ou expliquem por que certos pontos de dados foram excluídos.
• Digitem fórmulas ou esclareçam métodos de cálculo para uma verificação cruzada mais rápida.

Isso torna a pasta de trabalho de slide um documento vivo para sua equipe trabalhar sem medo de interromper a apresentação.

A colaboração se beneficia tremendamente. Em vez de perguntar de onde os dados vêm ou como são calculados, sua equipe pode acessar e seguir todas as etapas da análise, desde dados brutos até tabelas finais, incluindo notas explicativas, fontes, tabelas de pesquisa, referências e títulos.

Por fim, ao ter tudo isso em uma pasta de trabalho de slide em vez de um arquivo Excel separado, você está no controle e não precisa se preocupar com estruturas de pastas ou nomes de arquivos sendo expostos ao compartilhar sua apresentação.

Automatize relatórios entre departamentos

Se vários departamentos estiverem contribuindo com dados para um relatório, o gerenciamento de vários links do Excel pode se tornar rapidamente insustentável. Uma opção comum de recuo é desistir e inserir os dados manualmente, o que leva tempo, gera erros e significa repetir o trabalho a cada ciclo de relatório.

Uma maneira melhor é usar uma pasta de trabalho de slide. As fórmulas podem recuperar dados de outros arquivos do Excel para que os dados de cada departamento possam ser facilmente puxados para uma planilha dedicada na pasta de trabalho do slide. Em seguida, você pode usar uma planilha de resumo para gerar os valores necessários para a visualização do slide.

Neste exemplo, o proprietário do relatório até aplicou uma formatação condicional simples e adicionou uma coluna média para que ele possa usar a pasta de trabalho de slide para uma análise rápida, além de alimentar as Harvey Balls em sua apresentação.

Crie pequenos múltiplos e escolha quais mostrar

Pequenos múltiplos não são o estilo mais popular de visualização de dados, mas podem ser úteis em algumas situações, como mostra este exemplo de despesas salariais por departamento.

Usar pequenos múltiplos para dividir os dados em seis gráficos de linha permite que você use um eixo Y diferente para cada um, e destaca a respectiva tendência de cada departamento. Se todas as linhas estiverem em um gráfico, as tendências de volumes menores serão menos visíveis.

São seis gráficos que vêm de um conjunto de dados e todos são atualizados na mesma cadência. Com uma pasta de trabalho de slide, você pode atualizar a tabela principal com os dados do último mês e os seus seis gráficos são atualizados de uma só vez.

E não termina aí. Imagine que seu conjunto de dados abrange mais de 50 estados e territórios dos EUA em vez de apenas seis departamentos. A cada mês, você quer ter a flexibilidade de escolher quais seis departamentos mostrar no seu slide quando os dados mais recentes chegarem.

Com uma pasta de trabalho de slide, você adiciona a validação de dados para criar menus suspensos, seleciona os seis estados de que precisa e seu slide se adapta em tempo real.

Estreite a conexão entre seus gráficos e seus dados

Você pode facilmente adicionar linhas CAGR automatizadas ou setas comparativas a qualquer gráfico de coluna do think-cell, mas muitas vezes há outros cálculos necessários para exibir seus dados de forma eficaz.

Observe esta matriz de gráfico de bolhas.

Assim como as coordenadas X e Y da matriz, há vários outros pontos de dados que precisam ser calculados para criar o gráfico:

• Tamanhos das bolhas: Cada bolha é dimensionada em relação à receita total, que é calculada usando fórmulas de filtro para região e produto na tabela principal de dados.
• Rótulos: Mostrados para cada bolha, as porcentagens dos rótulos são calculadas usando a receita e outra métrica, o custo da cadeia de suprimentos, também filtrados da tabela principal de dados.
• Cores: Para as cores das bolhas, uma fórmula é usada para comparar as receitas com uma tabela de limites predefinidos, e a faixa de receita correspondente é atribuída de acordo.

No passado, você poderia ter feito esses cálculos em um arquivo Excel separado e copiado os valores para sua planilha de dados do gráfico. Isso pode funcionar para um gráfico único, mas se algo mudar, você terá que fazer tudo de novo.

Com uma pasta de trabalho de slide, você não precisa de cálculos secundários. Você pode vincular todos os pontos de dados relevantes diretamente à sua tabela de dados brutos, garantindo 100% de consistência em todos os elementos do slide, mesmo quando você atualiza, filtra ou reordena seus dados.

Para saber mais, leia nosso artigo do blog 'Criar uma matriz de gráfico de bolhas', ou visite nosso canal no YouTube para ver como criar uma matriz de gráfico de bolhas usando o think-cell.

Compartilhe relatórios orientados por dados sem problemas

Aplique cores às suas visualizações com base nos dados subjacentes

Se você estiver criando uma visualização de dados menos convencional para criar um forte impacto, talvez queira usar cores para destacar as mensagens mais importantes. Assim que algo se torna fora do padrão, muitas vezes é tentador criar do zero e desvincular do seu conjunto de dados.

Com uma pasta de trabalho de slide, você supera essa tentação. Você pode usar a validação de dados, tabelas auxiliares, formatação condicional e qualquer outra funcionalidade do Excel necessária para manter a visualização vinculada aos dados subjacentes e utilizar a replicação perfeita nas apresentações do PowerPoint.

Crie integrações de dados em modelos de slides

A duplicação de slides pode ser uma grande economia de tempo para apresentações em estilo catálogo que percorrem uma lista de produtos, campanhas ou cenários e destacam as qualidades de cada um. Mas, se o slide que você está duplicando tiver muitos elementos com muitos dados, você pode gastar muito tempo e acabar cometendo muitos erros ao atualizar as planilhas de dados ou restabelecer o vínculo de diferentes arquivos do Excel.

As pastas de trabalho de slide resolvem isso instantaneamente. Para criar sua apresentação, você pode criar um slide com quantos gráficos, tabelas e outros elementos orientados por dados precisar para mostrar os recursos do produto ou as métricas da campanha.

Este slide serve como modelo e, por mais complexo que ele se torne, você simplesmente duplica o slide para duplicar a pasta de trabalho de slide juntamente com ele. Agora, basta trocar os dados específicos para o seu próximo produto e você pode criar apresentações em estilo catálogo em grande escala.

Obrigado a Berliner Kaffeerösterei pela inspiração para esses slides.

Explore as possibilidades das pastas de trabalho de slide

A melhor maneira de entender o que significa ter a funcionalidade completa do Excel dentro de um slide do PowerPoint é experimentá-lo. Até mesmo nossos exemplos aqui só arranharam a superfície. Há outras oportunidades, como conectar sua pasta de trabalho de slide a pipelines de dados que precisariam de um artigo dedicado para explorar adequadamente.

Para experimentar as pastas de trabalho de slide, baixe hoje mesmo sua cópia de avaliação gratuita de 30 dias do think-cell: