Modello di PowerPoint per la pianificazione del progetto

Questo modello gratuito di pianificazione di progetto in PowerPoint offre una presentazione completa da utilizzare per mantenere aggiornati e allineati gli stakeholder del progetto. Tutte le diapositive sono progettate da esperti secondo le migliori pratiche per le presentazioni aziendali.

Perché dovresti usare un modello di pianificazione del progetto per le tue presentazioni

La chiarezza della comunicazione è un aspetto fondamentale nella pianificazione di un progetto. Quando si discute di un progetto con il team e/o con gli altri stakeholder, una presentazione PowerPoint professionale aiuta a creare allineamento e a gettare solide basi per una collaborazione efficiente.

L'utilizzo di un modello di pianificazione del progetto per la tua presentazione presenta numerosi vantaggi:

• Velocità: lavorare con un modello di pianificazione del progetto affidabile ti fa risparmiare tempo, sia nella fase concettuale di pensare a cosa includere nella tua presentazione, sia nella fase pratica di reperimento o creazione di singole diapositive.
• Completezza: partire da un modello di pianificazione del progetto ti fornisce una struttura completa che include tutte le informazioni più importanti per una revisione dello stato del progetto. Questa è un'opzione più sicura rispetto all'utilizzo di una vecchia presentazione, che potrebbe essere stata adattata e non includere tutto il necessario.
• Coerenza: Utilizzare un unico modello di pianificazione del progetto, anziché raccogliere diapositive da fonti diverse, significa che l'intera presentazione avrà un aspetto coerente, con un approccio coerente alle posizioni e alla spaziatura degli elementi.
• Flessibilità: Adattando le diapositive da un modello ben progettato è più efficiente che cercando di apportare modifiche a una diapositiva finita che potrebbe già includere modifiche personalizzate come annotazioni aggiuntive o elementi personalizzati.
• Ricordo: Condividere presentazioni chiare e basate su modelli con il pubblico favorisce la familiarità. I ​​layout professionali aiutano i tuoi stakeholder a assimilare, elaborare e ricordare rapidamente le informazioni, risparmiando tempo durante le riunioni e aiutandoti a raggiungere l'allineamento più velocemente.

Come utilizzare il modello di pianificazione del progetto PowerPoint

Puoi prendere questo modello di pianificazione del progetto PowerPoint e utilizzarlo gratuitamente, adattandolo facilmente alle tue esigenze.

1. Adatta lo schema della presentazione al tuo progetto

Il modello offre un'ottima base per iniziare a costruire la presentazione della pianificazione del progetto, ma è comunque necessario personalizzarla. Oltre al titolo e alle diapositive di chiusura, il modello include le seguenti sezioni:

• Agenda
• Panoramica del progetto
  • Ambito e risultati del progetto
  • Panoramica della dashboard/monitoraggio dei KPI
• Attività e rischi principali
  • Flussi di lavoro del progetto e livello di completezza
  • Interdipendenze
  • Analisi SWOT che mostra i principali rischi e opportunità
• Tempistiche e traguardi
  • Prossime traguardi
  • Tempistiche: Gantt
• Prossimi passi

Il primo passo è rivedere questo schema e valutare se ogni diapositiva è necessaria. Se non ci sono interdipendenze rilevanti, non è necessario includere quella diapositiva nella presentazione.

2. Adatta le singole diapositive al tuo progetto

Una volta definita la struttura della presentazione di pianificazione del progetto, dovresti anche rivedere i singoli modelli di diapositive e adattarli alle tue esigenze. Ad esempio, il modello di diapositiva che mostra i flussi di lavoro del progetto e il livello di completezza prevede quattro flussi di lavoro. Se ne hai solo tre, rimuovine uno. Se ne hai cinque, aggiungine uno.

I modelli sono stati creati per essere facilmente adattabili e includere il numero di elementi che si desidera illustrare, ma ci sono alcuni modi per rendere l'aggiunta o la rimozione di elementi il ​​più agevole possibile:

• Copia le forme esistenti in modo che tutte le nuove sezioni (ad esempio, i flussi di lavoro) si adattino perfettamente alla vista.
• Utilizza gli strumenti di allineamento e distribuzione di PowerPoint in modo che tutti gli elementi siano bilanciati nella diapositiva.
• Verifica la coerenza nella presentazione, quindi se aggiungi un flusso di lavoro in una diapositiva, assicurati che sia incluso anche nella panoramica delle milestone e/o nella sequenza temporale.

Di norma, non dovresti aver bisogno di troppi adattamenti. I modelli forniti rappresentano il tipico ambito informativo adatto per una presentazione di pianificazione di progetto. Se ti accorgi di aggiungere un gran numero di elementi a diversi modelli, potrebbe essere un segnale di avvertimento che la tua presentazione è troppo dettagliata.

È utile aggiungere forme aggiuntive con annotazioni quando forniscono un contesto utile, ma fai attenzione a non appesantire le diapositive con distrazioni inutili. Mantieni la presentazione coerente con il messaggio, considera ciò che il pubblico deve sapere ed elimina tutto ciò che non è pertinente.

3. Scrivi titoli di azione per le diapositive di pianificazione del progetto

I titoli delle diapositive nella presentazione di pianificazione del progetto sono segnaposto. Lo spazio premium della diapositiva occupato dal titolo dovrebbe essere riempito con titoli di azione che esprimano il messaggio chiave per il pubblico.

Ad esempio, la diapositiva sulle interdipendenze in questo modello potrebbe avere il seguente titolo di azione: Implementazione NA ritardata in attesa di revisione da parte dell'ufficio di New York, con decisione ora prevista per la fine del primo trimestre.

L'ideale sarebbe che i tuoi stakeholder riuscissero a cogliere gli aspetti più importanti dell'intera presentazione sulla pianificazione del progetto dai titoli delle azioni, mentre il resto del contenuto delle diapositive supporterebbe questi messaggi chiave.

4. Applica la tua identità aziendale

Sarà opportuno adattare il modello di pianificazione del progetto alla propria identità aziendale e/o al modello PowerPoint aziendale, utilizzando i colori del brand per testi ed elementi a diversi livelli, come titoli, testi e sfondi. Un'opzione è quella di modificare direttamente gli schemi di diapositiva, un'operazione piuttosto semplificata, in quanto è sufficiente aggiornare solo un numero limitato di layout per aggiornare l'intera presentazione.

In alternativa, puoi copiare le diapositive dalla presentazione nel tuo modello aziendale esistente e scegliere Usa tema di destinazione.

Quando incolli le diapositive modello, le forme e i colori si adatteranno automaticamente al tema corrente della presentazione. Tuttavia, devi comunque verificare che i colori dei diversi titoli e di altri elementi corrispondano alle linee guida del tuo brand, poiché potrebbe non esserci una corrispondenza esatta 1:1, a seconda di come è impostato il modello.

5. Utilizza think-cell per aggiornare i grafici con i dati del tuo progetto

Nel modello di pianificazione del progetto sono presenti tre diapositive che contengono grafici basati sui dati:

• Panoramica della dashboard/monitoraggio KPI: grafico a linee, grafico a colonne, grafico a ciambella
• Flussi di lavoro del progetto e livello di completezza: grafici a ciambella
• Sequenza temporale: diagramma di Gantt

I grafici basati sui dati sono uno strumento prezioso per comunicare le metriche di performance e lo stato di avanzamento dei progetti. Per la pianificazione dei progetti, i diagrammi di Gantt sono particolarmente utili in quanto forniscono una chiara panoramica visiva dei flussi di lavoro più importanti, nonché dei responsabili, dello stato, delle milestone e delle interdipendenze tra le attività, il tutto in un'unica diapositiva.

I grafici in questo modello sono stati creati con think-cell, il che significa che puoi aggiornare i dati e adattare i grafici al tuo progetto scaricando una prova gratuita di think-cell valida 30 giorni.

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Una presentazione di pianificazione di progetto avrà successo solo se ogni diapositiva sarà coerente, in linea con il brand e di impatto, ed è proprio questo l'obiettivo per cui sono progettati tutti i modelli di diapositive di think-cell. Con il kit di strumenti di diapositive definitivo di think-cell, avrai a disposizione oltre 70 modelli utilizzabili non solo per la pianificazione di progetto, ma anche in un'ampia gamma di altri scenari aziendali.

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