PowerPoint-Vorlage für Projektplanung

Diese kostenlose PowerPoint-Vorlage für Ihre Projektplanung bietet Ihnen eine vollständige Präsentation, mit der Sie alle Projektbeteiligten auf dem Laufenden halten und auf ein gemeinsames Ziel ausrichten können. Alle Folien sind professionell gestaltet und entsprechen den Best Practices für Geschäftspräsentationen.

Warum Sie für Ihre Präsentationen eine Projektplanungsvorlage verwenden sollten

Klare Kommunikation ist ein Schlüsselaspekt der Projektplanung. Bei der Besprechung eines Projekts mit dem Team und/oder anderen Beteiligten trägt eine professionelle PowerPoint-Präsentation dazu bei, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und eine solide Grundlage für eine effiziente Zusammenarbeit zu legen.

Die Verwendung einer Projektplanungsvorlage für Ihre Präsentation bietet viele Vorteile:

• Geschwindigkeit:Die Arbeit mit einer zuverlässigen Projektplanungsvorlage spart Ihnen Zeit – sowohl in der Konzeptphase, in der Sie überlegen, was in Ihre Präsentation aufgenommen werden soll, als auch in der praktischen Phase, in der Sie die einzelnen Folien recherchieren oder erstellen.
• Vollständigkeit:Eine Projektplanungsvorlage bietet Ihnen eine umfassende Übersicht, die alle wichtigen Informationen für die Überprüfung des Projektstatus enthält. Dies ist eine sicherere Option als die Verwendung einer alten Präsentation, die möglicherweise angepasst wurde und nicht alle benötigten Informationen enthält.
• Konsistenz:Die Verwendung einer einheitlichen Projektplanungsvorlage anstelle der Zusammenstellung von Folien aus verschiedenen Quellen sorgt für ein stimmiges Gesamtbild mit konsistenter Anordnung der Elemente und Abständen.
• Flexibilität:Die Anpassung von Folien anhand einer gut gestalteten Vorlage ist effizienter als der Versuch, Änderungen an einer fertigen Folie vorzunehmen, die möglicherweise bereits individuelle Anpassungen wie zusätzliche Anmerkungen oder benutzerdefinierte Elemente enthält.
• Einprägsamkeit:Das Teilen übersichtlicher, standardisierter Präsentationen mit Ihrem Publikum fördert die Vertrautheit. Professionelle Layouts helfen Ihren Stakeholdern, die Informationen schnell zu erfassen, zu verarbeiten und sich zu merken. Das spart Zeit in Meetings und beschleunigt die Abstimmung.

So verwenden Sie die PowerPoint-Projektplanungsvorlage

Sie können diese PowerPoint-Projektplanungsvorlage kostenlos verwenden und sie problemlos an Ihre Bedürfnisse anpassen.

1. Passen Sie die Präsentationsgliederung an Ihr Projekt an

Die Vorlage bietet eine hervorragende Grundlage für Ihre Projektplanungspräsentation, aber Sie müssen sie noch an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Neben Titel- und Schlussfolie enthält die Vorlage folgende Abschnitte:

• Agenda
• Projektübersicht
  • Projektumfang & Ergebnisse
  • Dashboard-Übersicht/KPI-Tracking
• Wichtigste Aktivitäten und Risiken
  • Projekt-Workstreams & -Status
  • Abhängigkeiten
  • SWOT-Analyse mit den wichtigsten Risiken und Chancen
• Zeitplan & Meilensteine
  • Anstehende Meilensteine
  • Zeitplan: Gantt-Diagramm
• Nächste Schritte

Im ersten Schritt sollten Sie diese Gliederung überprüfen und hinterfragen, ob Sie jede einzelne Folie benötigen. Wenn es z. B. keine relevanten Abhängigkeiten gibt, die Sie beschreiben möchten, müssen Sie die entsprechende Folie nicht in Ihre Präsentation aufnehmen.

2. Passen Sie die einzelnen Folien an Ihr Projekt an

Sobald Sie sich für den Aufbau Ihrer Projektplanungspräsentation entschieden haben, sollten Sie auch die einzelnen Folienvorlagen überprüfen und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Die Folienvorlage, die Projekt-Workstreams und deren Status darstellt, enthält beispielsweise vier Workstreams. Wenn Sie nur drei haben, entfernen Sie einen. Wenn Sie fünf haben, fügen Sie einen weiteren hinzu.

Die Vorlagen wurden so gestaltet, dass sie sich leicht an die gewünschte Anzahl an Elementen anpassen lassen. Es gibt jedoch einige Möglichkeiten, das Hinzufügen oder Entfernen von Elementen so einfach wie möglich zu machen:

• Kopieren Sie vorhandene Formen, damit neue Abschnitte (z. B. Workstreams) optisch perfekt passen.
• Verwenden Sie die Ausrichtungs- und Verteilungswerkzeuge von PowerPoint, um alle Elemente gleichmäßig auf der Folie zu verteilen.
• Achten Sie auf die Konsistenz der gesamten Präsentation. Wenn Sie beispielsweise einen Workstream auf einer Folie hinzufügen, stellen Sie sicher, dass dieser auch in der Meilensteinübersicht und/oder dem Gantt-Diagramm enthalten ist.

In der Regel sind nur wenige Anpassungen nötig. Die bereitgestellten Vorlagen decken den typischen Informationsumfang einer Projektplanungspräsentation ab. Sollten Sie feststellen, dass Sie in mehreren Vorlagen zahlreiche Elemente hinzufügen, deutet dies möglicherweise darauf hin, dass Ihre Präsentation zu detailliert ist.

Es ist sinnvoll, zusätzliche Formen mit Anmerkungen einzufügen, wo sie hilfreichen Kontext liefern. Achten Sie jedoch darauf, Ihre Folien nicht mit unnötigen Ablenkungen zu überladen. Konzentrieren Sie sich in Ihrer Präsentation auf die Kernbotschaft, berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihres Publikums und streichen Sie alles, was nicht relevant ist.

3. Formulieren Sie Aktionstitel für Ihre Projektplanungsfolien

Die Folienüberschriften in der Projektplanungspräsentation sind Platzhalter. Der wertvolle Platz der Überschrift sollte mit einem Aktionstitel gefüllt werden, der die Kernaussage für Ihr Publikum prägnant zusammenfasst.

Zum Beispiel könnte die Folie zu den Abhängigkeiten in dieser Vorlage folgenden Aktionstitel haben: Einführung in NA verzögert sich aufgrund einer Überprüfung durch das NY-Büro, welche Ende Q1 erwartet wird.

Im Idealfall können Ihre Stakeholder aus den Aktionstiteln die wichtigsten Punkte Ihrer gesamten Projektplanungspräsentation ableiten, während die übrigen Folieninhale diese Kernbotschaften unterstützen.

4. Wenden Sie Ihre Corporate Identity an

Sie sollten die Projektplanungsvorlage an Ihre Corporate Identity und/oder Ihre Firmen-PowerPoint-Vorlage anpassen. Da kännen Sie Ihre Markenfarben für Texte und Elemente auf verschiedenen Ebenen verwenden, z. B. für Überschriften, Fließtext oder Hintergründe. Sie können auch die Folienmaster direkt anpassen, was eine relativ einfache Lösung ist, da Sie nur wenige Layouts aktualisieren müssen, um die gesamte Präsentation zu ändern.

Alternativ können Sie die Folien aus der Präsentation in Ihre bestehende Unternehmensvorlage kopieren und die Option „Zieldesign verwenden“ auswählen.

Beim Einfügen von Vorlagenfolien werden Formen und Farben automatisch an das aktuelle Design Ihrer Präsentation angepasst. Sie sollten jedoch weiterhin überprüfen, ob die Farben der verschiedenen Überschriften und anderer Elemente den Richtlinien Ihrer Marke entsprechen, da je nach Konfiguration Ihrer Vorlage eventuell keine exakte 1:1-Entsprechung bestehen wird.

5. Verwenden Sie think-cell, um Diagramme mit Ihren Projektdaten zu aktualisieren

Die Projektplanungsvorlage enthält drei Folien mit datengesteuerten Diagrammen:

• Dashboard-Übersicht/KPI-Tracking: Liniendiagramm, Säulendiagramm, Ringdiagramm
• Projekt-Workstreams & Status: Ringdiagramme
• Zeitachse: Gantt-Diagramm

Datenbasierte Diagramme sind ein wertvolles Werkzeug zur Kommunikation von Leistungskennzahlen und Projektstatus. Für die Projektplanung sind Gantt-Diagramme besonders nützlich, da sie auf einer einzigen Folie einen klaren visuellen Überblick über die wichtigsten Arbeitsabläufe sowie Verantwortliche, Status, Meilensteine ​​und Aufgabenabhängigkeiten bieten.

Die Diagramme in dieser Vorlage wurden mit think-cell erstellt. Das bedeutet, dass Sie die Daten aktualisieren und die Diagramme an Ihr Projekt anpassen können, indem Sie eine kostenlose 30-Tage-Testversion von think-cell herunterladen.

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