Comment nos employés utilisent des prompts IA personnalisés dans think-cell Assist

Vous l’avez encore fait. Vous avez saisi « rends ce texte plus professionnel, mais ne modifie pas le contenu » pour la deuxième fois en autant de diapositives.

C’est courant pour toute personne qui utilise l’IA pour des présentations professionnelles. Après seulement quelques sessions, vous remarquez que certains prompts, processus et tâches reviennent régulièrement. Et que vous retapez les instructions depuis le début à chaque fois. Ce ne sont que quelques secondes à chaque fois, mais elles finissent par s’accumuler.

C’est là qu’interviennent les prompts personnalisés de think-cell Assist. Vous enregistrez le prompt, et il apparaît dans votre espace de travail sous forme de bouton. Tout est là, prêt à l’emploi, comme une mise en place.

Comment créer un prompt personnalisé

Les prompts personnalisés se trouvent dans la fonctionnalité Edit text, qui prend en charge la plupart des tâches autrefois répétitives. 

1. Cliquez sur « Edit text », puis sur le bouton en forme d’engrenage.
2. Faites défiler jusqu’en bas et cliquez sur le bouton plus.
3. Nommez le bouton et rédigez ou collez clairement votre prompt.

Appuyez à tout moment sur le bouton en forme d’engrenage pour modifier, masquer ou supprimer ultérieurement un prompt personnalisé.

Pour vous donner une idée de ce qu’il est possible de faire avec les prompts personnalisés de think-cell Assist, voici les meilleurs exemples de prompts IA que nos employés utilisent dans leur propre travail de présentation.

1. Signaler les incohérences

2. Rendre le contenu MECE

3. Anonymiser

4. Raccourcir de 50 %

5. Développer de 10 à 20 %

6. Ajouter un libellé à chaque puce

7. Adapter à un public de direction 

8. Formuler de manière positive

9. Casse de phrase

10. Aligner avec le masque des diapositives

1. Signaler les incohérences

Vérifier les incohérences dans les données, les graphiques ou les diapositives, sur l’ensemble de la présentation. Puis les signaler.

Une présentation de cent diapositives est rarement le travail d’une seule personne. Graphiques, tableaux, messages clés et titres sont ajoutés à la présentation par toute l’équipe. Tout le monde n’a pas le temps de vérifier une présentation de 100 diapositives du début à la fin.

Ce prompt est comme un correcteur orthographique pour vos données. Il repère les points de données qui ne concordent pas et traque les détails, comme l’utilisation d’un point ou d’une virgule comme séparateur décimal. La confiance met longtemps à se construire, et il suffit d’un mauvais chiffre pour la perdre.

2. Rendre le contenu MECE

Restructurer pour respecter le principe MECE (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive). Veiller à ce que tous les points soient mutuellement exclusifs (sans chevauchement) et collectivement exhaustifs (couvrant tous les aspects pertinents du sujet) ; s’assurer que les sujets qui vont ensemble figurent dans un seul point et non à plusieurs endroits ou plus d’une fois, et veiller à ce que les titres et le contenu qui les suit soient cohérents.

Ce prompt vérifie votre contenu au regard du principe MECE : mutuellement exclusif, collectivement exhaustif. Les entreprises l’utilisent dans le brainstorming, la résolution de problèmes et la planification de projets afin d’élaborer des solutions efficaces. Il signale les chevauchements entre les points, les lacunes dans la logique et les catégories qui ne se situent pas au même niveau, puis propose une structure solide.

L’exécuter permet de clarifier la logique avant que quelqu’un d’autre ne la voie. Et c’est bien tout l’intérêt. Les problèmes de structure sont faciles à corriger à ce stade, mais beaucoup plus difficiles à gérer en salle de conseil.

3. Anonymiser

Anonymiser le texte comme suit : remplacer tous les noms de produits par [PRODUCT], tous les noms de personnes par [PERSON] et tous les noms d’entreprises par [COMPANY]. Le seul nom d’entreprise qui doit rester inchangé est [INSERT YOUR COMPANY NAME].

Imaginez que vous êtes consultant et que vous venez de mener à bien un projet client. La présentation finale regorge d’enseignements précieux qui pourraient aider des équipes dans toute votre entreprise ; vous souhaitez donc la mettre à disposition dans votre base de connaissances interne.

L’utilisation d’un prompt IA d’anonymisation de texte vous aide à supprimer rapidement les noms sensibles du contenu, afin que la présentation soit prête à être partagée, réutilisée et à créer de la valeur au-delà du projet initial.

4. Raccourcir de 50 %

Raccourcir le texte de 50 % sans perdre le sens original

Parfois, dans les diapositives professionnelles, mieux écrire signifie écrire moins. Ce prompt vous y aide.

5. Développer de 10 à 20 %

Allonger le texte de 10 à 20 % sans ajouter de remplissage ni de mots inutiles. Le rendre professionnel et naturel

Parfois, vous n’avez pas besoin de moins de mots, mais simplement d’un peu plus. Ce prompt ajoute une petite quantité de texte, sans remplissage inutile. 

6. Ajouter un libellé à chaque puce

Convertir chaque puce en une nouvelle puce au format « Libellé court : une phrase claire. » Le libellé doit comporter 1 à 3 mots résumant l’idée principale, suivis de deux-points. Rédiger ensuite une phrase concise et professionnelle qui restitue tout le sens de la puce d’origine. Ne pas ajouter de nouvelles informations. Garder une formulation claire et naturelle, et conserver le même nombre de puces que dans le texte d’entrée.

Rendre les diapositives faciles à parcourir et à assimiler mentalement est l’un des défis les plus difficiles lorsqu’il s’agit de créer d’excellentes diapositives. Et, bien souvent, cela repose sur des ajustements de mise en forme qui aident vos parties prenantes à parcourir la diapositive et à en saisir le message.

Ajouter un libellé devant chaque puce leur donne l’essentiel et leur indique s’ils doivent lire la puce en entier ou non.

7. Adapter à un public de direction

Adapter ce texte au public cible de dirigeants de niveau conseil d’administration. Modifier la formulation si nécessaire, mais conserver exactement le même contenu et la même importance des points.

Lorsqu’un dirigeant de niveau conseil d’administration consulte une diapositive, il cherche généralement à en saisir le « et alors ? » plutôt qu’à absorber les détails.

Ce prompt réduit le jargon et met ce « et alors ? » en avant, afin que la diapositive respecte leur temps et aille droit au but. Un prompt générique du type « rends ce texte plus professionnel » ne permettra pas d’obtenir cela ; nommer le public des diapositives dans le prompt, si.

8. Formuler de manière positive

Réécrivez le texte suivant sur un ton plus positif et constructif, tout en conservant son sens et son intention d’origine. Veillez à ce que la rédaction soit soignée, professionnelle et adaptée à un public de direction. Utilisez un langage clair, concis et assuré, avec le niveau de qualité attendu dans des communications destinées au conseil d’administration.

Tout dépend de la manière de présenter les choses. Imaginez que votre équipe ait identifié plusieurs risques importants que la direction doit traiter.

Ce prompt vous aide à adopter le ton juste, en transformant des messages sensibles en une communication constructive et tournée vers l’avenir, qui incite à l’action tout en gardant les faits clairs.

9. Casse de phrase

Appliquez la casse de phrase au texte sélectionné et ne modifiez rien d’autre.

Ce type de prompt mérite d’être gardé à portée de main. Il est entièrement centré sur l’application de la casse de phrase, mais d’autres conventions issues du guide de style de votre entreprise peuvent y être ajoutées.

Dans la plupart des contextes professionnels, les règles de mise en forme et de style sont généralement strictes. Mais les incohérences s’installent en permanence, surtout dans les présentations longues. Les corriger à la main prend du temps et risque de ne pas être exhaustif. Il suffit d’une seule erreur restante pour donner une impression de négligence.

10. Aligner sur le masque des diapositives 

Vérifiez la mise en forme du texte sur la diapositive sélectionnée afin qu’elle corresponde aux standards de marque du masque PowerPoint : corrigez les couleurs, les tailles de police et les styles gras/italique, puis harmonisez l’ensemble.

Chaque diapositive repose sur un modèle de masque des diapositives PowerPoint. Mais il arrive que le masque des diapositives soit ignoré et que de petits écarts s’introduisent. Lorsque ces petits écarts deviennent assez nombreux, ils finissent par poser un vrai problème. Ce qui ne donne pas une bonne image de vous, ni de toute autre personne amenée à présenter les diapositives.

Ainsi, plutôt que de parcourir une présentation diapositive par diapositive pour la comparer aux masques, vous pouvez exécuter ce prompt et corriger les éventuelles incohérences. Vous effectuez toujours une dernière vérification, mais vous n’avez plus à revenir aux standards de marque de votre entreprise à chaque diapositive.

Qu’est-ce qui rend les meilleurs prompts d’IA dignes d’être enregistrés ?

Il vaut la peine de prendre un peu de recul pour examiner tous ces prompts personnalisés.

Chacun énonce la tâche, une contrainte et ce qui ne doit pas changer. « Rendre le texte 50 % plus court sans perdre le sens d’origine. » Ou « Convertir en puces, mais ne pas ajouter d’informations. »

Cette dernière partie joue un rôle essentiel en cadrant la tâche du prompt. Sans elle, vous pourriez obtenir une réécriture complète alors que vous demandiez simplement une correction de mise en forme.

"Rendre ceci plus professionnel" est un souhait. "Adapter ceci au public cible composé de dirigeants de niveau conseil d’administration" est une instruction.

Conclusion

Copiez-les, collez-les, enregistrez-les. Ils vous feront gagner du temps.

Mais la force d’un prompt personnalisé, c’est que vous pouvez l’adapter à vos besoins. Le guide de style, les conventions de nommage et les attentes internes de votre entreprise vous sont propres.

Utilisez think-cell Assist pendant quelques semaines et prêtez attention à ce que vous retapez. Lorsque vous rédigez un prompt pour la deuxième fois, c’est celui qu’il faut enregistrer.

Cela prend environ trente secondes, et vous n’aurez plus jamais à le réécrire.