Wie unsere Mitarbeitenden eigene KI-Prompts in think-cell Assist nutzen

Schon wieder. Sie haben zum zweiten Mal innerhalb von zwei Folien „Formuliere das professioneller, aber ändere den Inhalt nicht“ eingegeben.

Das kennen alle, die mit KI an Business-Folien arbeiten. Schon nach wenigen Sitzungen merken Sie, dass sich bestimmte Prompts, Abläufe und Aufgaben wiederholen. Und dass Sie die Anweisungen jedes Mal neu eintippen. Es sind jedes Mal nur ein paar Sekunden, aber sie summieren sich.

Hier kommen die benutzerdefinierten Prompts von think-cell Assist ins Spiel. Sie speichern den Prompt, und er erscheint in Ihrem Arbeitsbereich als Schaltfläche. Alles ist vorbereitet und einsatzbereit, wie eine Mise en Place.

So erstellen Sie einen benutzerdefinierten Prompt

Benutzerdefinierte Prompts befinden sich in der Funktion „Text bearbeiten“, die die meisten Aufgaben übernimmt, die früher wiederkehrend waren. 

1. Klicken Sie auf „Text bearbeiten“ und dann auf die Zahnrad-Schaltfläche.
2. Scrollen Sie ganz nach unten und klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche.
3. Benennen Sie die Schaltfläche und schreiben oder fügen Sie Ihren Prompt klar ein.

Tippen Sie jederzeit auf die Zahnrad-Schaltfläche, um einen benutzerdefinierten Prompt später zu bearbeiten, auszublenden oder zu löschen.

Damit Sie ein Gefühl dafür bekommen, was mit den benutzerdefinierten Prompts von think-cell Assist möglich ist, finden Sie hier die wichtigsten KI-Prompt-Beispiele, die unsere Mitarbeitenden in ihrer eigenen Präsentationsarbeit verwenden.

1. Inkonsistenzen markieren

2. MECE-konform machen

3. Bereinigen

4. Um 50 % kürzen

5. Um 10–20 % erweitern

6. Jeden Aufzählungspunkt beschriften

7. Für ein Publikum auf Vorstandsebene optimieren

8. Positiv formulieren

9. Satzschreibung

10. Am Folienmaster ausrichten

1. Inkonsistenzen markieren

Prüfen Sie den gesamten Foliensatz auf Inkonsistenzen in Daten, Diagrammen oder Folien. Markieren Sie diese anschließend.

Ein Foliensatz mit hundert Folien ist selten das Werk einer einzelnen Person. Diagramme, Tabellen, Kernaussagen und Titel werden aus dem gesamten Team in den Foliensatz eingefügt. Nicht alle haben die Kapazität, einen 100-Folien-Foliensatz von Anfang bis Ende zu prüfen.

Dieser Prompt ist wie eine Rechtschreibprüfung für Ihre Daten. Er erkennt abweichende Datenpunkte und achtet auf Details, etwa ob bei Dezimalzahlen ein Punkt oder ein Komma verwendet wird. Vertrauen aufzubauen dauert lange – es zu verlieren, braucht nur eine falsche Zahl.

2. MECE-konform machen

Strukturieren Sie den Inhalt so um, dass er dem MECE-Prinzip entspricht (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive). Stellen Sie sicher, dass alle Punkte sich gegenseitig ausschließen (keine Überschneidungen) und gemeinsam vollständig sind (alle relevanten Aspekte des Themas abdecken). Achten Sie darauf, dass zusammengehörende Themen in einem Punkt gebündelt sind und nicht an mehreren Stellen stehen oder mehrfach vorkommen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Überschriften und die darunterstehenden Inhalte zueinander passen.

Dieser Prompt prüft Ihre Inhalte anhand von MECE: mutually exclusive, collectively exhaustive. Unternehmen nutzen das Prinzip beim Brainstorming, bei der Problemlösung und in der Projektplanung, um wirksame Lösungen zu entwickeln. Es markiert Überschneidungen zwischen Punkten, Lücken in der Logik und Kategorien, die nicht auf derselben Ebene liegen, und schlägt anschließend eine tragfähige Struktur vor.

Wenn Sie diesen Prompt ausführen, bereinigen Sie die Logik, bevor andere sie sehen. Und genau darum geht es. Strukturelle Probleme lassen sich jetzt leicht beheben, sind im Vorstandszimmer aber deutlich schwerer zu handhaben.

3. Bereinigen

Bereinigen Sie den Text wie folgt: Ersetzen Sie alle Produktnamen durch [PRODUCT], alle Personennamen durch [PERSON] und alle Unternehmensnamen durch [COMPANY]. Der einzige Unternehmensname, der unverändert bleiben soll, ist [INSERT YOUR COMPANY NAME].

Stellen Sie sich vor, Sie sind Beraterin oder Berater und haben gerade ein erfolgreiches Kundenprojekt abgeschlossen. Die Abschlusspräsentation ist voll wertvoller Erkenntnisse, die Teams in Ihrem gesamten Unternehmen helfen könnten. Deshalb möchten Sie sie in Ihrer internen Wissensdatenbank verfügbar machen.

Ein Prompt zur KI-gestützten Textbereinigung hilft Ihnen, sensible Namen schnell aus den Inhalten zu entfernen, sodass die Präsentation bereit ist, geteilt, wiederverwendet und über das ursprüngliche Projekt hinaus nutzbar gemacht zu werden.

4. Um 50 % kürzen

Kürzen Sie den Text um 50 %, ohne die ursprüngliche Bedeutung zu verändern.

Bei professionellen Folien bedeutet besseres Schreiben manchmal: weniger schreiben. Dieser Prompt bringt Sie genau dorthin.

5. Um 10–20 % erweitern

Machen Sie den Text um 10–20 % länger, ohne Füllwörter oder unnötige Wörter hinzuzufügen. Er soll professionell und muttersprachlich klingen.

Manchmal brauchen Sie nicht weniger Worte, sondern einfach ein wenig mehr. Dieser Prompt ergänzt in geringem Umfang, ohne unnötig aufzublähen. 

6. Jeden Aufzählungspunkt beschriften

Wandeln Sie jeden Aufzählungspunkt in einen neuen Aufzählungspunkt im Format „Kurzes Label: Ein klarer Satz.“ um. Das Label sollte aus 1 bis 3 Wörtern bestehen, die die Kernaussage zusammenfassen, gefolgt von einem Doppelpunkt. Schreiben Sie anschließend einen prägnanten, professionellen Satz, der die vollständige Bedeutung des ursprünglichen Aufzählungspunkts erfasst. Fügen Sie keine neuen Informationen hinzu. Formulieren Sie klar und natürlich und behalten Sie dieselbe Anzahl an Aufzählungspunkten wie in der Eingabe bei.

Folien schnell erfassbar und leicht gedanklich verdaulich zu machen, gehört zu den schwer fassbaren Herausforderungen beim Erstellen überzeugender Folien. Häufig läuft es auf Formatierungsanpassungen hinaus, die Ihren Stakeholdern helfen, die Folie zu überfliegen und die Aussage zu erfassen.

Ein Label vor jedem Aufzählungspunkt vermittelt ihnen die Kernaussage und zeigt, ob sie den gesamten Punkt lesen müssen oder nicht.

7. Für ein Publikum auf Vorstandsebene optimieren

Passen Sie diesen Text an die Zielgruppe von Führungskräften auf Vorstandsebene an. Ändern Sie die Formulierungen nach Bedarf, aber behalten Sie Inhalt und Gewichtung der Punkte exakt bei.

Wenn Führungskräften auf Vorstandsebene eine Folie präsentiert wird, suchen sie in der Regel nach der Relevanz, statt Details aufzunehmen.

Dieser Prompt reduziert den Fachjargon und stellt die Relevanz in den Vordergrund, sodass die Folie ihre Zeit respektiert und auf den Punkt kommt. Ein allgemeiner Prompt wie „Mach das professioneller“ leistet das nicht – wenn Sie die Zielgruppe der Folien im Prompt benennen, schon.

8. Positiv formulieren

Formulieren Sie den folgenden Text in einem positiveren und konstruktiveren Ton um, ohne seine ursprüngliche Bedeutung und Absicht zu verändern. Achten Sie auf eine geschliffene, professionelle Formulierung, die für eine Zielgruppe auf Vorstandsebene geeignet ist. Verwenden Sie eine klare, prägnante und selbstbewusste Sprache in der Qualität, die in der Kommunikation auf Board-Ebene erwartet wird.

Es kommt ganz auf die Darstellung an. Stellen Sie sich vor, Ihr Team hat mehrere wichtige Risiken identifiziert, mit denen sich die Geschäftsleitung befassen muss.

Dieser Prompt hilft Ihnen, den richtigen Ton zu treffen: Er verwandelt kritische Botschaften in konstruktive, zukunftsorientierte Kommunikation, die zum Handeln anregt und zugleich die Fakten klar vermittelt.

9. Satzschreibung

Wenden Sie auf den ausgewählten Text die Satzschreibung an und ändern Sie sonst nichts.

Ein solcher Prompt lohnt sich, griffbereit zu haben. Er ist klar darauf ausgerichtet, Satzschreibung anzuwenden, aber auch andere Vorgaben aus dem Styleguide Ihres Unternehmens können in den Prompt aufgenommen werden.

In den meisten Geschäftskontexten sind Formatierungs- und Stilregeln meist streng. Trotzdem schleichen sich ständig Inkonsistenzen ein, besonders in längeren Foliensätzen. Sie manuell zu korrigieren kostet Zeit und ist am Ende vielleicht nicht vollständig. Schon ein einzelner Ausreißer kann den Eindruck unprofessionell wirken lassen.

10. Am Folienmaster ausrichten 

Überprüfen Sie die Textformatierung auf der ausgewählten Folie und passen Sie sie an die Markenstandards des PowerPoint-Masters an — korrigieren Sie Farben, Schriftgrößen sowie Fett-/Kursivformatierungen und vereinheitlichen Sie alles.

Jede Folie basiert auf einer PowerPoint-Vorlage mit Folienmaster. Doch manchmal wird der Folienmaster ignoriert und kleine Abweichungen schleichen sich ein. Wenn genügend kleine Abweichungen zusammenkommen, wird daraus ein großes Problem. Und das wirft kein gutes Licht auf Sie oder auf die Person, die die Folien präsentieren muss.

Anstatt also einen Foliensatz Folie für Folie durchzugehen und mit den Masterfolien abzugleichen, können Sie diesen Prompt ausführen und alle Inkonsistenzen beheben. Sie prüfen das Ergebnis weiterhin abschließend, müssen aber nicht bei jeder Folie wieder zu den Markenstandards Ihres Unternehmens zurückspringen.

Was macht die besten KI-Prompts speicherwürdig?

Es lohnt sich, einen Schritt zurückzutreten und all diese benutzerdefinierten Prompts zu betrachten.

Jeder einzelne benennt die Aufgabe, eine Einschränkung und das, was sich nicht ändern soll. „Kürzen Sie den Text um 50 % ohne die ursprüngliche Bedeutung zu verlieren.“ Oder: „In Aufzählungspunkte umwandeln, aber keine Informationen hinzufügen.“

Der letzte Teil leistet dabei einen wichtigen Beitrag, weil er die Aufgabe des Prompts fokussiert. Ohne ihn erhalten Sie womöglich eine komplette Neufassung, obwohl Sie nur eine Formatierungskorrektur angefordert haben.

"Machen Sie das professioneller" ist ein Wunsch. "Passen Sie das an die Zielgruppe von Führungskräften auf Vorstandsebene an" ist eine Anweisung.

Fazit

Kopieren Sie diese Prompts, fügen Sie sie ein und speichern Sie sie. Sie werden Ihnen Zeit sparen.

Die Stärke benutzerdefinierter Prompts liegt jedoch darin, dass Sie sie zu Ihren eigenen machen können. Der Styleguide, die Namenskonventionen und die internen Erwartungen Ihres Unternehmens sind individuell.

Nutzen Sie think-cell Assist einige Wochen lang und achten Sie darauf, was Sie immer wieder neu eingeben. Wenn Sie einen Prompt zum zweiten Mal schreiben, ist genau das der Prompt, den Sie speichern sollten.

Das dauert etwa dreißig Sekunden, und Sie müssen ihn nie wieder schreiben.