Cómo elegir la Library de presentaciones adecuada: de plantillas a iconos

A nadie le gusta rebuscar en hilos de correos antiguos para encontrar esa diapositiva que hizo un colega hace seis meses. Ni presentar una presentación con el logo equivocado, la paleta de colores del año pasado y imágenes de baja resolución sacadas de una búsqueda rápida en Google.

Todos estos problemas se pueden resolver con una biblioteca de presentaciones.

Una biblioteca de presentaciones bien construida, con plantillas, iconos y recursos visuales, puede aportar enormes beneficios en productividad y coherencia. En este artículo verás cómo profesionales como tú pueden evaluar las características clave para elegir la mejor biblioteca de presentaciones posible.

¿Qué es una biblioteca de presentaciones?

Una biblioteca de presentaciones es una colección centralizada y con búsqueda de diapositivas, plantillas, imágenes, iconos y otros recursos visuales que se usan para crear presentaciones. Usar una biblioteca es como tener un sistema de archivo bien organizado, en lugar de buscar en un cuarto de almacén caótico y desordenado.

Con una biblioteca de presentaciones, todo lo que un equipo necesita para presentar con profesionalidad está en un solo lugar y listo para usar, ayudando a generar impacto en el negocio.

¿Qué tipo de organizaciones necesitan una biblioteca de presentaciones?

Para las personas, una biblioteca de presentaciones ahorra tiempo y evita la frustración de empezar desde cero. Para las grandes empresas, las ventajas son aún mayores, porque las organizaciones grandes tienen más equipos, más recursos de presentación y, en muchos casos, una colaboración menos eficiente debido a su tamaño.

A medida que una organización crece, aumenta la probabilidad de que se utilicen recursos desactualizados o fuera de marca. Al mismo tiempo, se vuelve más difícil encontrar materiales relevantes.

Una biblioteca de presentaciones como solución empresarial garantiza que cada presentación refleje los mismos estándares de marca, use los mismos recursos aprobados y mantenga un nivel de calidad consistente.

Lo imprescindible en cualquier biblioteca de presentaciones

Cuando una biblioteca forma parte de tu stack de presentaciones, puedes acceder fácilmente a todos los elementos visuales necesarios para contar tu historia y crear diapositivas rápidamente. Hay tres componentes importantes a la hora de decidir cuál es la mejor biblioteca de presentaciones:

• Plantillas de diapositivas: Evita empezar presentaciones desde cero. En su lugar, parte de plantillas para empezar rápidamente.
• Iconos y gráficos: Los elementos visuales bien colocados —ya sean fotos relacionadas con el sector, iconos o banderas de países— pueden aportar claridad y estética a tu presentación.
• Facilidad de uso y acceso: Una biblioteca de presentaciones será más eficaz si tú y tus compañeros podéis encontrar siempre exactamente lo que estáis buscando.

Cómo elegir las plantillas de diapositivas ideales en una biblioteca de presentaciones

Antes de crear una presentación, muchas personas pierden tiempo mirando una diapositiva en blanco, sin saber por dónde empezar. Una solución habitual es trabajar con plantillas de diapositivas para arrancar.

Tener una amplia variedad de plantillas de diapositivas entre las que elegir es importante, pero eso es solo un aspecto de una biblioteca de presentaciones. La cantidad no siempre significa calidad. Las plantillas relevantes para las necesidades de tu negocio, y que además se puedan personalizar, ahorran tiempo y energía mental.  

Cuando tienes una diapositiva en blanco, toca revisar presentaciones antiguas y rescatar las mejores diapositivas, lo cual suele ser un proceso tedioso.

Tu biblioteca de presentaciones haría que todas esas diapositivas favoritas fueran fáciles de encontrar y reutilizar.

Algunos de los recursos más necesarios para empezar una presentación incluyen:

• Una presentación maestra de la empresa con todas las plantillas.
• Plantillas de diapositivas individuales (p. ej., cronogramas, procesos, organigramas, etc.).
• Diapositivas por equipo o función (p. ej., pitches de ventas, diapositivas de estrategia, materiales de marketing; idealmente, todo organizado en carpetas).

Cómo ayuda think-cell: Imagina que necesitas completar una diapositiva de análisis DAFO antes de que termine el día. En lugar de reconstruirla desde cero o rebuscar en una unidad compartida, abre la think-cell Library, busca "SWOT" y añade rápidamente tu contenido a una plantilla diseñada profesionalmente, con la tranquilidad de que respeta la marca y está lista para presentar.

La think-cell Library ofrece más de 250 plantillas diseñadas profesionalmente que cubren los escenarios más comunes de presentaciones de negocio. Además, puedes acceder rápidamente a todas tus diapositivas, imágenes y recursos favoritos para crear presentaciones más rápido.

Cómo seleccionar los mejores iconos e imágenes de una biblioteca de presentaciones

Los estudios muestran que las imágenes se recuerdan mejor que el texto, así que unos recursos visuales bien elegidos pueden ayudar a la audiencia a retener la información de tu presentación. Los dos principales tipos de recursos visuales sencillos que se usan en presentaciones, además de las visualizaciones de datos, son los iconos y las imágenes.

Un icono es un símbolo gráfico que puede usarse para representar ideas, conceptos o acciones en una presentación. Pueden aportar claridad y un toque visual que refuerza el mensaje que quieres transmitir.

De forma similar, una imagen —aunque sea de stock— puede mejorar la capacidad comunicativa de tu presentación al complementar el contenido de texto de tus diapositivas.

La mayoría de la gente recurre a Google cuando busca imágenes o iconos para sus presentaciones, pero la búsqueda en internet a veces puede convertirse en una pérdida de tiempo cuando:

• Encuentras la imagen adecuada, pero tiene una marca de agua o un logo no deseado.
• Tienes un icono que parece transparente, pero no lo es.
• Puedes descargar una imagen, pero no tienes derecho a usarla.
• Tienes que pagar por la imagen o el icono.
• La imagen o el icono tienen una resolución demasiado baja para poder usarse.

Una biblioteca de presentaciones que evite estos problemas dándote acceso a imágenes gratuitas y de alta calidad es clave para ahorrar tiempo y crear mejores presentaciones.

Cómo ayuda think-cell: Estás preparando una propuesta para un cliente y necesitas algunas imágenes para mejorar las diapositivas. En lugar de salir de PowerPoint para buscar en Google y arriesgarte a marcas de agua, problemas de licencias o archivos de baja resolución, puedes buscar directamente dentro de think-cell y añadir una imagen limpia, con derechos verificados, con un solo clic.

Con think-cell Library, puedes acceder a millones de imágenes e iconos directamente dentro de PowerPoint.

Acceder fácilmente a tu biblioteca de presentaciones

Tener un sinfín de imágenes, iconos y diapositivas para elegir puede ser tan paralizante como empezar con una diapositiva en blanco si no cuentas con una forma eficiente de buscar y filtrar recursos.

Cualquier buena biblioteca de presentaciones debería tener una función de búsqueda que no se limite a los nombres de archivo. También debería consultar el texto dentro de las presentaciones, para que puedas buscar por contenido y aparezcan las diapositivas adecuadas.

Las bibliotecas de presentaciones también pueden ser herramientas de colaboración muy eficaces, ya que pueden incluir carpetas con presentaciones a las que todo el equipo puede acceder. Repositorios compartidos que pueden ahorrar a todo el equipo horas valiosas cada vez que necesiten encontrar fácilmente una diapositiva que haya creado un compañero.

Por último, estás perdiendo un tiempo valiosísimo si necesitas salir de PowerPoint para encontrar lo que necesitas. Cualquier buena biblioteca de presentaciones debe ser práctica y estar siempre a mano, sin interrumpir tu flujo de trabajo de presentación.

Cómo ayuda think-cell: Un nuevo miembro del equipo necesita crear su primera presentación de revisión trimestral del negocio. En lugar de pedir a tres compañeros sus "mejores diapositivas" y esperar horas a que respondan, ella busca en la biblioteca compartida por tema, encuentra las diapositivas aprobadas que el equipo ya utiliza y produce rápidamente un primer borrador.

La think-cell Library ofrece opciones avanzadas de búsqueda y filtros para ayudarte a encontrar la diapositiva o el recurso que necesitas, tanto interno como externo. Mejora la colaboración con diapositivas fáciles de encontrar a las que pueden acceder usuarios de toda la organización.

Fomentar la adopción de tu biblioteca de presentaciones

 Implementar una biblioteca de presentaciones de nivel empresarial es una cosa. Conseguir que todo el mundo la use es un reto completamente distinto.

Para fomentar la adopción, debes asegurarte de que:

• La biblioteca de presentaciones sea fácilmente accesible, idealmente directamente dentro de PowerPoint.
• La implementación esté centralizada, para que a cualquier usuario le resulte fácil obtener acceso.
• Haya formaciones sólidas y materiales de onboarding disponibles para ayudar a todo el mundo a empezar.

Cómo ayuda think-cell: Decides ahorrar tiempo a tu equipo y a ti comprando la think-cell Library. Empezar es muy fácil.

Mediante una implementación centralizada, el equipo de IT puede conceder acceso fácilmente a usuarios seleccionados. Una vez que tengan acceso, cada miembro puede ponerse al día rápidamente gracias al manual de usuario o a rutas de aprendizaje especializadas. En poco tiempo, todos pueden empezar a crear diapositivas consistentes y alineadas con la marca con tu biblioteca de presentaciones empresarial.

La mejor biblioteca de presentaciones para tu equipo

Las horas que pasaste buscando diapositivas, reformateando presentaciones antiguas y rehaciendo trabajo que ya existe no tienen por qué volver a perderse. 

Poder basarte en un trabajo sólido ya existente, en lugar de empezar cada diapositiva desde cero, ayuda a crear una base para presentaciones eficaces. Además, garantiza la coherencia de marca en toda tu organización.

Para ayudarte a evaluar la mejor biblioteca de presentaciones para las necesidades de tu organización, utiliza esta lista de verificación para determinar la mejor solución.

Lista de verificación para evaluar bibliotecas de presentaciones

Preguntas frecuentes sobre bibliotecas de presentaciones

Aquí tienes algunas preguntas frecuentes sobre cómo elegir bibliotecas de presentaciones.