Gardez le contrôle lorsque vous gérez les liaisons Excel avec think-cell

Les liaisons Excel jouent depuis longtemps un rôle essentiel dans la façon dont les utilisateurs de think-cell créent des graphiques basés sur des données dans PowerPoint. Avec think-cell 14, nous avons entièrement repensé la gestion des liaisons Excel, en apportant davantage de transparence et de flexibilité afin de mieux répondre à un plus large éventail de cas d’utilisation.

Ce court article vous aidera à comprendre ce comportement amélioré afin de tirer pleinement parti des nouvelles fonctionnalités de think-cell et de garder le contrôle sur la manière dont vos données Excel sont liées.

État d’esprit : passer d’une gestion passive des liaisons à une gestion active des liaisons

Par le passé, think-cell gérait vos liaisons Excel de manière autonome. Si des fichiers étaient déplacés ou renommés, think-cell rétablissait la liaison lorsqu’il identifiait la plage dans un nouveau classeur. La modification automatique des liaisons permettait parfois de gagner du temps, mais elle pouvait prêter à confusion lorsqu’elle se produisait en dehors du contrôle de l’utilisateur.

La nouvelle approche améliorée de think-cell marque un changement d’état d’esprit. Nous sommes passés d’une gestion passive des liaisons, où vous pouviez configurer puis oublier, à une gestion active des liaisons, où vous gardez le contrôle à tout moment. Désormais, think-cell ne définit ni ne modifie aucune liaison Excel sans instruction explicite de votre part.

Accessibilité : afficher, trouver et vérifier les données liées en deux clics

Comme vous gérez désormais activement les liaisons Excel, nous en avons facilité l’accès. Tous les graphiques liés et autres éléments affichent le chemin complet du fichier lorsqu’ils sont sélectionnés, y compris le dossier, le nom du classeur et la feuille de calcul spécifique où se trouvent les données, directement sur la diapositive. Cela vous aide à comprendre quelles données sont liées, sans avoir à ouvrir de menus ni d’autres fichiers.

Si votre diapositive est censée présenter les résultats d’octobre et que vous voyez un chemin de fichier indiquant septembre, c’est un signe immédiat que votre liaison n’est pas à jour. Et si vous souhaitez vérifier les données, vous disposez d’un flux de travail fluide. Cliquez simplement sur le chemin du fichier pour ouvrir la fenêtre des liaisons de données et afficher tous les éléments liés pour cette diapositive. Un clic supplémentaire et vous êtes dans la feuille de calcul Excel.

Clarté : comprenez exactement d’où proviennent vos données

Garder une vue d’ensemble de toutes vos sources de données peut s’avérer difficile, en particulier lorsque vous travaillez simultanément sur plusieurs présentations PowerPoint et/ou plusieurs classeurs Excel.

Pour vous offrir une vue d’ensemble claire, la fenêtre des liaisons de données affiche désormais les plages de données liées dans une structure hiérarchique. Pour chaque classeur Excel lié, toutes les feuilles contenant des plages de données liées sont répertoriées individuellement. Cela vous aide à comprendre précisément d’où proviennent les données de votre présentation.

Que vos données soient réparties sur plusieurs feuilles et classeurs ou que vous disposiez d’un classeur Excel central avec des feuilles pour tous vos graphiques liés, la vue hiérarchique facilite le suivi.

Transparence : ne manquez jamais un changement potentiel

think-cell ne modifiera pas vos liaisons Excel à votre insu. En revanche, il vous indiquera lorsqu’un élément a été modifié afin que vous sachiez qu’il faut y jeter un œil. Lorsque think-cell identifie une nouvelle source, vous êtes averti au moyen de plusieurs alertes :

1. Point orange sur le bouton Data Links dans l’onglet du ruban think-cell
2. Point orange sur le bouton Data Links dans le menu More du groupe think-cell de l’onglet Insert
3. Icône de nouvelle source potentielle sur le chemin cliquable de l’élément lié
4. Icône de nouvelle source potentielle dans le menu de la boîte de dialogue des liaisons de données
5. Icônes de nouvelle source potentielle dans la boîte de dialogue des liaisons de données

C’est simple, mais les points orange et l’icône de nouvelle source potentielle signifient que vous êtes averti clairement et systématiquement dès qu’un changement potentiel se présente. Vous ne manquez jamais une mise à jour dans un classeur Excel lié et vous gardez le contrôle sur les données affichées dans votre présentation.

Flexibilité : mettez à jour les liaisons individuellement ou en masse

Lorsque vous souhaitez mettre à jour une liaison Excel, vous pouvez sélectionner les éléments liés dans le volet d’aperçu des diapositives, ou parcourir la hiérarchie. Vous voyez toutes les plages potentielles pour cet élément et un seul clic suffit pour définir la liaison Excel vers la source de votre choix.

Tout en bénéficiant d’un contrôle granulaire, vous pouvez également effectuer des modifications en masse. Avec le bouton Select All Linked Elements, vous pouvez basculer en une seule fois toutes les liaisons d’une présentation vers une nouvelle source.

Toutes ces améliorations se combinent pour offrir une meilleure expérience de gestion des liaisons de données. Vous voyez les choses plus clairement et vous êtes informé des mises à jour, ce qui facilite l’identification précise des changements que vous souhaitez apporter. Vous connaissez vos options, vous savez ce que vous modifiez, vous gardez le contrôle.