Mantieni il controllo quando gestisci i collegamenti Excel con think-cell

I collegamenti Excel sono da tempo un elemento chiave nel modo in cui gli utenti di think-cell creano grafici basati sui dati in PowerPoint. Con think-cell 14, abbiamo rinnovato il modo in cui puoi gestire i collegamenti Excel, aggiungendo maggiore trasparenza e flessibilità per supportare meglio una gamma più ampia di casi d’uso.

Questo breve articolo ti aiuterà a capire il comportamento migliorato, così potrai sfruttare al meglio le nuove funzionalità di think-cell e mantenere il controllo su come vengono collegati i tuoi dati Excel.

Mentalità: passa dalla gestione passiva alla gestione attiva dei collegamenti

In passato, think-cell gestiva autonomamente i collegamenti Excel. Se i file venivano spostati o rinominati, think-cell ristabiliva il collegamento quando identificava l’intervallo in una nuova cartella di lavoro. Modificare i collegamenti automaticamente faceva risparmiare tempo in alcuni casi, ma poteva creare confusione quando accadeva fuori dal controllo dell’utente.

Il nuovo approccio migliorato di think-cell rappresenta un cambio di mentalità. Siamo passati dalla gestione passiva dei collegamenti, in cui potevi impostare e dimenticare, alla gestione attiva dei collegamenti, in cui mantieni sempre il controllo. Ora think-cell non imposta né modifica alcun collegamento Excel senza una tua istruzione esplicita.

Accessibilità: visualizza, trova e rivedi i dati collegati in due clic

Ora che gestisci attivamente i collegamenti Excel, ne abbiamo reso più semplice l’accesso. Tutti i grafici collegati e gli altri elementi mostrano il percorso completo del file quando vengono selezionati, inclusi la cartella, il nome della cartella di lavoro e il foglio di lavoro specifico in cui si trovano i dati, direttamente nella diapositiva. Questo ti aiuta a capire quali dati sono collegati, senza dover aprire menu o altri file.

Se la tua diapositiva deve mostrare i risultati di ottobre e vedi un percorso file che indica settembre, è un segnale immediato che il collegamento non è aggiornato. E se vuoi controllare i dati, hai un flusso di lavoro senza attriti. Basta fare clic sul percorso file per aprire la finestra dei collegamenti dati e vedere tutti gli elementi collegati per quella diapositiva. Con un altro clic sei nel foglio di lavoro Excel.

Chiarezza: capisci esattamente da dove provengono i tuoi dati

Tenere sotto controllo tutte le origini dati può essere una sfida, soprattutto quando lavori contemporaneamente su più presentazioni PowerPoint e/o più cartelle di lavoro Excel.

Per offrirti una panoramica chiara, la finestra dei collegamenti dati ora mostra gli intervalli di dati collegati in una struttura gerarchica. Per ogni cartella di lavoro Excel collegata, tutti i fogli con intervalli di dati collegati sono elencati singolarmente. Questo ti aiuta a capire con precisione da dove provengono i dati nella tua presentazione.

Che i tuoi dati siano distribuiti su più fogli e cartelle di lavoro o che tu abbia una cartella di lavoro Excel centrale con fogli per tutti i tuoi grafici collegati, la vista gerarchica rende tutto facile da monitorare.

Trasparenza: non perdere mai una possibile modifica

think-cell non modificherà i tuoi collegamenti Excel alle tue spalle. Ma ti avviserà quando qualcosa è stato modificato, così saprai quando dare un’occhiata. Quando think-cell identifica una nuova origine, riceverai una notifica tramite diversi avvisi:

1. Punto arancione sul pulsante Data Links nella scheda della barra multifunzione di think-cell
2. Punto arancione sul pulsante Data Links all’interno del menu More nel gruppo think-cell della scheda Insert
3. Icona di nuova potenziale origine nel percorso cliccabile dell’elemento collegato
4. Icona di nuova potenziale origine nel menu della finestra di dialogo dei collegamenti dati
5. Icone di nuova potenziale origine nella finestra di dialogo dei collegamenti dati

È semplice, ma i punti arancioni e l’icona di nuova potenziale origine ti notificano in modo chiaro e coerente ogni volta che c’è una possibile modifica. Non perdi mai un aggiornamento in una cartella di lavoro Excel collegata e mantieni il controllo sui dati che mostri nella tua presentazione.

Flessibilità: aggiorna i collegamenti singolarmente o in blocco

Quando vuoi aggiornare un collegamento Excel, puoi selezionare gli elementi collegati nel riquadro di anteprima delle diapositive oppure puoi navigare nella gerarchia. Vedi tutti i potenziali intervalli per quell’elemento e basta un clic per impostare il collegamento Excel sull’origine che desideri.

Pur avendo un controllo granulare, puoi anche apportare modifiche in blocco. Con il pulsante Select All Linked Elements, puoi passare tutti i collegamenti di una presentazione a una nuova origine in un’unica operazione.

Tutti questi miglioramenti si combinano per offrire un’esperienza migliore nella gestione dei collegamenti dati. Vedi le cose con maggiore chiarezza e vieni informato sugli aggiornamenti, quindi è facile individuare le modifiche che vuoi apportare. Sai quali sono le tue opzioni, sai cosa stai cambiando e mantieni il controllo.