Behalten Sie die Kontrolle beim Verwalten von Excel-Verknüpfungen mit think-cell

Excel-Verknüpfungen sind seit Langem ein zentraler Bestandteil dafür, wie think-cell-Nutzer datengesteuerte Diagramme in PowerPoint erstellen. Mit think-cell 14 haben wir die Verwaltung von Excel-Verknüpfungen grundlegend überarbeitet und für mehr Transparenz und Flexibilität gesorgt, um ein breiteres Spektrum an Anwendungsfällen besser zu unterstützen.

Dieser kurze Artikel hilft Ihnen, das verbesserte Verhalten zu verstehen, damit Sie die neuen Funktionen von think-cell optimal nutzen und die Kontrolle darüber behalten, wie Ihre Excel-Daten verknüpft werden.

Denkweise: Wechsel von passivem zu aktivem Verknüpfungsmanagement

In der Vergangenheit verwaltete think-cell Ihre Excel-Verknüpfungen autonom. Wenn Dateien verschoben oder umbenannt wurden, stellte think-cell die Verknüpfung wieder her, sobald es den Bereich in einer neuen Arbeitsmappe identifizierte. Das automatische Ändern von Verknüpfungen sparte in manchen Fällen Zeit, konnte jedoch Verwirrung stiften, wenn es außerhalb der Kontrolle der Nutzer geschah.

Der neue, verbesserte Ansatz von think-cell bedeutet einen Wandel in der Denkweise. Wir sind vom passiven Verknüpfungsmanagement, bei dem Sie Einstellungen einmal festlegen und dann vergessen konnten, zum aktiven Verknüpfungsmanagement übergegangen, bei dem Sie jederzeit die Kontrolle behalten. Jetzt legt think-cell keine Excel-Verknüpfungen fest und ändert sie auch nicht, ohne dass Sie dies ausdrücklich anweisen.

Zugänglichkeit: Verknüpfte Daten mit zwei Klicks sehen, finden und überprüfen

Da Sie Excel-Verknüpfungen nun aktiv verwalten, haben wir den Zugriff darauf erleichtert. Alle verknüpften Diagramme und anderen Elemente zeigen bei Auswahl den vollständigen Dateipfad direkt auf der Folie an – einschließlich Ordner, Arbeitsmappenname und des konkreten Arbeitsblatts, in dem sich die Daten befinden. So erkennen Sie, welche Daten verknüpft sind, ohne Menüs oder andere Dateien öffnen zu müssen.

Wenn Ihre Folie die Ergebnisse für Oktober zeigen soll und Sie einen Dateipfad sehen, der auf September verweist, ist das ein unmittelbares Zeichen dafür, dass Ihre Verknüpfung veraltet ist. Und wenn Sie die Daten prüfen möchten, steht Ihnen ein reibungsloser Workflow zur Verfügung. Klicken Sie einfach auf den Dateipfad, um das Fenster für Datenverknüpfungen zu öffnen und alle verknüpften Elemente für diese Folie zu sehen. Ein weiterer Klick, und Sie befinden sich im Excel-Arbeitsblatt.

Klarheit: Verstehen Sie genau, woher Ihre Daten stammen

Den Überblick über all Ihre Datenquellen zu behalten, kann eine Herausforderung sein – besonders, wenn Sie gleichzeitig an mehreren PowerPoint-Präsentationen und/oder mehreren Excel-Arbeitsmappen arbeiten.

Damit Sie einen klaren Überblick erhalten, zeigt das Fenster für Datenverknüpfungen verknüpfte Datenbereiche jetzt in einer hierarchischen Struktur an. Für jede verknüpfte Excel-Arbeitsmappe werden alle Blätter mit verknüpften Datenbereichen einzeln aufgeführt. So verstehen Sie genau, woher die Daten in Ihrer Präsentation stammen.

Ob Ihre Daten über mehrere Blätter und Arbeitsmappen verteilt sind oder ob Sie eine zentrale Excel-Arbeitsmappe mit Blättern für all Ihre verknüpften Diagramme nutzen – die hierarchische Ansicht macht es einfach, den Überblick zu behalten.

Transparenz: Keine mögliche Änderung verpassen

think-cell ändert Ihre Excel-Verknüpfungen nicht hinter Ihrem Rücken. Es informiert Sie jedoch, wenn etwas geändert wurde, damit Sie wissen, dass Sie einen Blick darauf werfen sollten. Wenn think-cell eine neue Quelle identifiziert, werden Sie über mehrere Hinweise benachrichtigt:

1. Oranger Punkt auf der Schaltfläche „Data Links“ auf der think-cell-Registerkarte im Menüband
2. Oranger Punkt auf der Schaltfläche „Data Links“ im Menü „More“ in der think-cell-Gruppe der Registerkarte „Insert“
3. Symbol für neue potenzielle Quelle im anklickbaren Pfad des verknüpften Elements
4. Symbol für neue potenzielle Quelle im Menü des Dialogfelds für Datenverknüpfungen
5. Symbole für neue potenzielle Quellen im Dialogfeld für Datenverknüpfungen

Es ist einfach, aber die orangefarbenen Punkte und das Symbol für eine neue potenzielle Quelle sorgen dafür, dass Sie klar und einheitlich benachrichtigt werden, sobald es eine mögliche Änderung gibt. Sie verpassen nie ein Update in einer verknüpften Excel-Arbeitsmappe und behalten die Kontrolle darüber, welche Daten Sie in Ihrer Präsentation zeigen.

Flexibilität: Verknüpfungen einzeln oder gesammelt aktualisieren

Wenn Sie eine Excel-Verknüpfung aktualisieren möchten, können Sie verknüpfte Elemente im Folienvorschaufenster auswählen oder die Hierarchie durchgehen. Sie sehen alle potenziellen Bereiche für dieses Element, und ein Klick genügt, um die Excel-Verknüpfung auf die gewünschte Quelle festzulegen.

Sie haben die Kontrolle bis ins Detail, können aber auch Massenänderungen vornehmen. Mit der Schaltfläche „Select All Linked Elements“ können Sie alle Verknüpfungen in einer Präsentation auf einmal auf eine neue Quelle umstellen.

All diese Verbesserungen sorgen gemeinsam für ein besseres Erlebnis bei der Verwaltung von Datenverknüpfungen. Sie sehen alles klarer und werden über Aktualisierungen informiert, sodass Sie die gewünschten Änderungen leicht gezielt vornehmen können. Sie wissen, welche Optionen Sie haben, Sie wissen, was Sie ändern – Sie behalten die Kontrolle.