Mantén el control al gestionar enlaces de Excel con think-cell

Los enlaces de Excel llevan mucho tiempo siendo una parte clave de la forma en que los usuarios de think-cell crean gráficos basados en datos en PowerPoint. Con think-cell 14, hemos renovado por completo la forma en que puedes gestionar los enlaces de Excel, con más transparencia y flexibilidad para adaptarnos mejor a una mayor variedad de casos de uso.

Este breve artículo te ayudará a entender el comportamiento mejorado para que puedas aprovechar al máximo las nuevas capacidades de think-cell y mantener el control sobre cómo se vinculan tus datos de Excel.

Mentalidad: pasa de la gestión pasiva de enlaces a la gestión activa de enlaces

Antes, think-cell gestionaba tus enlaces de Excel de forma autónoma. Si los archivos se movían o se cambiaban de nombre, think-cell restablecía el enlace cuando identificaba el rango en un nuevo libro. Cambiar enlaces automáticamente ahorraba tiempo en algunos casos, pero podía generar confusión cuando ocurría fuera del control del usuario.

El nuevo enfoque mejorado de think-cell supone un cambio de mentalidad. Hemos pasado de una gestión pasiva de enlaces, en la que podías configurarlos y olvidarte, a una gestión activa de enlaces, en la que mantienes el control en todo momento. Ahora, think-cell no establecerá ni cambiará ningún enlace de Excel sin que se lo indiques explícitamente.

Accesibilidad: consulta, encuentra y revisa datos vinculados en dos clics

Como ahora gestionas activamente los enlaces de Excel, hemos hecho que sea más fácil acceder a ellos. Al seleccionar cualquier gráfico vinculado u otros elementos, se muestra la ruta completa del archivo directamente en la diapositiva, incluida la carpeta, el nombre del libro y la hoja de cálculo concreta donde están los datos. Así puedes entender qué datos están vinculados sin tener que abrir menús ni otros archivos.

Si tu diapositiva debe mostrar los resultados de octubre y ves una ruta de archivo que dice septiembre, es una señal inmediata de que tu enlace está desactualizado. Y si quieres comprobar los datos, cuentas con un flujo de trabajo sin fricciones. Solo tienes que hacer clic en la ruta del archivo para abrir la ventana de enlaces de datos y ver todos los elementos vinculados de esa diapositiva. Un clic más y estarás en la hoja de cálculo de Excel.

Claridad: entiende exactamente de dónde vienen tus datos

Mantener bajo control todas tus fuentes de datos puede ser todo un reto, sobre todo cuando trabajas con varias presentaciones de PowerPoint y/o varios libros de Excel al mismo tiempo.

Para ofrecerte una visión clara, la ventana de enlaces de datos ahora muestra los rangos de datos vinculados en una estructura jerárquica. Para cada libro de Excel vinculado, todas las hojas con rangos de datos vinculados se enumeran de forma individual. Esto te ayuda a entender con precisión de dónde proceden los datos de tu presentación.

Tanto si tus datos están repartidos entre varias hojas y libros como si tienes un libro de Excel central con hojas para todos tus gráficos vinculados, la vista jerárquica facilita llevar el control.

Transparencia: no te pierdas nunca un posible cambio

think-cell no cambiará tus enlaces de Excel a tus espaldas. Pero sí te avisará cuando algo se haya modificado para que sepas que debes revisarlo. Cuando think-cell identifica una nueva fuente, recibirás varias alertas:

1. Punto naranja en el botón Data Links de la pestaña de la cinta de think-cell
2. Punto naranja en el botón Data Links dentro del menú More del grupo think-cell de la pestaña Insert
3. Icono de nueva fuente potencial en la ruta clicable del elemento vinculado
4. Icono de nueva fuente potencial en el menú del cuadro de diálogo de enlaces de datos
5. Iconos de nueva fuente potencial en el cuadro de diálogo de enlaces de datos

Es sencillo, pero los puntos naranjas y el icono de nueva fuente potencial te avisan de forma clara y constante siempre que hay un posible cambio. No se te escapará ninguna actualización en un libro de Excel vinculado y mantendrás el control sobre qué datos muestras en tu presentación.

Flexibilidad: actualiza enlaces de forma individual o en bloque

Cuando quieras actualizar un enlace de Excel, puedes seleccionar elementos vinculados en el panel de vista previa de diapositivas o navegar por la jerarquía. Verás todos los rangos potenciales para ese elemento y solo necesitarás un clic para establecer el enlace de Excel en la fuente que quieras.

Aunque tienes un control granular, también puedes hacer cambios en bloque. Con el botón Select All Linked Elements, puedes cambiar todos los enlaces de una presentación a una nueva fuente de una sola vez.

Todas estas mejoras se combinan para ofrecer una experiencia mejorada al gestionar enlaces de datos. Lo ves todo con más claridad y recibes avisos sobre las actualizaciones, por lo que es fácil identificar los cambios que quieres hacer. Sabes cuáles son tus opciones, sabes qué estás cambiando y tienes el control.