Donnez un coup d’accélérateur à vos présentations avec think-cell Library

La première étape après l’ouverture de PowerPoint peut parfois être la plus difficile. Combien de fois avez-vous fixé une diapositive vide sans savoir par où commencer ? Avec la Library, désormais disponible dans le cadre de la think-cell Suite, vous pouvez éviter ce démarrage laborieux et passer directement à la création d’une présentation de tout premier ordre.

La Library n’est pas seulement une collection de modèles. Elle vous donne accès à une multitude de ressources internes et externes, avec de puissantes options de recherche et de filtrage. Comme la Library est une partie entièrement intégrée de think-cell, elle se combine avec nos autres outils pour accroître encore votre productivité.

Dans cet article, nous vous expliquons comment vous et vos équipes pouvez tirer le meilleur parti de think-cell Library pour améliorer et accélérer vos flux de travail PowerPoint :

• Démarrez rapidement depuis l’onglet think-cell
• Arrêtez de fixer des diapositives vierges
• Créez des structures qui font gagner du temps et renforcent la collaboration
• Utilisez une configuration adaptée à votre façon de travailler
• Recherchez efficacement pour trouver plus vite ce dont vous avez besoin
• Préservez la cohérence grâce à du contenu centralisé
• Valorisez vos ressources pour garantir le respect de votre identité de marque
• Ne cherchez plus sur Google des images que vous ne pouvez même pas utiliser

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Vous pouvez essayer la Library avec un essai gratuit. Elle est facile à configurer et vous donne un accès illimité à la Library, ainsi qu’à toutes les autres fonctionnalités de think-cell Suite.

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Démarrez rapidement depuis l’onglet think-cell

Pour commencer, vous pouvez accéder à la Library depuis son emplacement bien visible à côté du menu Charts dans l’onglet think-cell. Pour plus de commodité, vous trouverez également la Library tout à gauche de l’onglet Insertion. Si c’est là que vous allez naturellement pour ajouter une nouvelle diapositive à votre présentation, vous disposez ainsi d’une option simple : utiliser la Library plutôt que de partir d’une diapositive par défaut.

La Library est votre passerelle vers des modèles et des diapositives qui vous aideront à lancer rapidement la création de vos présentations. Pour tirer pleinement parti des ressources à votre disposition, vous voudrez les structurer d’une manière qui vous convient. Examinons les différentes façons de procéder.

Arrêtez de fixer des diapositives vierges

Que vous créiez une nouvelle présentation ou que vous complétiez une présentation existante, la première chose dont vous avez besoin est une diapositive. Personne n’aime partir de zéro : vous dupliquerez donc souvent une ancienne présentation ou chercherez des diapositives à copier.

Il n’est pas nécessaire de réinventer la roue à chaque fois, et travailler à partir d’une présentation existante présente plusieurs avantages. Cependant, essayer de réutiliser d’anciens travaux peut comporter des pièges :

• Vous ne trouvez pas les diapositives dont vous avez besoin.
• Vous n’avez pas accès à la bonne version d’une diapositive.
• Vous ne savez pas comment un fichier a été modifié, ce qui peut entraîner des incohérences dans les mises en page ou les polices des diapositives.

Une solution consiste à fournir un jeu de diapositives maître afin de garantir que toutes les présentations respectent l’identité de marque et utilisent des mises en page préapprouvées. Toutefois, comme les jeux de diapositives maîtres sont déployés de manière descendante, il est quasiment impossible de couvrir les besoins de chaque collaborateur avec un seul fichier.

La Library résout ce problème. Elle vous offre des ressources précieuses et la liberté de les structurer comme vous en avez besoin. En alliant cohérence et flexibilité, la Library vous aide à réduire le temps passé à fixer des diapositives vierges.

Pour découvrir ce dont think-cell Library est capable, consultez notre page des fonctionnalités ou regardez la vidéo ci-dessous pour une démonstration rapide :

Créez des structures qui font gagner du temps et renforcent la collaboration

Les équipes peuvent perdre beaucoup de temps — et se créer beaucoup de travail supplémentaire — simplement parce que les fichiers sont dispersés entre différents dossiers, des machines locales, voire cette conversation de groupe d’il y a quatre mois. Une stratégie courante consiste à utiliser un dossier d’équipe auquel tout le monde a accès, mais maintenir l’ordre et la structure peut être difficile, car chacun travaille naturellement de manière différente.

Les personnes habituées aux répertoires et sous-répertoires hiérarchiques ont tendance à se sentir à l’aise lorsqu’une certaine logique organise leurs systèmes de fichiers. Si c’est votre cas, vous pouvez y parvenir avec la Library en ayant trois dossiers principaux pour les présentations de l’entreprise, de l’équipe et personnelles. Vous pouvez ensuite descendre dans chacun de ces dossiers et leurs sous-dossiers, selon ce que vous recherchez précisément.

Le répertoire de l’équipe peut être un référentiel partagé servant de réserve de ressources alimentée par les utilisateurs. Si quelqu’un a créé une nouvelle diapositive qui mérite d’être partagée, il peut rapidement en placer une copie dans le répertoire de l’équipe grâce à l’outil Save Slides. Comme la Library reconnaît automatiquement les nouveaux fichiers, vous pouvez ajouter des diapositives accessibles à tous, sans provoquer d’interruptions.

Partager les bonnes pratiques renforce la collaboration et fait gagner de précieuses heures à toute l’équipe la prochaine fois qu’elle devra créer quelque chose de similaire. Et comme chaque diapositive individuelle est affichée dans la Library sous forme d’image vectorielle haute résolution, vous pouvez facilement parcourir le contenu en zoomant et dézoomant (CTRL + molette de la souris) pour voir ce que vos collègues ont ajouté. Vous pouvez lire tout le contenu de la diapositive — même les plus petites notes de bas de page — directement dans la vue de la Library. C’est bien plus efficace que l’ancienne méthode consistant à ouvrir des présentations dont les noms semblent vaguement pertinents en espérant trouver ce qu’il faut.

Utilisez une configuration adaptée à votre façon de travailler

Si vous préférez ne pas vous préoccuper des structures de répertoires et accéder simplement à tout via la recherche globale, d’abord, vous n’êtes pas seul ; ensuite, la Library est faite pour vous. Au lieu de choisir des dossiers précis, vous pouvez simplement ajouter tous vos fichiers existants.

La recherche de la Library est suffisamment intelligente pour n’afficher que les images et les formats compatibles avec PowerPoint ; vous n’avez donc pas à craindre que des fichiers Word ou Excel encombrent vos résultats. Toutefois, il arrivera encore que vous souhaitiez utiliser des filtres pour trouver exactement la bonne diapositive pour votre présentation actuelle.

Les filtres sont particulièrement utiles pour identifier la version précise d’une diapositive lorsqu’il y en a plusieurs parmi lesquelles choisir. Supposons que vous travailliez fréquemment avec différents formats d’image, par exemple un pour l’impression et un autre pour les présentations en direct. Vous n’avez pas à perdre du temps à parcourir des présentations et à vérifier les dimensions, ni même à réajuster des mises en page après avoir réalisé que vous travailliez sur la mauvaise version. Avec le filtre de format d’image, vous savez que vous ajoutez la diapositive dont vous avez besoin.

Recherchez efficacement pour trouver plus vite ce dont vous avez besoin

La fonction de recherche de la Library ne se limite pas aux noms de fichiers. Elle interroge également le texte contenu dans les présentations, ce qui vous permet de rechercher par contenu et de faire apparaître les bonnes diapositives. C’est idéal si vous connaissez le sujet. Tapez « analyse de marché » ou « prévision budgétaire » et vous verrez toutes les diapositives qui incluent ces termes.

Mais que faire si vous ne connaissez pas le nom d’une présentation ni le texte figurant sur la diapositive ? Une idée consiste à ajouter des mots-clés à vos diapositives lorsque vous les enregistrez. Si vous pensez vouloir réutiliser une diapositive comme modèle — par exemple un graphique en cascade montrant les profits et pertes de votre unité commerciale — elle ne comportera probablement pas le mot « cascade » dans son titre. Dans ce cas, vous pouvez facilement ajouter une zone de texte contenant « graphique en cascade » en dehors de la zone de la diapositive, afin que cette diapositive apparaisse dans la Library pour ce terme de recherche.

Si vous recherchez un type de graphique précis plutôt qu’une ancienne diapositive, vous pouvez également effectuer une recherche parmi les 250 modèles de diapositives fournis par think-cell. Ils sont faciles à parcourir, car ils sont à la fois structurés en dossiers par type de diapositive et balisés avec des mots-clés pertinents.

Comprendre le fonctionnement de la recherche dans la Library vous aidera à trouver ce dont vous avez besoin de manière fiable et rapide. Pour découvrir d’autres conseils et astuces, vous pouvez regarder ce court tutoriel sur la recherche dans think-cell Library :

Préservez la cohérence grâce à du contenu centralisé

Donner aux utilisateurs la flexibilité de créer leurs propres structures de dossiers ne signifie pas pour autant la fin des modèles d’entreprise ni un retour au Far West de la création de présentations. Chacun peut ajouter à sa Library un dossier central de ressources, que votre équipe de marque peut tenir à jour avec des fichiers maîtres, des directives d’identité visuelle et les logos pertinents.

L’ajout de dossiers fonctionne sans copies ni téléversements. Comme la Library détecte tout fichier nouveau ou mis à jour et respecte les autorisations existantes, vous pouvez gérer le dossier central comme d’habitude. Toute personne pouvant y accéder depuis son ordinateur pourra toujours trouver les dernières ressources de marque dont elle a besoin pour ses présentations.

Valorisez vos ressources pour garantir le respect de votre identité de marque

La cohérence de marque dans les présentations internes et externes est un élément essentiel du professionnalisme. Bien que les détails varient, la plupart des entreprises fournissent un fichier PowerPoint de marque comprenant des mises en page de diapositives, des polices et des palettes de couleurs. Beaucoup investissent fortement dans la création de plusieurs thèmes pour différents usages, ainsi que de modèles de présentation d’entreprise complets, de guides de style et de collections de diapositives.

Quels que soient les éléments dont vous disposez déjà dans ce domaine, la Library valorise vos ressources au lieu de les remplacer. Vous pouvez filtrer par thème PowerPoint et, si vous utilisez nos modèles de diapositives, ceux-ci s’adapteront automatiquement au thème de votre présentation actuelle. Vous pouvez ainsi utiliser nos mises en page éprouvées et être sûr que les couleurs, les polices et les autres éléments visuels seront conformes à l’identité visuelle de votre marque.

Ne cherchez plus sur Google des images que vous ne pouvez même pas utiliser

Outre les diapositives et les modèles de diapositives, la Library couvre également les images. Tous les fichiers image présents dans les répertoires spécifiés seront inclus ; ainsi, si votre entreprise dispose d’une collection d’icônes, de photos d’équipe ou d’autres ressources visuelles, vous pouvez ajouter les dossiers pertinents et utiliser la puissante recherche de la Library pour trouver ce dont vous avez besoin pour votre présentation.

Pour de nouvelles images ou icônes, beaucoup de personnes se tournent vers Google. Mais si vous avez déjà essayé d’utiliser la recherche d’images Google pour vos présentations, vous avez presque certainement rencontré certains ou l’ensemble des problèmes suivants :

• Vous trouvez une image, mais elle comporte un filigrane ou un logo indésirable.
• Vous avez une image qui semble transparente, mais ne l’est pas.
• Vous pouvez télécharger une image, mais vous n’avez pas les droits pour l’utiliser.
• Vous devez payer pour l’image.

La Library vous permet de rechercher dans des bases de données d’images externes qui ne présentent pas ces restrictions. Vous avez accès à Pexels, Unsplash et Magnific prêts à l’emploi, et vous pouvez en intégrer d’autres si votre entreprise dispose d’un compte. Vous obtenez ainsi des images et des icônes que vous pouvez utiliser librement sans problèmes de droits d’auteur, et que vous pouvez ajouter facilement à vos présentations sans quitter PowerPoint.

Les images de la Library, qu’elles proviennent de vos propres dossiers ou de sources en ligne, sont ajoutées comme éléments think-cell ; elles conservent donc leurs proportions lorsqu’elles sont recadrées ou redimensionnées. Rien ne sera écrasé ni étiré, et votre présentation restera nette, attrayante et professionnelle.

think-cell Library : poser les bases d’une présentation réussie

think-cell a toujours eu pour mission de vous faire gagner du temps et de vous aider à créer des présentations PowerPoint plus efficacement. La Library ne fait pas exception. Elle améliore l’efficacité en vous aidant à démarrer rapidement chaque présentation et à tirer pleinement parti des ressources disponibles pour votre équipe. Vous pouvez être sûr de disposer de la base la plus solide possible, ce qui vous permet de vous concentrer sur l’élaboration du contenu qui fera le succès de votre présentation.

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Pour essayer vous-même la Library, vous pouvez télécharger une version d’essai gratuite. Elle est facile à configurer et vous aurez accès à l’ensemble des fonctionnalités de la Library, ainsi qu’à toute la think-cell Suite.

FAQ think-cell Library

Nous répondons ici aux questions les plus fréquemment posées sur think-cell Library.