Was macht eine geschäftliche PowerPoint-Präsentation besonders – mit Beispielen

Um herausragende Geschäftspräsentationen zu erstellen, müssen Sie mehr als nur ein erfahrener PowerPoint-Nutzer sein. Sie müssen verstehen, was Geschäftspräsentationen einzigartig macht und wie Sie Folien erstellen können, die ein professionelles Publikum ansprechen.

In diesem Artikel werden fünf häufige Fehler vorgestellt, die selbst erfahrene PowerPoint-Nutzer beim Erstellen von Geschäftspräsentationen machen können, und es werden fünf praktische Beispiele gezeigt, wie Sie Ihre eigenen Geschäftspräsentationen hervorheben können.

Wenn Sie in Eile sind, können Sie direkt zu dem Abschnitt springen, der Sie am meisten interessiert:

• Warum Geschäftspräsentationen anders sind
• Beispiele für Fehler bei Geschäftspräsentationen
• Beispielfolien für herausragende Geschäftspräsentationen

Alle in diesem Artikel gezeigten Beispielvorlagen sind in der think-cell Suite verfügbar, dem weltweit führenden PowerPoint-Add-in für Geschäftspräsentationen. Laden Sie Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion herunter, um Zugriff auf alle Tools, Vorlagen und Funktionen zu erhalten.

Warum Geschäftspräsentationen anders sind

Eine der Stärken von PowerPoint ist seine Flexibilität. Grundschüler erstellen animierte Präsentationen über ihre Lieblings-Pokémon, Studierende erstellen zitatenreiche Präsentationen über den amerikanischen Bürgerkrieg und Hochzeitsgäste erstellen Diashows mit Fotos aus den unangenehmeren Momenten im Leben des Bräutigams.

Aber Geschäftspräsentationen sind anders. Sie sollen nicht lustig sein, sollen keinen Professor davon überzeugen, dass man sechzig Bücher gelesen hat, oder einen der besten Freunde in Verlegenheit bringen. Geschäftspräsentationen zielen darauf ab, Argumente vorzubringen, das Publikum zu überzeugen und eine effektive Entscheidungsfindung zu fördern.

Darum sind Geschäftspräsentationen anders.

Beispiele für Geschäftspräsentationen reichen von Quartalsberichten über Ad-hoc-Marktanalysen bis hin zu Präsentationen auf Führungsebene. Obwohl jede dieser Anwendungen eigene Anforderungen hat, gibt es mehrere Faktoren, die Geschäftspräsentationen von der Verwendung von PowerPoint außerhalb eines professionellen Umfelds unterscheiden:

• Investition: Geschäftspräsentationen sind nicht billig. Neben der Zeit, die für die eigentliche Erstellung von Folien in PowerPoint aufgewendet wird, können erhebliche Kosten für die Recherche, Analyse und Infrastruktur anfallen, die für die Erstellung der Inhalte erforderlich sind.
• Zuhörerbindung: Ein geschäftliches Publikum halten Sie nicht mit Animationen oder unterhaltsamen Grafiken bei Laune. Dies erreichen Sie durch klare Kommunikation, kohärente Darstellungen und wertvolle Erkenntnisse.
• Ergebnisse: Von Geschäftspräsentationen wird erwartet, dass sie aussagekräftige Ergebnisse liefern, um die Investition zu rechtfertigen. Sie sollten zu Entscheidungen und Maßnahmen führen, die das Unternehmen voranbringen.
• Glaubwürdigkeit: Genaue Daten, professionelle Layouts und ein einheitliches Branding sind unerlässlich, wenn eine Geschäftspräsentation beim Publikum Vertrauen schaffen und eine wichtige Entscheidung beeinflussen soll.
• Verständlichkeit: Viele Geschäftspräsentationen werden außerhalb von Besprechungen oder Pitch-Situationen gelesen, was bedeutet, dass die Storyline und die Botschaften auf den Folien auch ohne Begleitkommentar klar verständlich sein müssen.

Sich dieser Faktoren bewusst zu sein, ist der erste Schritt. Sie müssen jedoch auch wissen, wie Sie Fehltritte vermeiden und eine erfolgreiche Geschäftspräsentation aufbauen.

Beispiele für Fehler bei Geschäftspräsentationen

Selbst mit den richtigen Zielen ist es nicht immer einfach, diese effektiv umzusetzen. Hier sehen wir uns einige Beispiele für typische Stolperfallen an, die bei der Erstellung einer herausragenden Geschäftspräsentation leicht auftreten können, und zeigen Ihnen, wie Sie diese vermeiden.

Fehler 1: An der falschen Stelle sparen

Angesichts der hohen Kosten, die mit der Erstellung komplexer Geschäftspräsentationen verbunden sind, ist man womöglich versucht, dort zu sparen, wo es möglich erscheint. Doch dies ist ein Trugschluss. Indem Sie Ihr Endprodukt so perfekt wie möglich gestalten, maximieren Sie die Rendite Ihres Unternehmens für alle Investitionen, die in die Präsentation geflossen sind.

Ein einfaches Beispiel dafür wäre, dass Sie online ein lizenziertes Bild finden und sich fragen, ob es sich lohnt, dafür zu bezahlen, oder ob Sie einfach die kostenlose Version mit Wasserzeichen verwenden können. Bezahlen Sie dafür. Oder verwenden Sie ein lizenzfreies Bild. Sparen Sie nicht an der falschen Stelle, um ein paar Euro zu sparen, denn das würde die Glaubwürdigkeit Ihrer Präsentation untergraben.

Fehler 2: Mit Kreativität Verwirrung stiften

Wenn Sie eine Geschäftspräsentation erstellen, mit der Sie auffallen möchten, besteht die Gefahr, dass Sie sich zu sehr bemühen, Ihre Folien innovativ zu gestalten. Auf diese Weise werden Sie Ihr Publikum nicht fesseln können. Verwenden Sie Vorlagen und befolgen Sie empfohlene Best Practices wie das Pyramidenprinzip und MECE. Sie werden aus gutem Grund empfohlen.

Vertraute Visualisierungen sind für Ihr Publikum leichter zu verstehen als etwas, das es noch nie gesehen hat und erst einmal begreifen muss. Machen Sie also nicht den Fehler, radikale Folienlayouts zu erstellen, die Ihr Publikum verwirren. Wenn Ihre Folien konsistent und gut strukturiert sind, unterstützen sie Ihre Botschaften auf subtile Weise und erzählen eine fesselnde Geschichte.

Tipp: Das Erstellen neuer Folienlayouts kostet ebenfalls wertvolle Zeit. Mit der think-cell Library können Sie ganz einfach auf Ihre bevorzugten Folien zugreifen und haben so die perfekte Grundlage für die Erstellung Ihrer Präsentation.

Fehler 3: Irreführung des Publikums, um eine Schlussfolgerung zu erzwingen

Sie stehen unter Druck, mit Ihrer Geschäftspräsentation Eindruck zu machen und Entscheidungen voranzutreiben. Daher möchten Sie, dass Ihre Botschaft so klar wie möglich ist. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Kontext verbergen oder Tricks zur Datenvisualisierung einsetzen sollten, um Ihr Publikum in die Irre zu führen.

Ein Beispiel dafür ist eine klassische Technik, mit der Unterschiede zwischen Werten in einem Säulendiagramm hervorgehoben werden, indem die y-Achse oberhalb von Null beginnt. Excel macht das manchmal sogar standardmäßig, was einen falschen Eindruck der Daten vermitteln kann.

Tun Sie das nicht. Sie können hervorheben, was am wichtigsten ist, aber Sie sollten nichts verbergen, nur weil es unbequem ist. Wenn Ihre Argumentation stichhaltig ist, dann ist eine transparente, selbstbewusste Kommunikation der beste Weg, um die von Ihnen angestrebte Entscheidung zu erreichen.

Tipp: Wenn Sie Unterschiede in einem Säulendiagramm hervorheben möchten, ohne Ihr Publikum in die Irre zu führen, können Sie dies in think-cell tun, indem Sie Unterbrechungen der Wertachse verwenden oder Ebenen-Differenzpfeile hinzufügen.

Fehler 4: Späte Änderungen vornehmen, die zu Inkonsistenzen führen

Fristen führen oft zu neuen Ideen, und Daten ändern sich häufig kurz vor der Präsentation. Späte Änderungen gehören zum Leben dazu. Wenn Sie jedoch Daten aktualisieren, sollten Sie genügend Zeit einplanen, um betroffene Diagramme, Tabellen, Anmerkungen und andere Folienelemente zu überprüfen.

Es ist mühsam, aber wenn Sie nicht alle Diagramme und Zahlen in Ihrer endgültigen Präsentation manuell überprüfen, können Fehler leicht übersehen werden. Arbeiten Sie mit Checklisten, Automatisierungstools und allen Methoden, die Ihnen zur Verfügung stehen, um Genauigkeit zu gewährleisten, Ihre Glaubwürdigkeit zu stärken und zum Erfolg Ihrer Präsentation beizutragen.

Tipp: Richten Sie Ihre Folien mithilfe der Excel-Verknüpfungen von think-cell ein, um sicherzustellen, dass alles mit Ihrer Tabelle synchronisiert ist und automatisch aktualisiert werden kann. Auf diese Weise präsentieren Sie niemals eine Folie mit einer Zahl im Titel, die nicht mit den Daten im Diagramm übereinstimmt.

Fehler 5: Wichtige Informationen in den Präsentationsnotizen verbergen

Wenn Sie über Informationen verfügen, die für die Botschaft, die Sie vermitteln möchten, von wesentlicher Bedeutung sind, dann müssen diese auf Ihren Folien enthalten und gut sichtbar sein. Dies gilt auch für Geschäftspräsentationen, die nicht persönlich, sondern auf dem Bildschirm gezeigt werden.

Vielleicht denken Sie, dass Ihre ausführlichen Präsentationsnotizen Ihren Lesern durch Erläuterungen helfen. Es besteht jedoch keine Garantie, dass sie auch gelesen werden. Wenn Sie lange ergänzende Texte benötigen, um die Botschaft Ihrer Präsentation zu vermitteln, ist dies letztendlich ein Zeichen dafür, dass Ihre Folien nicht für sich allein stehen, und genau hier sollten Sie Ihre Zeit investieren.

Daten-Storytelling für Geschäftspräsentationen

Eine herausragende Geschäftspräsentation braucht mehr als nur ein paar herausragende Folien. Sie braucht einen Erzählbogen, der Ihr Publikum durch die Präsentation führt. Effektives Data Storytelling entsteht nicht zufällig, sondern ist eine Fähigkeit, die Sie in unseren kostenlosen Webinaren erlernen können.

Die Termine unserer kommenden Webinare finden Sie hier. Suchen Sie sich einen Termin aus, der in Ihren Zeitplan passt, und lernen Sie von unserer Expertin Chelsea Drucker die Kunst des Data Storytelling.

Beispielfolien für herausragende Geschäftspräsentationen

Wir haben bereits einige Fehler aufgezeigt, die Sie vermeiden sollten. Nun möchten wir Ihnen konkrete Beispiele dafür geben, wie Sie Ihre Geschäftspräsentation optimieren können.

Alle diese Beispielfolien basieren auf Vorlagen aus der think-cell Library mit 250 Folienvorlagen, die alle von unseren Experten professionell gestaltet wurden, um den Anforderungen von Geschäftspräsentationen gerecht zu werden.

Sie können auf die hier gezeigten Beispiele und alle anderen Vorlagen zugreifen, indem Sie sich für eine kostenlose 30-Tage-Testversion anmelden.

Beispiel 1: Identifizieren, was hervorgehoben werden soll, und es gezielt betonen

Ein wichtiger Aspekt der effektiven Datenpräsentation ist es, die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu lenken. Es gibt Methoden, mit denen Sie das Wichtigste hervorheben, dessen Bedeutung verdeutlichen und zusätzliche Einblicke gewähren können, ohne wertvolle Informationen zu verbergen.

Das folgende Beispiel zeigt ein gestapeltes Säulendiagramm mit den Umsätzen für zwei Regionen, EMEA und Nordamerika, über einen Zeitraum von neun Jahren. Das sind achtzehn Datenpunkte, mit denen sich das Publikum auseinandersetzen muss, doch die Folie enthält mehrere Elemente, die die Daten verständlicher machen und die beabsichtigte Botschaft hervorheben:

• Akzentfarben zeigen deutlich, welche beiden Jahre für den Vergleich am relevantesten sind.
• Neutrale Grautöne rücken weniger wichtige Jahre in den Hintergrund.
• Der Ebenen-Differenzpfeil zeigt prozentuales Wachstum des Schlüsselsegments an.
• Textanmerkungen geben eindeutig an, auf welchen Bereich und welchen Zeitraum sich der Ebenen-Differenzpfeil bezieht.
• Aktionstitel gibt einen Grund oder eine Empfehlung in Bezug auf den hervorgehobenen Datenpunkt an.

Die Kernaussage ist klar, alle anderen Datenpunkte sind beschriftet und die Spaltensummen sind ebenfalls enthalten. Dadurch erhält das Publikum alle notwendigen Informationen, um zu verstehen, wie dieses Wachstum in Nordamerika in das Gesamtumsatzbild passt.

Beispiel 2: Mehrwert schaffen, ohne Chaos zu verursachen

Eine Herausforderung beim Hinzufügen ausreichender Details und Einblicke zu einer Geschäftspräsentationsfolie besteht darin, dies zu erreichen, ohne dass Ihr Layout chaotisch wirkt. Online-PowerPoint-Empfehlungen wie David JP Phillips' legendärer TED-Vortrag, empfehlen oft, die Anzahl der Objekte pro Folie auf sechs zu begrenzen.

Diese Empfehlung ist zwar zutreffend, richtet sich jedoch in erster Linie an Keynote-Präsentationen vor großem Publikum. Geschäftspräsentationen sind anders, insbesondere wenn sie für die Darstellung auf dem Bildschirm konzipiert sind.

Schauen wir uns ein Beispiel an. Die folgende Folienvorlage enthält eine fünfstufige Pyramide mit jeweils einer Überschrift, einem kurzen Text sowie einem Symbol. Der Winkel der Pyramidenform bietet außerdem Platz für eine Anmerkung oben links auf der Folie.

Die Folie enthält mindestens sechs Objekte, wirkt aber dennoch nicht überladen. Das folgende Beispiel zeigt, wie wir das Folienlayout anpassen und weitere Objekte hinzufügen können, darunter Titel, Beispielbilder, Zeilenüberschriften und mehr.

Trotz all dieser Informationen bleibt die Folie dank einer Reihe intelligenter Designentscheidungen gut lesbar:

• Illustration: Die Pyramide wird verkleinert, um mehr Platz für Elemente zu schaffen, ohne dabei den visuellen Effekt zu beeinträchtigen.
• Text: Durch die Umwandlung der Absätze von vollständigen Sätzen in Aufzählungspunkte wird der Textbedarf reduziert, ohne dass wertvolle Inhalte verloren gehen.
• Ausrichtung: Um die Lesbarkeit zu gewährleisten, wird trotz des Hinzufügens von Elementen die strikte tabellarische Ausrichtung in Zeilen und Spalten beibehalten.
• Überschriften: Prägnante Spaltentitel helfen dem Leser, die Bedeutung der zusätzlichen Inhalte leicht zu erfassen.
• Farbe: Die grüne Akzentfarbe wurde aus dem Text in den Zeilen und den Pyramidenebenen entfernt, um mögliche Ablenkungen zu vermeiden.
• Beschriftungen: Die Zahlenangaben auf den Pyramidenebenen wurden gelöscht, da sie keinen wesentlichen Beitrag zur Aussage der Folie leisten.
• Bilder: Obwohl insgesamt acht Bilder enthalten sind, tragen die einheitliche Positionierung und Ausrichtung innerhalb der Zeilen dazu bei, die Kontinuität des Folienlayouts zu wahren.

Beispiel 3: Fragen vorwegnehmen und proaktiv beantworten

Das nächste Beispiel zeigt, wie Sie einzelne Folien so gestalten können, dass sie sich in den Gesamtkontext Ihrer Geschäftspräsentation einfügen. Wenn Sie eine Folie gestalten, sollten Sie immer Fragen berücksichtigen, die Ihr Publikum möglicherweise stellen könnte, und diese vorwegnehmen.

Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten, beispielsweise Anmerkungen, Textfelder oder einen aussagekräftigen Aktionstitel. In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise ein weiteres Diagramm erstellen, das eine zusätzliche Perspektive bietet oder den Daten mehr Tiefe verleiht.

In diesem Beispiel haben wir ein Balkendiagramm hinzugefügt, das einen tieferen Einblick in die Daten gewährt, indem es zeigt, wie sich der Gesamtwert für die PC-Kategorie auf zwei Unterkategorien verteilt.

Dieses Beispiel funktioniert gut, da die Folie Verbinder und intuitive Farben verwendet, um deutlich zu machen, wie die beiden Diagramme miteinander in Beziehung stehen. Zusätzlicher Kontext könnte auch über den Kommentarbereich auf der rechten Seite und wie immer über den Aktionstitel bereitgestellt werden.

Indem Sie die Fragen des Publikums vorwegnehmen, zeigen Sie, dass Sie verstehen, was für Ihre Zuhörer wichtig ist. Somit sorgen Sie für einen flüssigen Ablauf Ihrer Präsentation und bieten mit jeder einzelnen Folie einen Mehrwert.

Beispiel 4: Rahmenbedingungen für ausgewogene Layouts

Wenn Ihre Folie zwei Statistiken zum direkten Vergleich präsentiert oder Vor- und Nachteile auflistet, ist eine horizontale 50:50-Aufteilung der Folie sinnvoll, wie in diesen Beispielen.

Die Folie gleichmäßig aufzuteilen erscheint naheliegend, um die Elemente ausgewogen zu platzieren. Dennoch bedeutet 50:50 nicht immer Ausgeglichenheit. Wenn Ihre beiden Hauptelemente nicht gleich wichtig sind, sollten Sie erwägen, dem Element, auf das sich das Publikum konzentrieren soll, mehr Platz auf der Folie einzuräumen.

Das bedeutet nicht, dass Sie die Größe, Form und Anordnung der Elemente beliebig ändern können. Es empfiehlt sich, Ihre Folie als Raster aus Zeilen und Spalten zu organisieren, auch wenn einige Elemente mehr Zeilen oder Spalten einnehmen als andere. Ein von der Fotografie inspiriertes Gestaltungsprinzip ist die Drittelregel. Das bedeutet, dass Sie Ihre Folie in drei Zeilen und drei Spalten unterteilen und so neun gleich große Abschnitte erstellen. Obwohl sie nicht durch sichtbare Gitterlinien abgegrenzt sind, sind sie dennoch vorhanden.

Um zu zeigen, wie dies funktioniert, widmet die folgende Beispielvorlage zwei Drittel der Folie dem Diagramm auf der linken Seite und ein Drittel den Kommentaren auf der rechten Seite. Die Verwendung dieses Verhältnisses von zwei Dritteln zu einem Drittel hat folgende Vorteile:

• Lesbarkeit: Da das Blasendiagramm recht komplex ist und mehrere Datenbeschriftungen enthält, sorgt die Zuweisung von zwei Dritteln des Folienplatzes dafür, dass die Schriftarten gut lesbar bleiben.
• Fokus: Wie in der Fotografie erleichtert die Drittelregel die Fokussierung auf das einzelne Drittelelement, wobei das Diagramm neben diesem Element einen impliziten Freiraum schafft.
• Der Wegweiser zur Handlung: Wenn das linke Element größer und farbenfroher ist, vermitteln diese vorbereitenden Merkmale dem Leser einen ersten visuellen Eindruck des Diagramms, bevor er sich mit den Details in den Kommentaren befasst.

Die Drittelregel eignet sich nicht für jede Folie in jeder Präsentation. Bei einem Verfahren mit vier gleichgewichtigen Schritten sollte jeder Schritt ein Viertel der Folienbreite einnehmen. Denken Sie nicht zu viel darüber nach.

Der empfohlene Ansatz besteht darin, den Inhalt jeder Folie zu bewerten und dementsprechend ein ausgewogenes Layout zu wählen. Halten Sie sich an anerkannte Best Practices. Ihre Folie mag zwar visuell ansprechend sein und exzeptionelle Einblicke bieten, jedoch ist es eher unwahrscheinlich, dass sie so außergewöhnlich ist, dass sie ein vollständig neues Layout benötigt, das in einer Geschäftspräsentation noch nie zuvor zu sehen war.

Beispiel 5: Farben sparsam, aber konsequent einsetzen

Eine offensichtliche Regel bei der Verwendung von Farben in Ihren Geschäftspräsentationen ist die Einhaltung der Markenidentität Ihres Unternehmens. Wenn Ihr Unternehmen und/oder Ihre Abteilung mit einer PowerPoint-Vorlage arbeitet, machen Sie sich mit der Verwendung der Vorlage vertraut und befolgen Sie die internen Richtlinien, um Ihre Folien professionell und markengerecht zu gestalten.

Aber selbst innerhalb der Grenzen einer Unternehmensvorlage haben Sie in der Regel einen gewissen Spielraum bei der Farbauswahl. Und diese Entscheidungen können einen großen Einfluss auf das Erscheinungsbild und die Lesbarkeit Ihrer Folien haben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Farben in Ihren Diagrammen verwenden sollen, hilft Ihnen unser kostenloser Kurs der think-cell Academy weiter: Visuell werden.

Mit Farben haben Sie auch die Möglichkeit, die Gesamtdarstellung Ihrer Geschäftspräsentation einheitlicher zu gestalten. Angenommen, Sie haben mehrere Folien, auf denen Produkt A und Produkt B erwähnt werden. Sie können Ihrem Publikum einen großen Gefallen tun, indem Sie in Ihrer gesamten Präsentation für A und B einheitliche Farben verwenden, wie das folgende Beispiel zeigt.

Stellen Sie sich vor, wie verwirrend es wäre, wenn die Farben auf den beiden Folien vertauscht wären. Durch die konsequente Verwendung desselben Grüns für Produkt A und desselben Blaus für Produkt B unterstützen Sie die Erinnerung Ihres Publikums und tragen dazu bei, dass es sich auf die Botschaft Ihrer Präsentation einlässt.

Fazit: Die besten Geschäftspräsentationen folgen Best-Practice-Beispielen

Um herausragende Geschäftspräsentationen zu erstellen, muss man kein begabter Künstler mit besonderen Talenten sein. Jeder kann Methoden und Beispiel-Frameworks analysieren und diese nutzen, um professionelle Folienlayouts zu erstellen und überzeugende Beiträge zu verfassen.

Der größte Fehler, den Sie machen können, ist zu glauben, dass Sie kreativ sein müssen, um sich von anderen abzuheben. Das müssen Sie nicht. Lernen Sie die Grundlagen, wenden Sie sie konsequent an und lernen Sie aus Best-Practice-Beispielen. Schließlich ist es wichtig, dass Sie die richtigen Vorlagen und Tools nutzen, um Ihre Theorie in PowerPoint in die Praxis umzusetzen.

Ein guter Ausgangspunkt ist die think-cell Library, die mehr als 250 Best-Practice-Vorlagen enthält und Ihnen die Suche in allen Folien Ihres PowerPoint-Archivs ermöglicht. Profitieren Sie noch heute von einer kostenlosen 30-Tage-Testversion und entdecken Sie, wie Sie mit der think-cell Library schneller herausragende Geschäftspräsentationen erstellen können.