Qué hace que una presentación de PowerPoint empresarial destaque, con ejemplos

Para realizar presentaciones empresariales excepcionales, debe ser algo más que un usuario de PowerPoint cualificado. Tiene que entender lo que hace que las presentaciones empresariales sean únicas y cómo puede crear diapositivas que atraigan a un público profesional.

Este artículo presenta cinco errores comunes que incluso los usuarios avanzados de PowerPoint pueden cometer al crear presentaciones empresariales, y proporciona cinco ejemplos prácticos de cómo puede hacer que sus propias presentaciones empresariales destaquen.

Si tiene prisa, puede saltar a la sección que más le interesa:

• Por qué las presentaciones empresariales son diferentes
• Ejemplos de errores de presentación empresarial
• Diapositivas de ejemplo para presentaciones empresariales excepcionales

Todas las plantillas de ejemplo que se muestran en este artículo están disponibles en think-cell Suite, el complemento de PowerPoint líder mundial para presentaciones empresariales. Descargue su prueba gratuita de 30 días para acceder a todas las herramientas, plantillas y funciones.

Por qué las presentaciones empresariales son diferentes

Uno de los puntos fuertes de PowerPoint es su flexibilidad. Los niños de la escuela secundaria hacen presentaciones llenas de animación sobre sus Pokémon favoritos, los estudiantes universitarios hacen presentaciones con muchas citas sobre la Guerra Civil Americana y los invitados a una boda hacen presentaciones de diapositivas con fotos de los momentos de vida más incómodos del novio.

Pero las presentaciones empresariales son diferentes. No intentan parecer divertidas, convencer a un profesor de que han leído sesenta libros o avergonzar a uno de sus mejores amigos. Las presentaciones empresariales tienen como objetivo plantear un argumento, convencer a un público y condicionar una toma de decisiones eficaz.

Por eso las presentaciones empresariales son diferentes.

Los ejemplos de presentaciones empresariales van desde informes trimestrales hasta análisis de mercado ad hoc y presentaciones a nivel ejecutivo. Aunque cada uno de estos tiene sus propios requisitos, hay varios factores que diferencian a las presentaciones empresariales de cómo se utiliza PowerPoint fuera de un entorno profesional:

• Inversión: Las presentaciones empresariales no son baratas. Además del tiempo dedicado a crear diapositivas en PowerPoint, puede haber costes significativos asociados con la investigación, el análisis y la infraestructura necesarios para producir el contenido.
• Compromiso: No se mantiene la atención del público empresarial con animaciones o elementos visuales entretenidos. Se hace a través de una comunicación clara, narrativas coherentes e información valiosa.
• Resultados: Se espera que las presentaciones empresariales produzcan resultados significativos para justificar la inversión. Deben lograr que se tomen decisiones y se tomen medidas que hagan avanzar el negocio.
• Credibilidad: Los datos precisos, los diseños profesionales y la coherencia de la marca son esenciales si una presentación empresarial va a infundir confianza en el público e influir en una decisión de alto riesgo.
• Consumo: Muchas presentaciones empresariales se leen fuera de un entorno de reunión o presentación, lo que significa que la historia y los mensajes de las diapositivas tienen que ser claros, incluso sin una pista de conversación.

Ser consciente de estos factores es el primer paso, pero aún debe saber cómo evitar los errores y qué medidas concretas puede implementar para crear una presentación comercial satisfactoria.

Ejemplos de errores en las presentaciones empresariales

Incluso con los objetivos adecuados, no siempre es fácil ejecutarlo de forma eficaz. En este caso, veremos algunos ejemplos de trampas en las que es fácil caer cuando se hace que una presentación comercial destaque y le mostraremos cómo evitarlas.

Error 1: Tomar atajos en el lugar equivocado

Dados los altos costes que implica la producción de presentaciones empresariales complejas, puede ser tentador intentar ahorrar donde pueda. Pero esto es una falacia. Hacer que su producto final sea lo más pulido posible es cómo maximizar el retorno de su inversión en todo lo que se ha dedicado a la presentación.

Como ejemplo sencillo, puede encontrar una imagen con licencia en línea y preguntarse si merece la pena pagarla o si puede utilizar la versión gratuita con marca de agua. Pague por ello. O utilice una imagen sin licencia. No tome atajos por un pequeño ahorro que menoscabe la credibilidad de su presentación.

Error 2: Causar confusión con la creatividad

Al crear una presentación empresarial que desee destacar, existe el peligro de esforzarse demasiado en innovar con sus diapositivas. Esto no mantendrá a su público involucrado. Utilice plantillas y siga las mejores prácticas recomendadas, como el principio de la pirámide y MECE. Se recomiendan por un motivo.

Las visualizaciones familiares son más fáciles de entender para su público que algo que nunca antes habían visto y deben tener en cuenta. Por lo tanto, no cometa el error de crear diseños de diapositivas radicales que confundan a su audiencia. Si sus diapositivas son homogéneas y están bien estructuradas, apoyarán sutilmente sus mensajes y le ayudarán a contar una historia interesante.

Consejo: La creación de nuevos diseños de diapositivas también requiere un tiempo valioso. think-cell Library le permite acceder fácilmente a sus diapositivas favoritas, lo que le proporciona la base perfecta para empezar a crear su presentación.

Error 3: Engañar a su audiencia para imponer una conclusión

Usted está bajo presión para que su presentación comercial tenga un impacto y condicione las decisiones, por lo que desea que su historia sea lo más clara posible. Pero esto no significa que deba ocultar el contexto o usar trucos de visualización de datos para engañar a su público.

Como ejemplo, una técnica clásica que se utiliza para destacar las diferencias entre valores en un gráfico de columnas es comenzar el eje por encima de cero. Excel incluso lo hace de forma predeterminada, lo cual puede crear una falsa impresión de los datos.

No lo haga. Puede destacar lo que más importa, pero no debe ocultar nada solo porque es incómodo. Si su línea de argumento es sólida, entonces la comunicación transparente y segura es la mejor manera de favorecer la decisión que está buscando.

Consejo: Si desea resaltar las diferencias en un gráfico de columnas sin engañar a su público, puede hacerlo en think-cell utilizando cortes de eje de valor o añadiendo flechas de diferencia de nivel.

Error 4: Hacer cambios tardíos que introducen incoherencias

Los plazos tienen el hábito de generar nuevas ideas y los datos tienen el hábito de cambiar justo antes de que llegue el momento de su presentación. Los cambios tardíos son parte de la vida, pero si actualiza cualquier dato, debe tener tiempo suficiente para comprobar gráficos, tablas, anotaciones y cualquier otro elemento de la diapositiva que pueda verse afectado.

Es doloroso, pero si no comprueba manualmente todos los gráficos y cifras de su presentación final, pueden producirse errores fácilmente. Trabaje con listas de verificación, herramientas de automatización y cualquier método que pueda encontrar para asegurar la precisión, reforzar su credibilidad y ayudar a que su presentación tenga éxito.

Consejo: Configure sus diapositivas utilizando los enlaces de Excel de think-cell para asegurarse de que todo esté sincronizado con su hoja de cálculo y que pueda actualizarse automáticamente. De esta forma, nunca presentará una diapositiva con un número en el título que no coincida con los datos del gráfico.

Error 5: Ocultar información fundamental en las notas de la presentación

Si tiene información esencial para el mensaje que desea transmitir, debe estar en sus diapositivas y debe ser visible. Esto es así incluso en las presentaciones empresariales que se comparten para su consumo en la pantalla, no en persona.

Es posible que piense que sus extensas notas de presentación están ayudando a sus lectores proporcionando explicaciones, pero no puede garantizar que nadie las lea. En última instancia, si necesita textos complementarios largos para transmitir el mensaje de su presentación, es una señal de que sus diapositivas no se sostienen por sí solas, y ahí es donde debería invertir su tiempo.

Narrativa de datos para presentaciones empresariales

Una presentación empresarial excepcional necesita más que unas pocas diapositivas excepcionales. Necesita un arco narrativo que guíe a su audiencia a través de la presentación. Una narración de datos eficaz no se produce por casualidad, pero es una habilidad que se puede enseñar y que puede aprender en nuestros seminarios web gratuitos.

Puede ver las fechas de nuestros próximos seminarios web aquí. Encuentre una sesión que se adapte a su horario y únase a nuestra experta, Chelsea Drucker, mientras le enseña el arte de la narración de datos.

Diapositivas de ejemplo para presentaciones empresariales excepcionales

Hemos tratado varias cosas que puede hacer mal, así que aquí veremos ejemplos concretos de lo que puede hacer bien para que sus diapositivas de presentación empresarial destaquen.

Todas estas diapositivas de ejemplo se basan en plantillas de think-cell Library, que incluye 250 plantillas de diapositivas, todas diseñadas profesionalmente por nuestros expertos para satisfacer las necesidades de las presentaciones empresariales.

Puede acceder a los ejemplos que se muestran aquí y a todas las demás plantillas inscribiéndose para una prueba gratuita de 30 días.

Ejemplo 1: Identificar qué destacar y duplicarlo

Una parte clave de la presentación eficaz de los datos es guiar la atención de su público. No quiere ocultar información valiosa, pero hay métodos que puede utilizar para destacar lo que es más importante, dejar claro por qué es importante y proporcionar información adicional.

El siguiente ejemplo muestra un gráfico de columnas acumuladas con ingresos para dos regiones, EMEA y Norteamérica, durante un periodo de nueve años. Esos son dieciocho puntos de datos con los que el público tiene que lidiar, pero la diapositiva incluye varios elementos para hacer que los datos sean digeribles y ayudar a que el mensaje previsto destaque:

• Los colores acentuados muestran claramente qué dos años son los más relevantes para la comparación.
• Los tonos grises neutros reducen el interés en los años menos importantes.
• La flecha de diferencia de nivel muestra el porcentaje de crecimiento del segmento clave.
• La anotación de texto indica claramente a qué región y periodo se aplica la flecha de diferencia de nivel.
• El título de la acción proporciona un motivo o recomendación relacionados con el punto de datos resaltado.

Si bien el mensaje clave está claro, todos los demás puntos de datos están etiquetados y también se incluyen sumas de columnas. Esto proporciona al público todo el contexto que necesitan para comprender cómo encaja este crecimiento en Norteamérica en el panorama general de ingresos.

Ejemplo 2: Añadir valor sin crear desorden

Una de las dificultades de añadir suficientes detalles e información a una diapositiva de presentación empresarial es hacerlo sin que su diseño se convierta en un caos. Los consejos en línea de PowerPoint, como la emblemática charla TED de David JP Phillips, a menudo recomiendan limitar el número de objetos por diapositiva a seis.

Este consejo es válido, pero está dirigido principalmente a presentaciones principales celebradas frente a grandes audiencias. Las presentaciones empresariales son diferentes, especialmente si están diseñadas para el consumo en pantalla.

Veamos un ejemplo. La siguiente plantilla de diapositiva tiene una pirámide de cinco capas, cada una con un encabezado, texto corto e icono. El ángulo de la forma piramidal también proporciona espacio para una anotación en la parte superior izquierda de la diapositiva.

La diapositiva tiene al menos seis objetos, pero sigue sin estar en peligro de estar demasiado desordenada. El siguiente ejemplo muestra cómo podemos ajustar el diseño de la diapositiva y añadir más objetos, incluidos títulos, imágenes de ejemplo, encabezados de filas y más.

A pesar de toda esta información, la diapositiva sigue siendo fácil de leer gracias a una serie de opciones de diseño inteligentes:

• Ilustraciones: El tamaño de la pirámide se reduce para crear más espacio para los elementos, sin sacrificar el efecto visual.
• Texto: Convertir los párrafos de frases completas a listas con viñetas reduce la necesidad de texto sin perder contenido valioso.
• Alineación: A pesar de añadir elementos, se mantiene la estricta alineación tabular en filas y columnas para garantizar la legibilidad.
• Encabezados: Los títulos de columna breves ayudan al lector a analizar fácilmente el significado del contenido adicional.
• Color: El color de énfasis verde se ha eliminado del texto en las filas y las capas de la pirámide, eliminando posibles distracciones.
• Etiquetas: Se han eliminado las etiquetas numéricas de las capas de la pirámide, ya que no contribuyen significativamente al mensaje de la diapositiva.
• Imágenes: Aunque se incluye un total de ocho imágenes, el posicionamiento y la alineación uniformes dentro de las filas ayudan a mantener la continuidad del diseño de la diapositiva.

Ejemplo 3: Anticiparse a las preguntas y responderlas de forma proactiva

El siguiente ejemplo analiza cómo puede componer diapositivas individuales que se adapten a la narrativa general de su presentación empresarial. Cuando diseñe una diapositiva, siempre debe considerar las preguntas que su público pueda hacer y responderlas de forma preventiva.

Hay varias formas de hacerlo, como con anotaciones, cuadros de texto o un título de acción expresivo. En algunos casos, es posible que desee crear otro gráfico que proporcione una perspectiva adicional o añada más profundidad a los datos.

En este ejemplo, hemos añadido un gráfico de barras que profundiza en los datos mostrando cómo se divide el valor total de la categoría PC entre dos subcategorías.

Este ejemplo funciona bien porque la diapositiva utiliza conectores y colores intuitivos para dejar claro cómo se relacionan los dos gráficos entre sí. También se puede dar contexto adicional a través de la sección de comentarios de la derecha y, como siempre, el título de la acción.

Anticipándose a las preguntas de la audiencia, demuestra que entiende lo que les importa, ayuda a que su presentación fluya y proporciona valor con cada diapositiva.

Ejemplo 4: Seguir marcos para diseños equilibrados

Si la diapositiva presenta dos estadísticas para la comparación directa, o una lista de pros y contras, entonces una división horizontal de 50:50 en la diapositiva tiene sentido, como en estos ejemplos.

Dividir la diapositiva por igual es como una idea sencilla para mantener el equilibrio de los elementos. Pero 50:50 no siempre significa equilibrio. Si sus dos elementos principales no son igual de importantes, debe considerar dar más espacio en la diapositiva en el que desea que el público se centre.

Esto no significa que pueda dimensionar, dar forma y organizar las cosas como desee. Es una buena idea organizar la diapositiva como una cuadrícula de filas y columnas, incluso si algunos elementos ocupan más filas o columnas que otros. Un marco, inspirado en la fotografía, es la regla de los tercios. Esto significa dividir la diapositiva en tres filas y tres columnas, creando nueve secciones iguales. No está marca con líneas de cuadrícula visibles, pero están ahí.

Para mostrar cómo funciona, la siguiente plantilla de ejemplo dedica dos tercios de la diapositiva al gráfico de la izquierda y un tercio a los comentarios de la derecha. Usar esta proporción de dos tercios/un tercio tiene las siguientes ventajas:

• Legibilidad: Dado que el gráfico de burbujas es bastante complejo y contiene varias etiquetas de datos, dos tercios del espacio de la diapositiva ayudan a mantener legibles los tamaños de fuente.
• Centro de interés: Al igual que en la fotografía, la regla de los tercios hace que sea más fácil concentrarse en el elemento de un tercio, con el lienzo del gráfico creando un espacio abierto implícito a su lado.
• Guiar la historia: Cuando el elemento de la izquierda es más grande y colorido, estos atributos de preatención ayudarán a dar al lector una primera impresión visual del gráfico antes de enfrentarse a más detalles en los comentarios.

La regla de los tercios no será adecuada para cada diapositiva de cada presentación. Si tiene un proceso con cuatro pasos de igual peso, dele a cada paso una cuarta parte del ancho de la diapositiva. No tiene que pensarlo demasiado.

La estrategia recomendada es evaluar el contenido de cada diapositiva y elegir un diseño equilibrado en consecuencia. Y seguir las mejores prácticas reconocidas. Su diapositiva puede ser magnífica y tener conocimientos únicos, pero es poco probable que sea tan especial que necesite un nuevo diseño que nunca antes se haya visto en una presentación comercial.

Ejemplo 5: Usar el color con moderación pero de manera consistente

Una regla obvia al utilizar el color en sus presentaciones empresariales es adherirse a la identidad de marca de su empresa. Si su empresa y/o departamento trabajan con una plantilla corporativa de PowerPoint, asegúrese de familiarizarse con el uso de la plantilla y siga las directrices internas para mantener la profesionalidad de sus diapositivas y en consonancia con la marca.

Pero incluso dentro de las limitaciones de una plantilla corporativa, normalmente tendrá cierta libertad para elegir colores. Y estas opciones pueden tener un gran impacto en el aspecto y la legibilidad de sus diapositivas. Si no tiene claro cómo utilizar el color en sus gráficos, puede obtener más información con nuestro curso gratuito de la academia de think-cell: Ser visual.

También puede usar el color para hacer que la narrativa general de su presentación comercial sea más cohesionada. Supongamos que tiene varias diapositivas en las que se mencionan el Producto A y el Producto B. Puede hacer un gran favor a su audiencia utilizando colores uniformes para cada una de las A y B a lo largo de su presentación, como demuestra el siguiente ejemplo.

Imagine lo confuso que sería si los colores se invirtieran en las dos diapositivas. Al usar constantemente el mismo verde para el Producto A y el mismo azul para el Producto B, refuerza el recuerdo del público y les ayuda a comprender la historia que su presentación está diseñada para contar.

Conclusión: Las mejores presentaciones empresariales siguen ejemplos de mejores prácticas

Para crear excelentes presentaciones empresariales no hay que tener un talento especial como artista. Cualquiera puede estudiar metodologías y marcos de ejemplo, y usarlos para crear diseños de diapositivas profesionales y elaborar narrativas convincentes.

El principal error que puede cometer es pensar que necesita creatividad para destacar. No es así. Estudie los fundamentos, aplíquelos rigurosamente y aprenda de ejemplos de mejores prácticas. Por último, debe equiparse con las plantillas y herramientas adecuadas que le ayudarán a poner su teoría en práctica en PowerPoint.

Un buen punto de partida es think-cell Library, que incluye más de 250 plantillas de mejores prácticas y le permite buscar todas las diapositivas en su repositorio de PowerPoint. Comience hoy mismo una prueba gratuita de 30 días para ver cómo think-cell Library puede ayudarle a crear presentaciones empresariales excepcionales más rápido.