PowerPoint 中的瀑布图：您的分步指南

瀑布图是一种强大的数据可视化形式，它通过强调不同数值如何驱动变化来支持决策。瀑布图用于金融、咨询和一系列其他行业，但在 PowerPoint 中构建它们并不总是那么简单直接。

本文将向您介绍瀑布图的优缺点，描述构建它们的最佳实践，并探讨它们何时最有效。我们将逐步解释如何在 Excel 或 PowerPoint 中创建瀑布图，并探讨如何构建超越 PowerPoint 原生功能、更具影响力的瀑布图的方法。

本指南涵盖以下要点：

• 关于瀑布图的关键事实
• 什么是瀑布图？
• 瀑布图如何使用？
• 瀑布图的优势
• 瀑布图的缺点
• 瀑布图的最佳实践
• 构建瀑布图的不同选项
• 初级阶段：使用 Excel 构建瀑布图
• 分步指南：如何在 PowerPoint 中构建瀑布图
• 进阶水平：使用 think-cell 增强您的瀑布图
• 瀑布图常见问题解答

关于瀑布图的关键事实

在深入探讨之前，我们先总结一下本文涵盖的最重要要点：

• 瀑布图是一种数据可视化形式，它使用浮动柱形来显示正值和负值如何共同促成最终结果。
• 瀑布图（也称为桥形图）用于一系列行业，最显著的是金融和咨询业，但也用于人力资源和领导力团队。
• 瀑布图是讲述故事和支持决策的有效方式，因为它们引导受众从左到右阅读，并有助于突出特定指标或影响因素的影响。
• 要在 PowerPoint 中构建瀑布图，您可以直接在演示文稿中构建，也可以在 Excel 中创建然后复制过来。
• PowerPoint 和 Excel 在构建瀑布图时都有一定的局限性，并且操作起来可能相对耗时。

专业的瀑布图最好使用像 think-cell 这样的 PowerPoint 插件来构建，它允许用户快速创建行业领先的瀑布图，包括堆叠柱形图等增强功能。您可以下载 30 天免费试用版，亲身体验在 PowerPoint 中构建瀑布图可以变得多么容易：

什么是瀑布图？

瀑布图（也称为“级联图”、“桥形图”或“浮动条形图”）可视化起始值和结束值之间的正向和负向变化。瀑布图的目标是清晰地说明是什么驱动了两个（或多个）数值之间的差异，以及这些驱动因素的幅度和构成。

图表的名称来源于其瀑布式的外观，这是由从左到右查看时柱形在图表上逐级向下排列所形成的。这在具有一系列负值柱形的瀑布图中最为明显。

要创建（或阅读）瀑布图，您需要了解它们的构建方式。最左边和最右边的两个外部柱形是起始值和最终总值。两者都由从基线开始的全高柱形表示，就像在标准柱形图中一样。

这些总值在视觉上与中间柱形区分开来，中间柱形浮动在基线上方，表示这些总值之间的变化或增量值。每个浮动柱形的参考点是前一个柱形结束的位置。参考点是顶部还是底部取决于前一个值是正还是负。柱形之间的虚线或点状连接线通常用于辅助阅读。

一种特殊的瀑布图：桥形图

桥形图本质上与瀑布图相同，只是增加了表示小计的中间柱形。这些柱形，如同起始值和最终总值一样，与基线相连，因此在从左到右阅读时，它们显示了到该点为止的总值。

其视觉效果（特别是如果包含多个小计柱形）是用类似桥的拱形中断了瀑布式的级联流动。因此得名“桥形图”。

尽管引入小计对瀑布图的视觉外观和阅读方式有相当显著的影响，但“桥形图”和“瀑布图”这两个术语经常互换使用。由于“瀑布图”是更通用的术语，本文将主要使用它。

瀑布图如何使用？

瀑布图最常用于说明不同数值（如收入和成本）对某个总量（如公司利润）的贡献程度。从左到右读取的数值显示了每个指标如何驱动了变化（或未驱动变化）。

虽然瀑布图是由全球管理咨询公司麦肯锡 (McKinsey & Company) 推广为主流的，但它们现在已被各行各业广泛使用。不同团队使用瀑布图的示例包括：

• 商业团队：用以显示相关客户细分市场的业绩如何贡献于总销售额。
• 销售团队：用以查看销售量在销售漏斗各阶段的下降情况。
• 财务团队：用以可视化损益表 (P&L) 中各项科目的金额。
• 人力资源团队：用以沟通各办公室人员编制的净变化。
• 领导力团队：指出哪些业务部门对实现公司目标的贡献最大。

所有这些示例都利用瀑布图独特的可视化方式来显示每个变化驱动因素如何对总量做出贡献。另一种用法是作为折线图的替代方案，显示单个指标在不同时间段内的变化情况。例如，人力资源团队可以使用瀑布图来显示人员编制逐季度的变化，最终得出年终总数。

类似地，包含小计柱形的桥形图也可以基于时间序列。在这种情况下，图表可以显示几年内的演变情况，小计显示每个 12 个月周期结束时的人员编制。

瀑布图的优势

由于瀑布图不如其他一些图表类型为人熟知，因此最好了解使用它们的动机，以证明其增加的复杂性是合理的。审视瀑布图优势的一个好方法是比较两个显示同一年内人员编制变化数据的图表。

左边是瀑布图，它显示了人员编制在前三个季度如何下降，然后在第四季度反弹至初始总数约 90% 的水平。右边是标准柱形图，显示完全相同的数据。

即使对于这样简单的数据集，瀑布图也比柱形图显示出几个优势：

• 序列标签与柱形的脱节程度较低
• 变化的累积影响被可视化，显示了每个季度末的当前总人数
• 直观的流程让受众可以从左到右阅读图表，无需来回或上下跳跃
• 清晰的区分有助于辨别显示总值的柱形和显示变化量的柱形

这些因素 - 尤其是图表从左到右阅读的自然方式以及隐含的滚动总计 - 使得瀑布图在讲述故事和影响积极的业务决策方面更加有效。对于更复杂的数据集，这一点可能更加明显。

与其他图表类型相比，瀑布图的其他优势包括：

• 相对于折线图：瀑布图清晰地强调了每个数据点有趣的地方，即要么是总量（对于全高柱形），要么是变化量（对于浮动柱形）。折线图需要标注才能提供相同的上下文。
• 相对于堆叠柱形图：如果您有正值和负值共同贡献于一个整体，堆叠柱形图几乎变得不可读，而瀑布图则清晰地显示了每个值的贡献。
• 相对于饼图：瀑布图不仅显示各个元素如何贡献于整体（这也可以用饼图有效显示），它还清晰地显示了初始值。此外，饼图不适合表示负值。

鉴于这些好处，您可能想知道为什么瀑布图不那么普遍。一个原因是在 PowerPoint 或 Excel 中创建它们可能很难做对，这使得许多人转而使用不尽人意的柱形图或折线图。

瀑布图不必难以操作。如果您想了解使用 think-cell 构建它们有多么容易，可以跳转到下面的部分 - 或者您可以下载免费试用版亲自尝试：

瀑布图的缺点

没有哪种图表适合所有场景和所有数据集。以下是一些瀑布图可能不是最佳选择的情况示例：

• 滚动总计在零线上下波动：如果您的起始值为正，但数据在图表流程中变为负值，它将穿过 x 轴。根据数值低于零线的程度，这可能会影响图表的可读性。
• 变化值与起始值相比非常小：如果您的初始值比变化值高一千倍，那么浮动柱形将变得非常小且难以解析。有一些可能的解决方案，例如省略初始柱形并用另一种方式指示起始值，但您可能也需要考虑使用替代图表类型。
• 影响因素过多：如果您有非常多的类别，那么标签可能会被压缩甚至难以辨认。您可以将瀑布图水平旋转以辅助阅读，但您可能仍然会发现图表上的信息量实在太大。在这种情况下，您可以尝试不同的可视化方式，或者可能希望重新构建数据，以便更好地突出最重要的点。

了解不同图表类型的优缺点对于讲述令人信服的数据故事至关重要。您可以在我们的博客文章中了解更多关于此主题的信息：为您的演示找到合适的可视化方式。

瀑布图的最佳实践

有一些需要了解的原则将帮助您创建出色的 PowerPoint 演示文稿。以下最佳实践在此基础上，针对瀑布图的构建提出了具体建议：

• 堆叠相关的序列：堆叠时需要稍加小心，因为在一个柱形中组合正值和负值可能会造成混淆。然而，通常有充分的理由堆叠柱形，例如显示多个业务单位的等效指标（如收入、销售成本等）。堆叠这些柱形有助于使整体故事更清晰，同时不会隐藏数据的粒度。
• 利用小计：如果您考虑要用瀑布图讲述的故事，那么您可以将小计视为章节。使用小计柱形来提供视觉检查点，并将整体情况分解为受众易于理解的组成部分。
• 在柱形上使用数据标签：由于瀑布图的浮动柱形并非从共同的基线开始，因此并不总是容易辨别它们的大小。每个柱形的数据标签有助于您的受众比较图表中的各个值。
• 用颜色讲述您的故事：不要将您的瀑布图变成彩虹，但通常用颜色显示负值和正值，并为总计柱形使用单独的颜色是很有用的。
• 使用公式计算总计：与大多数条形图不同，瀑布图中的柱形并不是相互独立的。确保您的总计和任何小计柱形中的值通过公式与类别值链接起来。这将确保如果数据发生变化或您添加新类别，您的图表仍保持正确。

构建瀑布图的不同选项

创建瀑布图时，最重要的是使用专为创建瀑布图而设计的功能。您或许可以使用不可见的柱形和虚拟数据系列使柱形图看起来像瀑布图，但这不可扩展，并且很可能是一种混乱且令人沮丧的体验。

构建瀑布图最合适的三种解决方案是：

• Excel：在数据最常驻留的地方处理数据可能最为方便
• PowerPoint：直接在演示环境中构建图表有助于减少阻力
• 像 think-cell 这样的 PowerPoint 插件：利用强大的软件工具可以提高一致性并支持最佳实践的图表创建

在以下部分中，我们将详细探讨这三种解决方案。

初级阶段：如何在 Excel 中创建瀑布图

根据您的工作流程和数据来源，直接在 Excel 中创建瀑布图可能是最合理的。如果您仍在完善图表的构思，并且可能仍需要在处理可视化格式的细节之前聚合或构建数据，通常就是这种情况。

创建数据表

在 Excel 中，您需要先有数据才能插入图表。如果您的数据按行或列逻辑排序，Excel 应该能够解析它。一个建议是对总计使用 =SUM() 公式，这样您的最终柱形总能反映其他值的任何变化。只需注意将任何小计柱形排除在 SUM 之外 - 否则它们将对总计贡献两次。

请注意，Excel 本身不支持创建堆叠瀑布图，因此这仅适用于单系列数据。

插入图表

选择您的数据范围，转到插入功能区选项卡并打开图表菜单，您可以在建议的图表类型底部附近找到瀑布图图表。当您首次插入图表时，它可能看起来与您的预期不太一样，但请不要担心。我们将在下一步中解决这个问题。

设置您的总计柱形

Excel 确实允许在瀑布图中使用总计柱形，但您需要手动设置它们。单击一次您的总计柱形将选择整个数据系列。再次单击将把选择焦点放在所选柱形上。从这里，您可以从右侧边栏中选择“系列选项”并勾选“设置为总计”框。这应该将您选择的总计柱形固定到基线上。您可以为任何小计重复此操作。

设置图表格式

设置好总计柱形后，您应该已经设置好了功能正常的瀑布图。Excel 中的格式化选项可通过图表设计和格式功能区选项卡获得，或者通过右键单击图表并从上下文菜单中选择“设置格式”选项。

Excel 图表格式化功能相当有限，因此 Excel 图表的最佳用途通常是作为动态预览，帮助您处理数据并做出决策，例如哪些类别分组、包含哪些小计以及如何最好地利用颜色。

如果您将瀑布图作为 Excel 仪表板或报告的一部分构建，那么您可以随意完善它，但常见的下一步是在 PowerPoint 中基于您的 Excel 数据构建图表，因为这很可能是图表最终呈现的地方。

分步指南：如何在 PowerPoint 中构建瀑布图

要在 PowerPoint 中构建瀑布图，您可以从复制您在 Excel 中准备好的内容开始，或者使用 PowerPoint 的内置功能在演示文稿中从头创建图表。在本分步指南中，我们将从一个空白演示文稿开始。如果您从 Excel 复制图表，可以直接跳转到样式和格式化部分。

当数据来自 Excel（这很常见）时，将电子表格链接到 PowerPoint 是标准做法。然而，当文件更新或移动时，团队内部经常会出现困难，并且演示文稿无法反映最新数据。详细了解我们如何通过 think-cell 强大的 Excel 数据链接解决这些问题。

第 1 步：在 PowerPoint 中插入瀑布图

第一步是插入您的瀑布图。在 PowerPoint 中，您甚至可以在有任何数据之前就在空幻灯片上执行此操作。

1. 导航到插入菜单。
2. 在“插图”组下选择“图表”。
3. 从图表选项列表中选择“瀑布图”并单击“确定”。这将在您的幻灯片上填充一个瀑布图模板，同时弹出一个 Excel 电子表格。

第 2 步：向 PowerPoint 瀑布图添加数据

默认的瀑布图预加载了一些示例数据，因此您已经可以看到几个柱形。您需要将虚拟值替换为您自己的数据。您可以在图表的关联 Excel 窗口中添加或编辑 x 轴标签和值。您可以通过以下方式访问图表的 Excel 窗口：

• 首次插入图表时自动打开。
• 选择“编辑数据”，可通过右键单击图表或通过“图表设计”功能区选项卡访问。

注释：与 Excel 一样，PowerPoint 功能不允许创建堆叠瀑布图，因此添加额外的数据列不会导致图表发生变化。如果您的演示文稿需要堆叠瀑布图，使用像 think-cell 这样的插件可以实现。

如果您只创建单系列瀑布图，您可以坚持使用原生 PowerPoint 功能，并单击“选择数据”来更改图表中的可见数据。

单击“选择数据”以更改图表中的可见数据

如果您要向图表添加或删除数据行，则需要调整 PowerPoint 正在读取的选定数据。这可以通过以下方式完成：

1. 单击“图表设计”功能区选项卡中的“选择数据”命令。这将打开“选择数据源”窗口以及图表的 Excel 窗口。
2. 调整您的“图表数据范围”，选择图表 Excel 窗口中您想要显示的数据。

对于任何要定义为总计或小计的值，您可以使用右侧边栏中的“设置为总计”复选框。如果您已经在 Excel 中构建过瀑布图，对此会很熟悉。

图表中的数据可以是：

• 总计或小计，意味着柱形连接到水平 x 轴。
• 贡献值，意味着柱形被视为浮动框。

勾选或取消勾选“设置为总计”复选框，以在两个状态之间切换数据点。要访问此复选框，请双击数据点以打开其“设置数据点格式”任务窗格。您将在“系列选项”下看到该复选框。

设置瀑布图的样式和格式

插入数据后，是时候设置瀑布图的样式了。样式和格式可以应用于整个图表或单个图表元素。进行选择，然后使用“图表设计”和“格式”功能区，或者进行选择时出现在右侧的格式任务窗格，来进行所需的样式和格式更改。

您可以通过选择相应的图例元素并按需格式化，将“增加”、“减少”或“总计”值作为一组进行格式化。这很有用，例如，如果您想将所有负值变为红色。

在 PowerPoint 中格式化瀑布图时，重要的是要记住您的图表存在于其所在幻灯片的环境中。虽然图表通常是幻灯片上最突出的元素，但还有标题、副标题、横幅以及可能需要考虑的其他形状、文本框或其他注释。

为了保持整个演示文稿的专业性和品牌一致性，请确保瀑布图的格式和样式（尤其是字体和调色板）与所有其他元素保持一致。

进阶水平：使用 think-cell 增强您的瀑布图

在 PowerPoint 或 Excel 中创建瀑布图存在某些局限性，这就是许多专家使用 PowerPoint 插件的原因。在 PowerPoint 中用于创建瀑布图的首选插件是 think-cell，它还提供一系列其他可用的图表类型和功能。

本快速指南将向您展示如何使用 think-cell 在 PowerPoint 中轻松创建瀑布图。如果您还不是 think-cell 用户，您仍然可以通过免费下载来遵循此处描述的步骤。这是一个 30 天免费试用版，您可以安装它并立即获得软件的所有功能访问权限：

使用 think-cell 在 PowerPoint 中插入瀑布图

一旦您在 PowerPoint 中可以访问 think-cell，您就可以轻松地按如下方式插入瀑布图：

1. 导航到插入菜单。
2. 在“think-cell”命令组下选择“元素”。
3. 选择“累积瀑布图”并将图表放置在您的幻灯片上。

如果您需要安装我们的软件的帮助，可以阅读我们简单的安装指南。一旦您在 PowerPoint 中可以访问 think-cell，您就可以按如下方式在 PowerPoint 中插入瀑布图：

向瀑布图添加数据和信息

默认的 think-cell 图表预填充了一些虚拟数据，因此您已经有一个瀑布图可以开始处理。

向您的 think-cell 图表添加您自己的数据和信息既快速又简单：

1. 在图基于 Excel 的数据表中管理您的数据：与原生 PowerPoint 类似，think-cell 图表背后有一个数据表用于管理数据。插入图表时会自动打开此数据表。或者，您随时可以通过双击图表或单击图表右下角的数据表图标来访问数据表。
2. 添加、删除或编辑列标签：数据表的顶行是您可以添加列标签的地方。您输入时，会看到这些标签在图表上实时更新。
3. 向每列添加值：您可以将每个类别的值键入下方数据行中的相应单元格。
4. 添加总计或小计列：使用 think-cell 的数据表，您不必担心总计或小计的 SUM 公式。您可以在任何单元格中输入“e”（代表等于），以自动将关联的列变为“总计”列。

为堆叠瀑布图添加额外的行

与不支持堆叠瀑布图的 PowerPoint 和 Excel 不同，think-cell 支持。您只需在数据表中添加一行值，这将为每列创建一个新的分段，让您可以显示，例如，不同业务部门如何对公司的收入做出贡献。

向 think-cell 图表添加数据和信息既快速又简单。

1. 数据使用图表基于 Excel 的数据表进行管理。插入图表时会自动打开此数据表。或者，您可以通过双击图表或单击图表右下角的数据表图标来访问数据表。
2. 在数据表的“Category”行中添加、删除或编辑列标签。
3. 通过向下方数据行中的相应单元格添加数据来向每列添加值。在单元格中输入“e”将自动使关联的列成为“总计”列。

设置瀑布图的样式和格式

样式和格式可以应用于整个图表或单个图表元素。选择要编辑的内容，然后左键单击或右键单击以访问格式选项。

1. 右键单击以添加或删除图表功能 - 例如，自动计算的增长或总计差异箭头、图例、网格线、换行符、标签等。
2. 左键单击以设置图表样式 - 例如，图表颜色和字体。

这个短视频向您快速总结了使用 think-cell 在 PowerPoint 中创建瀑布图是多么容易。有关更多格式和注释选项的深入指南，您可以参考我们的用户手册。

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关于 PowerPoint 瀑布图的常见问题

在此，我们总结了一些关于 PowerPoint 瀑布图最常被问到的问题。