Crear una diapositiva con la máxima eficiencia: el reto de PowerPoint con una sola pestaña

PowerPoint está lleno de funciones útiles, pero navegar por sus distintas pestañas, menús y barras laterales para encontrar la función que necesitas puede consumir muchísimo tiempo y afectar a tu productividad. Algunas cosas parecen estar escondidas y, aunque sepas dónde están, puede que tengas que hacer varios clics para llegar a ellas.

Reducir al mínimo los clics del ratón siempre ha sido un objetivo clave de nuestro software de gráficos y ahora, con el lanzamiento de think-cell Suite, nuestros usuarios también pueden trabajar con la pestaña de think-cell en PowerPoint. La pestaña de think-cell reúne todas las herramientas más importantes para crear presentaciones empresariales y las hace accesibles desde un único lugar.

Para mostrarte cómo trabajar con la pestaña de think-cell y demostrar el impacto que puede tener en tu eficiencia, nos hemos propuesto un reto: ¿podemos crear una diapositiva profesional de PowerPoint usando solo las herramientas disponibles en una única pestaña?

La pestaña de think-cell está disponible como parte de think-cell Suite, que puedes probar descargando una prueba gratuita:

La anatomía de una pestaña de PowerPoint

Las pestañas de PowerPoint forman parte de una estructura jerárquica diseñada para crear una experiencia de usuario fluida e intuitiva agrupando comandos relacionados. Estas son las definiciones más importantes dentro de esta estructura:

• Cinta de opciones: El conjunto de barras de herramientas situado en la parte superior de la ventana de PowerPoint.
• Pestañas: Las barras de herramientas individuales dentro de la cinta de opciones, como Inicio, Insertar o Ayuda.
• Grupos de comandos: Las secciones de cada pestaña donde se encuentran herramientas relacionadas, como Diapositivas, Fuente o Párrafo. También se denominan grupos.
• Menús: Un conjunto de herramientas que se puede expandir para acceder a los comandos individuales, indicado por una flecha hacia abajo junto al icono o el nombre.
• Comandos: Las herramientas individuales dentro de un grupo de comandos, representadas por un icono o el nombre del comando.

Preparación: date las mejores opciones para conseguirlo

Si quieres maximizar la eficiencia reduciendo al mínimo el cambio entre pestañas, no puedes permitirte ceder un valioso espacio en pantalla a funciones como Dictar y Convertir a SmartArt. Para disfrutar de la mejor experiencia posible, necesitas algo creado específicamente para la eficiencia. Necesitas la pestaña de think-cell.

Personaliza tu kit de herramientas para adaptarlo a tu estilo

En este artículo, usaremos el diseño predeterminado de la pestaña de think-cell para simplificar las cosas. Pero, por supuesto, a medida que te acostumbres a trabajar con cualquier software, desarrollarás tus propios flujos de trabajo preferidos y descubrirás tu forma favorita de organizarlo todo.

Por eso la pestaña de think-cell es totalmente personalizable. Puedes colocarla donde quieras dentro de la cinta de opciones de PowerPoint y elegir qué grupos de comandos, menús y herramientas se incluyen, así como su disposición exacta a lo largo de la pestaña.

Accede a los recursos que necesitas

Una vez instalada la pestaña de think-cell, conviene preparar el terreno antes de lanzarte a crear diapositivas. Para una presentación empresarial, querrás tener acceso a tus plantillas corporativas. No quieres quedarte atascado creando diseños desde cero cuando deberías centrarte en tu contenido.

La mejor forma de prepararte es añadir presentaciones relevantes y cualquier otro recurso útil a tu think-cell Library. Puedes hacerlo en cualquier momento, pero te recomendamos configurarlo antes de empezar para no romper tu ritmo creativo cuando ya estés en plena fase de creación de la presentación.

Si aún no has probado think-cell Library, puedes descargar una prueba gratuita con acceso completo a toda la gama de funciones. No vuelvas a empezar nunca desde una diapositiva en blanco:

Ejecución: crear una diapositiva cada vez más compleja

Al crear nuestra diapositiva, empezaremos añadiendo el contenido fundamental y avanzaremos por tres niveles de complejidad creciente para explorar una variedad de flujos de trabajo de presentaciones empresariales:

• Nivel 1: Crear una diapositiva, añadir un gráfico y completar el contenido
• Nivel 2: Respaldar la historia con datos para transmitir mensajes más sofisticados, asegurando al mismo tiempo la precisión
• Nivel 3: Añadir anotaciones, pulir el formato y dejar la diapositiva lista para presentar

Todas estas tareas deberían poder hacerse desde la pestaña de think-cell. Está claro que, si fueras a añadir anotaciones con tinta, necesitarías las herramientas de la pestaña Dibujar . O podrías personalizar tu pestaña de think-cell añadiendo los comandos necesarios. Pero esa es una tarea especializada. La pestaña de think-cell predeterminada está diseñada para priorizar lo más importante y evitar distracciones de cualquier elemento que no sea esencial para las presentaciones empresariales.

Nivel 1: Crear una diapositiva, añadir un gráfico y completar el contenido

Evitemos quedarnos mirando una diapositiva en blanco y empecemos con una plantilla de think-cell Library. Puedes encontrar inspiración y empezar enseguida, sabiendo que trabajas con algo cuidadosamente compuesto y totalmente conforme con la identidad de marca.

Con la diapositiva ya insertada, el siguiente paso es sustituir el gráfico. Las plantillas de think-cell Library son una buena fuente de inspiración, pero es poco probable que encuentres algo que coincida con la estructura exacta de tu conjunto de datos, así que insertar un gráfico nuevo suele ser la mejor opción. Encontrarás Charts justo al lado de Library en la pestaña de think-cell.

La hoja de datos se abre automáticamente al insertar el gráfico. Una vez añadidos los datos, podemos hacer unos primeros ajustes y centrar más el gráfico moviendo algunas de las series menos importantes a «Otros». Como es un gráfico de think-cell, podemos aplicar todo el formato sin salir siquiera del área del gráfico, y mucho menos tener que cambiar de pestaña.

Visita nuestra página de funciones para obtener más información sobre las opciones de formato y anotación disponibles con think-cell Charts.

El siguiente paso es añadir contenido a la diapositiva. La plantilla que hemos elegido tiene espacio para aportar contexto a tres series del gráfico de columnas. Podemos encontrar iconos adecuados en think-cell Library y después usaremos cuadros de texto para mostrar las iniciativas asociadas a cada una.

Además de cuadros de texto, también tienes tablas, formas y casillas de verificación, y en el grupo de comandos Texto de la pestaña tienes las viñetas y otras opciones de formato. Tenerlo todo en la misma pestaña hace que sea rápido probar distintas ideas y ver qué funciona mejor, sin tener que buscar por menús algo que quizá al final no uses.

Todavía queda algo de trabajo por hacer en tu primer borrador. Pero editar el título de acción, escribir un subtítulo e insertar una nota al pie tiene más que ver con dar forma al contenido que con pelearse con PowerPoint. Y para rematarlo, los grupos Texto y Color de la pestaña ofrecen todo lo que necesitas para experimentar con colores y contornos de formas, o ajustar tamaños de fuente.

Nivel 2: Respaldar la historia con datos para transmitir mensajes más sofisticados

Con la mayoría de los elementos de la diapositiva ya añadidos, tienes la estructura general lista y sabes la historia que quieres contar. Ahora toca pasar al siguiente nivel añadiendo mensajes más potentes.

Respaldar tus argumentos con datos precisos es una forma excelente de hacer que una diapositiva sea más convincente, pero solo si tus datos son correctos. Si tu titular dice 42 % y tu gráfico muestra 51 %, pierdes credibilidad al instante. Puedes evitarlo —y mantener intacta tu reputación— configurando un vínculo a tu hoja de Excel para que todos los datos provengan de la misma fuente. Si el gráfico se actualiza, también lo harán todos los demás valores de la diapositiva.

Es fácil establecer este tipo de vínculo con Excel desde el grupo de comandos Datos, que es el siguiente después del grupo Elementos en la pestaña de think-cell.

Cuando vincules con Excel, tendrás que seleccionar el punto de datos correspondiente. En nuestro ejemplo, añadiremos una fórmula sencilla para obtener el valor objetivo que queremos destacar. Vincular valores útiles desde tu hoja de Excel te permite enriquecer anotaciones y encabezados para hacer tu narrativa más tangible.

La ventaja de tener los datos vinculados es que puedes crear tu diapositiva con valores provisionales y actualizarla fácilmente cuando las cifras estén cerradas. Así puedes adelantarte y usar el tiempo antes de la fecha límite para añadir insights, en lugar de revisar dos veces y corregir errores.

Nivel 3: Añadir anotaciones, pulir el formato y dejar la diapositiva lista para presentar

Una vez que hayas construido la diapositiva y configurado los vínculos de datos, deberías tener algo completo y preciso, pero que sigue siendo esencialmente un borrador. Quedan algunos pasos antes de que la diapositiva esté lista para presentarse. En particular:

• Crea equilibrio entre los elementos de la diapositiva alineando objetos y dándoles espacio para respirar.
• Destaca lo importante usando color u otros recursos para dirigir la atención del público hacia los mensajes clave.
• Pule tu diapositiva comprobando la coherencia en aspectos como el formato, las fuentes, la ortografía y los decimales.

Todas estas tareas pueden completarse directamente desde la pestaña de think-cell, con los grupos de comandos Diseño, Color y Calidad proporcionando todo lo que necesitas.

Esta fase de edición, cuando la diapositiva está casi terminada, también es el momento en el que puedes añadir algún toque final. A medida que se acerca la fecha límite, a menudo se te ocurrirá otra anotación o una forma elegante de vincular visualmente elementos que ayude a reforzar tu mensaje.

No conviene hacer cambios que puedan desajustarlo todo en una fase tan avanzada, pero con la pestaña de think-cell, cualquier idea que tengas puede implementarse de forma rápida y flexible. Tienes la Library para acceder a iconos e imágenes, tienes las formas para añadir llamadas adicionales e incluso tienes Harvey balls que puedes usar para aportar contexto valioso de forma concisa.

Si las ediciones de última hora provocan cambios en el diseño, tienes las herramientas de alineación para asegurarte de que todo siga en su sitio y listo para revisar. Para preparar la diapositiva para compartirla —como probablemente ya habrás adivinado— ni siquiera tienes que salir de la pestaña de think-cell. Tienes dos think-cell Tools, Limpiar y Enviar diapositivas, justo donde los necesitas, en los grupos de comandos Calidad y Colaboración.

Próximos pasos: crear presentaciones completas y añadir personalización

Aunque siempre puedes añadir mejoras o pulir más detalles, ahora tenemos una diapositiva con un mensaje principal claro, un gráfico basado en datos, anotaciones útiles y contexto adicional para el público. Todo alineado y presentado con un estándar profesional. Y todo sin salir de la pestaña de think-cell.

Como este artículo se ha centrado solo en una diapositiva, no hemos cubierto toda la gama de comandos de la pestaña de think-cell. Si hubiéramos estado creando una presentación completa, también habríamos usado el grupo Estructura, donde puedes crear una agenda con capítulos y una tabla de contenido.

Además de Estructura, el único grupo de comandos que no hemos tocado fue Más, que ofrece acceso sencillo a recursos online como nuestro manual de usuario o tutoriales en vídeo.

Esa es la pestaña predeterminada, pero no olvides que también puedes personalizarla para adaptarla a tu forma de trabajar. Puedes añadir un comando favorito, quitar uno que no necesitas o simplemente reorganizar lo que ya está incluido. La pestaña de think-cell te permite hacer los ajustes que quieras para que tus flujos de trabajo en PowerPoint sean más eficientes y liberar tiempo y espacio mental para la creatividad.

Prueba la pestaña de think-cell para ver cómo puede mejorar tu eficiencia en PowerPoint durante tu prueba gratuita: