Creare una slide con la massima efficienza: la sfida di PowerPoint con una sola scheda

PowerPoint è ricco di funzionalità utili, ma navigare tra le varie schede, menu e barre laterali per trovare davvero la funzione che ti serve può pesare molto sulla produttività. Alcuni elementi sembrano nascosti e, anche quando sai dove si trovano, potrebbero essere necessari diversi clic per raggiungerli.

Ridurre al minimo i clic del mouse è sempre stato un obiettivo chiave del nostro software per la creazione di grafici e ora, con il rilascio di think-cell Suite, i nostri utenti possono lavorare anche con la scheda think-cell di PowerPoint. La scheda think-cell riunisce tutti gli strumenti più importanti necessari per creare presentazioni aziendali e li rende accessibili da un'unica posizione.

Per mostrarti come lavorare con la scheda think-cell e dimostrare l'impatto che può avere sulla tua efficienza, ci siamo posti una sfida: possiamo creare una slide PowerPoint professionale usando solo gli strumenti disponibili in una singola scheda?

La scheda think-cell è disponibile come parte di think-cell Suite, che puoi provare scaricando una versione di prova gratuita:

L'anatomia di una scheda di PowerPoint

Le schede di PowerPoint fanno parte di una struttura gerarchica progettata per offrire un'esperienza utente fluida e intuitiva, raggruppando i comandi correlati. Di seguito trovi le definizioni più importanti all'interno di questa struttura:

• Barra multifunzione: l'insieme delle barre degli strumenti nella parte superiore della finestra di PowerPoint.
• Schede: le singole barre degli strumenti all'interno della barra multifunzione, come Home, Inserisci o Guida.
• Gruppi di comandi: le sezioni di ogni scheda in cui si trovano strumenti correlati, come Diapositive, Carattere o Paragrafo. Sono chiamati anche gruppi.
• Menu: un insieme di strumenti che può essere espanso per accedere ai singoli comandi, indicato da una freccia verso il basso accanto all'icona e/o al nome.
• Comandi: i singoli strumenti all'interno di un gruppo di comandi, rappresentati da un'icona e/o dal nome del comando.

Preparazione: mettersi nelle condizioni migliori per riuscire

Se vuoi massimizzare l'efficienza riducendo al minimo il cambio di scheda, non puoi permetterti di sacrificare spazio prezioso sullo schermo a funzioni come Dettatura e Converti in SmartArt. Per la migliore esperienza possibile, ti serve qualcosa progettato appositamente per l'efficienza. Ti serve la scheda think-cell.

Personalizza il tuo set di strumenti in base al tuo stile

In questo articolo useremo il layout predefinito della scheda think-cell per mantenere le cose semplici. Naturalmente, però, man mano che ti abitui a lavorare con un software, svilupperai i tuoi flussi di lavoro preferiti e scoprirai il modo di organizzare gli elementi che funziona meglio per te.

Ecco perché la scheda think-cell è completamente personalizzabile. Puoi posizionarla dove preferisci all'interno della barra multifunzione di PowerPoint e puoi scegliere quali gruppi di comandi, menu e strumenti includere, oltre alla loro disposizione precisa lungo la scheda.

Accedi alle risorse che ti servono

Una volta installata la scheda think-cell, vale la pena fare un po' di preparazione prima di iniziare a produrre slide. Per una presentazione aziendale, vorrai accedere ai modelli della tua azienda. Non vuoi impantanarti nella costruzione di layout da zero quando dovresti concentrarti sui contenuti.

Il modo migliore per prepararsi è aggiungere le presentazioni pertinenti e qualsiasi altra risorsa utile alla tua think-cell Library. Puoi farlo in qualsiasi momento, ma ti consigliamo di configurare tutto prima di iniziare, così non dovrai interrompere il tuo flusso creativo quando sarai ormai entrato nel vivo della creazione della presentazione.

Se non hai ancora provato think-cell Library, puoi scaricare una versione di prova gratuita con accesso completo a tutte le funzionalità. Non partire mai più da una slide vuota:

Esecuzione: creare una slide di complessità crescente

Quando creeremo la nostra slide, inizieremo aggiungendo i contenuti di base e passeremo attraverso tre livelli di complessità crescente per esplorare diversi flussi di lavoro per le presentazioni aziendali:

• Livello 1: creare una slide, aggiungere un grafico e popolare il contenuto
• Livello 2: supportare la narrazione con dati per messaggi più sofisticati, garantendo al tempo stesso l'accuratezza
• Livello 3: aggiungere annotazioni, rifinire la formattazione e preparare la slide per la presentazione

Tutte queste attività dovrebbero essere possibili dalla scheda think-cell. Ovviamente, se dovessi aggiungere annotazioni a penna, ti servirebbero gli strumenti della scheda Disegno . Oppure potresti personalizzare la scheda think-cell aggiungendo i comandi necessari. Ma si tratta di un'attività specialistica. La scheda think-cell predefinita è progettata per dare priorità a ciò che conta di più ed evitare distrazioni da tutto ciò che è meno che essenziale per le presentazioni aziendali.

Livello 1: creare una slide, aggiungere un grafico e popolare il contenuto

Evitiamo di fissare una slide vuota e partiamo da un modello della think-cell Library. Puoi trovare ispirazione e iniziare subito, sapendo di lavorare con qualcosa che è stato composto con cura ed è pienamente conforme al brand.

Una volta inserita la slide, il passo successivo è sostituire il grafico. I modelli di think-cell Library sono una buona fonte di ispirazione, ma è improbabile trovare qualcosa che corrisponda alla struttura precisa del tuo set di dati, quindi inserire un nuovo grafico è di solito l'opzione migliore. Troverai Charts subito accanto a Library nella scheda think-cell.

Il foglio dati si apre automaticamente quando inseriamo il grafico. Dopo aver aggiunto i nostri dati, possiamo fare alcune prime regolazioni e rendere il grafico più mirato spostando alcune delle serie meno importanti in “Altro”. Poiché si tratta di un grafico think-cell, possiamo eseguire tutta la formattazione senza nemmeno uscire dall'area del grafico, figuriamoci cambiare scheda.

Visita la nostra pagina delle funzionalità per saperne di più sulle opzioni di formattazione e annotazione disponibili con think-cell Charts.

Il passo successivo è aggiungere contenuto alla slide. Il modello scelto offre spazio per fornire contesto a tre serie del grafico a colonne. Possiamo trovare icone adatte nella think-cell Library e poi useremo caselle di testo per mostrare le iniziative associate a ciascuna.

Oltre alle caselle di testo, hai anche tabelle, forme e caselle di controllo, e nel gruppo di comandi Testo della scheda trovi elenchi puntati e altre opzioni di formattazione. Avere tutto nella stessa scheda rende rapido provare idee diverse e capire cosa funziona meglio, senza dover cercare tra i menu qualcosa che magari alla fine non userai.

C'è ancora un po' di lavoro da fare sulla prima bozza. Ma modificare il titolo dell'azione, scrivere un sottotitolo e inserire una nota a piè di pagina riguarda più la costruzione del contenuto che la difficoltà di usare PowerPoint. E per completarla, i gruppi Testo e Colore della scheda offrono tutto ciò che serve per sperimentare con i colori e i contorni delle forme, o apportare modifiche alle dimensioni dei caratteri.

Livello 2: supportare la narrazione con dati per messaggi più sofisticati

Una volta aggiunta la maggior parte degli elementi della slide, hai la struttura generale pronta e sai quale storia vuoi raccontare. Ora è il momento di passare al livello successivo aggiungendo messaggi più incisivi.

Supportare le tue argomentazioni con dati precisi è un ottimo modo per rendere una slide più convincente, ma solo se i dati sono accurati. Se il titolo dice 42% e il grafico mostra 51%, perdi credibilità all'istante. Puoi evitarlo, e mantenere intatta la tua reputazione, impostando un collegamento al tuo foglio Excel in modo che tutti i dati provengano dalla stessa fonte. Se il grafico si aggiorna, si aggiorneranno anche tutti gli altri valori nella slide.

È facile stabilire questo tipo di collegamento Excel dal gruppo di comandi Dati, che si trova subito dopo il gruppo Elementi nella scheda think-cell.

Quando ti colleghi a Excel, dovrai selezionare il punto dati pertinente. Nel nostro esempio, aggiungeremo una formula semplice per ottenere il valore target che vogliamo evidenziare. Collegare valori utili dal tuo foglio Excel ti permette di arricchire annotazioni e titoli per rendere lo storytelling più concreto.

Il vantaggio di avere i dati collegati è che puoi costruire la slide con valori provvisori e aggiornarla facilmente una volta finalizzati i numeri. Così puoi portarti avanti e usare il tempo prima della scadenza per aggiungere insight, invece di ricontrollare e correggere errori.

Livello 3: aggiungere annotazioni, rifinire la formattazione e preparare la slide per la presentazione

Una volta costruita la slide e impostati i collegamenti ai dati, dovresti avere qualcosa di completo e accurato, ma in sostanza è ancora una bozza. Ci sono ancora alcuni passaggi da fare prima che la slide sia pronta per essere presentata. In particolare:

• Crea equilibrio tra gli elementi della slide allineando gli oggetti e lasciando loro spazio per respirare.
• Metti in evidenza ciò che è importante usando il colore o altri mezzi per richiamare l'attenzione del pubblico sui messaggi chiave.
• Rifinisci la slide controllando la coerenza di aspetti come formattazione, caratteri, ortografia e cifre decimali.

Tutte queste attività possono essere completate direttamente dalla scheda think-cell, con i gruppi di comandi Layout, Colore e Qualità che offrono tutto ciò di cui hai bisogno.

Questa fase di modifica, quando la slide è quasi finita, è anche il momento in cui puoi aggiungere eventuali tocchi finali. Con l'avvicinarsi della scadenza, spesso ti verrà in mente un'altra annotazione o un modo elegante per collegare visivamente gli elementi che aiuterà a far arrivare il messaggio.

Non vuoi introdurre modifiche che stravolgano tutto in una fase avanzata, ma con la scheda think-cell qualsiasi idea può essere implementata rapidamente e con flessibilità. Hai la Library per accedere a icone e immagini, hai le forme per aggiungere ulteriori callout, hai persino i Harvey ball da usare per fornire contesto utile in modo sintetico.

Se le modifiche dell'ultimo momento causano spostamenti nel layout, hai a disposizione gli strumenti di allineamento per assicurarti che tutto sia ancora preciso e pronto per la revisione. Per preparare la slide alla condivisione, come ormai probabilmente avrai intuito, non devi nemmeno uscire dalla scheda think-cell. Hai due think-cell Tools, Clean up e Send slides, esattamente dove ti servono, nei gruppi di comandi Qualità e Collaborazione.

Prossimi passi: creare presentazioni complete e aggiungere personalizzazioni

Anche se puoi sempre aggiungere ulteriori miglioramenti o ritocchi, ora abbiamo una slide con un messaggio principale chiaro, un grafico basato sui dati, annotazioni ricche di insight e contesto aggiuntivo per il pubblico. Tutto allineato e presentato secondo uno standard professionale. E tutto senza uscire dalla scheda think-cell.

Poiché questo articolo si è concentrato su una sola slide, non abbiamo coperto l'intera gamma di comandi della scheda think-cell. Se avessimo creato un'intera presentazione, avremmo usato anche il gruppo Struttura, dove puoi creare un'agenda con capitoli e un indice.

Oltre a Struttura, l'unico gruppo di comandi che non abbiamo toccato è More, che offre accesso rapido a risorse online come il nostro manuale utente o i video tutorial.

Questa è la scheda predefinita, ma non dimenticare che puoi anche personalizzarla in base al tuo modo di lavorare. Potresti aggiungere un comando preferito, rimuovere un comando che non ti serve o semplicemente riorganizzare ciò che è già incluso. La scheda think-cell ti permette di apportare tutte le modifiche che vuoi per rendere più efficienti i tuoi flussi di lavoro in PowerPoint e liberare tempo e spazio mentale per la creatività.

Prova la scheda think-cell per scoprire come può migliorare la tua efficienza in PowerPoint nella versione di prova gratuita: