7 Tools zur Steigerung Ihrer PowerPoint Produktivität

Beim Erstellen hochwertiger PowerPoint-Präsentationen auf Qualität zu achten, beansprucht oft viel Zeit. Einfach nur schneller zu arbeiten, kann zu Fehlausrichtungen und Inkonsistenzen führen und damit Ihre Glaubwürdigkeit beschädigen, ganz gleich, wie gut Ihre Botschaften und Ihre Storyline auch sein mögen.

In diesem Artikel stellen wir sieben Tools vor, mit denen Sie Ihre Arbeit in PowerPoint beschleunigen und deutlich Zeit sparen können, ohne Abstriche bei der Konsistenz zu machen:

1. Ausrichten und Größe ändern
2. Schriftarten ersetzen und Größe ändern
3. Symbole einfügen
4. Dezimaltrennzeichen wechseln
5. Korrektursprache ändern
6. Folien speichern oder senden
7. Bereinigen und vertrauliche Informationen entfernen

Ausführliche Anleitungen dazu, wo Sie diese Tools finden und wie Sie sie verwenden – einschließlich aller Optionen und Funktionen – finden Sie in unserem Benutzerhandbuch.

---

SPOILER: Die hier vorgestellten Tools sind alle in der think-cell Suite verfügbar. Sie können noch heute eine kostenlose Testversion herunterladen und selbst erleben, welchen Unterschied sie für Ihre Produktivität in PowerPoint machen können.

---

1. Ausrichten und skalieren

Die Möglichkeit, Objekte in PowerPoint effizient auszurichten und in der Größe zu verändern, spart eine Menge Zeit. Jedes Objekt auf einer Folie sollte ausnahmslos die richtige Größe haben und korrekt ausgerichtet sein. Und das sollte nicht zufällig geschehen.

Neben den integrierten Optionen von PowerPoint stehen Nutzern von think-cell drei zusätzliche Funktionen zur Größenanpassung zur Verfügung, die eine unschätzbare Ergänzung zur Ausrichtung darstellen. Wenn Sie schon einmal die Breite eines Rechtecks mit 9,87 cm eingegeben und dann bei Änderungen des Layouts auf 9,89 cm geändert haben, wissen Sie, wie umständlich manuelle Anpassungen sein können.

Gleiche Breite, Gleiche Höhe, Gleiche Größe: drei simple, aber leistungsstarke Schaltflächen, die dafür sorgen, dass Ihre Folien gut aussehen. Und da sie genau wie die nativen PowerPoint-Funktionen funktionieren, können Sie Ihre Elemente nahtlos und intuitiv ausrichten, skalieren und verteilen, ohne einen Ziffernblock verwenden zu müssen.

2. Schriftarten ändern

Beim Erstellen einer Präsentation müssen Sie häufig Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenstellen und den Text in Ihre Folien kopieren, ehe Sie ihn bearbeiten und anordnen können. Je nachdem, wie der Text eingefügt wird, bleiben die ursprüngliche Schriftart und Formatierung oft erhalten. Dadurch wird das ansonsten einheitliche Erscheinungsbild der Folie beeinträchtigt.

Wenn es sich nur um eine Fußnote handelt, können Sie das Problem wahrscheinlich selbst beheben. Wenn Sie jedoch eine vollständige Präsentation mit komplexen Folien und Texten aus mehreren Quellen haben, benötigen Sie ein Tool wie Schriftarten ändern. Mit ein paar Klicks können Sie Ihre Präsentation umgehend auf das Schriftbild Ihres Unternehmens einstellen, inklusive Diagramm-Anmerkungen und Folienmaster. Comic Sans hat keine Chance.

3. Symbole einfügen

PowerPoint verfügt über ein Menü zum Einfügen einer Vielzahl von Symbolen, die Sie normalerweise nicht über die Tastatur eingeben können. Allerdings gibt es über tausend Symbole und keine sinnvolle Suchfunktion, wodurch sich die Suche nach einem Summen-Symbol (∑) oder einem Plus/Minus-Symbol (±) in die Länge ziehen kann.

Das Tool Symbole einfügen von think-cell erweist sich hier als sehr nützlich. Es erspart Ihnen viel Arbeit und bietet Ihnen alles, was Sie für Geschäftspräsentationen brauchen, in einem übersichtlichen Menü. Kein Scrollen. Keine Emojis. Keine Wingdings.

4. Dezimaltrennzeichen ändern

Dezimaltrennzeichen scheinen vielleicht ein kleineres Detail zu sein, aber 1.234 bedeutet etwas ganz anderes als 1,234. Bei einer wichtigen Geschäftspräsentation möchten Sie wahrscheinlich nicht, dass Ihre Zahlen um den Faktor Tausend abweichen.

Besonders bei internationaler Zusammenarbeit können Dezimalstellen und Kommas leicht verwechselt werden, wenn Nutzer mit unterschiedlichen Ländereinstellungen Folien bearbeiten oder hinzufügen. Es ist nicht gerade ein Vergnügen, eine Präsentation durchzugehen und jede einzelne Zahl in jedem einzelnen Diagramm zu überprüfen, und selbst dann könnte man etwas übersehen.

Das Tool Dezimaltrennzeichen ändern lässt sich gezielt auf alle Präsentation Diagramme in einem Schritt anwenden. So können Sie sicher und gelassen Ihr Budget mit den europäischen Kollegen teilen, ohne aus Versehen deren Quoten um 99,9 % zu reduzieren.

5. Sprache der Korrekturhilfe ändern

Auch die Spracheinstellungen Ihrer Präsentation bereiten nicht selten Schwierigkeiten. Auch wenn alle auf Englisch schreiben, werden bei der Rechtschreibprüfung mitunter völlig korrekte Wörter als Rechtschreibfehler markiert. Das kann leicht passieren, wenn Personen aus verschiedenen Ländern an der Präsentation mitarbeiten und PowerPoint die lokale Sprache für jede Folie beibehält.

Das Einstellen der Sprache in PowerPoint ist mühsam, da man dies immer nur für eine Folie tun kann. Für eine umfangreiche Präsentation sollten Sie das think-cell Tool Sprache der Korrekturhilfe ändern für die gesamte Präsentation verwenden. So sparen Sie Zeit, können Fehler beseitigen und sehen nur dann den verschnörkelten roten Unterstrich, wenn ein echter Rechtschreibfehler vorliegt.

6. Folien speichern oder senden

Es hat wenig Sinn, eine erstklassige Präsentation zu erstellen, die Sie niemanden zeigen. Aber oft ist ein Feedback zu einzelnen Folien nötig, bevor Ihre Präsentation wirklich gut genug ist, um geteilt zu werden.

Eine große unfertige Präsentation zu senden, wenn nur eine Folie zu überprüfen ist, kann zu Verwirrung führen. Mit Folien senden wählen Sie genau das aus, was Sie teilen möchten. Dadurch können Sie Ihre Kommunikation effizient gestalten, den Zeitaufwand Ihrer Kollegen gering halten und vermeiden, dass auf Folie 47 hilfreiche Kommentare erscheinen, in denen Sie gefragt werden, ob die Überschrift „Denken Sie sich einen guten Aktionstitel für diese Stelle aus“ die beste Wahl ist.

7. Folien bereinigen

Beim Teilen von Folien im Geschäftsumfeld besteht immer die Gefahr, dass zuviel geteilt wird. Vergessene interne Kommentare oder Präsentationsnotizen können Sie leicht in Verlegenheit bringen und im schlimmsten Fall sogar Ihrer Karriere schaden.

Daher ist es immer am besten, nur den Inhalt der Folie zu belassen und Informationen zu entfernen, die Sie lieber nicht weitergeben möchten, auch nicht aus den Metadaten der Datei. Mit Folien bereinigen sorgen Sie dafür, dass Ihre Arbeit einwandfrei ist, und vermeiden, dass wichtige Informationen an andere Personen weitergegeben werden, die diese Informationen gar nicht benötigen.

Bessere Präsentationen schneller erstellen mit think-cell Tools

think-cell Tools sind Teil unseres Engagements, jede Phase der Präsentationserstellung zu unterstützen. Arbeiten Sie schneller und mit höherer Genauigkeit, um nicht nur Diagramme, sondern erstklassige, fehlerfreie Präsentationen zu erstellen, die Ihr Unternehmen voranbringen.

Wenn Sie think-cell Tools zur Steigerung Ihrer PowerPoint-Produktivität noch nicht ausprobiert haben, können Sie noch heute eine kostenlose Testversion herunterladen, die Ihnen vollen Zugriff auf den gesamten Funktionsumfang der think-cell Suite bietet: