Как применять принцип ВИСИ в презентациях PowerPoint

28 мин. чтение — by Akash Choudhary

Представьте себе следующую ситуацию: вам поручили помочь компании решить проблему удержания персонала. Это сложная головоломка с огромным количеством возможных решений. Нужно ли компании изменить структуру оплаты труда? Предлагать больше оплачиваемых выходных? Создать зону отдыха для сотрудников, как в Google?

Если у вас есть перечень всех потенциальных решений, вы представите их заинтересованным лицам по очереди? С таким подходом аудитория получит слишком много информации: ей будет очень сложно понять суть каждого варианта и вынести решение. Можно поступить по-другому и рассказать аудитории о доступных вариантах и дать рекомендации, вероятнее всего, в презентации PowerPoint, чтобы облегчить процесс вынесения решения. Здесь и пригодится принцип ВИСИ. ВИСИ, важный компонент известного Принципа пирамиды, помогает логически группировать идеи для более эффективного принятия решений. В этом блоге приводится обзор принципа ВИСИ и его применения для создания более убедительных презентаций в PowerPoint.



Что такое принцип ВИСИ?

Этот принцип подразумевает группирование идей без их пересечения. ВИСИ расшифровывается как «взаимно исключающие и совместно исчерпывающие». «Взаимно исключающие» означает, что каждый вариант относится только к одной категории, а «совместно исчерпывающие» подразумевает представление каждого возможного варианта. Таким образом, потенциальные решения не учитываются дважды и во внимание принимаются все возможные решения или подходы к решению проблемы.

Компании часто применяют этот принцип в процессе мозгового штурма, а также для решения проблем и планирования проектов, чтобы учесть все относящиеся к вопросу факторы и предложить комплексные и эффективные решения. Принцип ВИСИ используется для решения сложных проблем с целью прояснить ситуацию. Компании и консультанты могут использовать презентации PowerPoint, чтобы разъяснить клиентам сложные процессы, помогающие эффективнее принимать бизнес-решения.

Истоки принципа ВИСИ

Этот принцип изобрела бывший консультант McKinsey Барбара Минто, но сама она утверждает, что изначально эту идею предложил греческий философ Аристотель, чьи труды по логике и классификации легли в основу многих аналитических принципов. ВИСИ представляет собой фундаментальное понятие в рамках Принципа пирамиды — организационной структуры, разработанной Минто для обучения консультантов основам структуризации эффективной коммуникации.

Центральное место в Принципе пирамиды, впервые опубликованном в одноименной книге Минто в 1987 году, занимает описание схемы, в которой в первую очередь необходимо представить основную идею и только потом приводить подтверждающие ее аргументы и факты. Иными словами, каждая идея более высокого уровня представляет собой резюме изложенных ниже аспектов.

Польза и недостатки принципа ВИСИ

Этапы применения принципа ВИСИ

Следующие этапы помогут вам эффективно применять принцип ВИСИ, а также комплексно и последовательно учитывать все возможные варианты решения проблемы.

Пример 1. Принцип ВИСИ в повседневной жизни

Представьте себе простой пример из жизни: вы с другом/подругой пытаетесь выбрать фильм для совместного просмотра.

Во-первых, вы делите фильмы на 3 категории:

  • фильмы, которые смотрел кто-то один из вас;
  • фильмы, которые смотрели вы оба;
  • фильмы, которые никто из вас не смотрел.

Затем вы уточняете эти категории. Например, в категории фильмов, которые смотрел кто-то один из вас, получается 2 подкатегории:

  • фильмы, которые смотрели только вы;
  • фильмы, которые смотрел только ваш друг/подруга.

В этом примере в одну из групп попадают все возможные варианты (совместно исчерпывающее), и каждый фильм относится только к одной категории (взаимно исключающее).

ВИСИ: в деловой среде

Вот несколько примеров ситуаций, в которых можно применять принцип ВИСИ:

  • как увеличить выручку;
  • приобретать ли определенную компанию;
  • выводить ли на рынок новый продукт;
  • выходить ли на рынок в новом регионе.

В презентации эти вопросы обязательно нужно разбить на более мелкие вопросы, утверждения или варианты. Проблема в том, что вашей аудитории сложнее воспринимать и запоминать длинные списки. Группируя вопросы в соответствии с принципом ВИСИ, можно логично представлять свою идею, упрощая при этом процесс принятия взвешенного решения. Классические примеры группировки в соответствии с принципом ВИСИ для бизнеса:

  • выручка компании;
  • географическое местоположение;
  • сегментация заинтересованных лиц.

Пример 2. Применение принципа ВИСИ к приобретаемым компаниям

Давайте возьмем пример ВИСИ для бизнеса: представьте себе, что предприятие оценивает компании для покупки. Чтобы учесть компании всех размеров, потенциальные объекты для приобретения классифицируются по численности персонала: составляются 7 групп, куда входят компании от организаций с численностью персонала менее 100 работников до гигантов с численностью персонала более 100 000 человек.

Основная задача — сделать так, чтобы компании не пересекались, все группы были параллельным, сравнимыми и репрезентативными для компаний всех размеров. На этом этапе может уверенно оценить варианты приобретения, используя систему ВИСИ.

Типы групп в соответствии с принципом ВИСИ

Так как формровать группы по принципу ВИСИ? Вот некоторые общие подходы.

  • Двухсоставные схемы: подумайте, как разбить группы на 2 части: например внутренние и внешние, прямые и непрямые, преимущества и затраты.
  • Формулы: если можно использовать формулу, например Прибыль = Продажи – Затраты, продажи и затраты по определению соответствуют принципу ВИСИ, поскольку составляют целое, и цифры в двух столбцах будут разными.
  • Категории позиций: подумайте, как классифицировать такие позиции, как разные типы заинтересованных лиц, географические регионы, сегменты клиентов и т. д.
  • Процессы: если вы рассматриваете проблему компании, связанную с процессами, то можете разбить такой процесс на дискретные шаги.
  • Разделение проблем на составляющие: если для начала вы ставите вопрос, как эффективнее удерживать персонал, вы можете разбить его на более мелкие составляющие с упором на причины проблемы (например: оплата труда, вводный инструктаж и обучение, выгорание и т. д.). На данном этапе крайне важно составить гипотезу относительно основной причины, чтобы понять, из каких более мелких частей она состоит.
  • Использование категории «Прочее»: не всегда можно определить все потенциальные возможности. Вот как можно использовать отдельные категории для самых актуальных позиций и отнести остальные в группу «Прочее».

Независимо от подхода, чтобы найти наилучшее решение в каждой определенной ситуации, нужно испытать много разных гипотез.

Как структурировать презентацию, используя принцип ВИСИ

Группирование идей в соответствии с принципом ВИСИ заставляет вас думать четко и помогает определить оптимальную структуру презентации PowerPoint.

Давайте рассмотрим приведенный выше пример, как лучше удерживать персонал. Вот с этого можно начать мозговой штурм:

  • повысить оплату труда;
  • более активно проводить обучение;
  • улучшить пакет медицинского страхования;
  • увеличить годовой бонус;
  • привлекать других сотрудников к проведению вводного инструктажа;
  • перераспределить рабочую нагрузку;
  • увеличить сумму по плану 401(k);
  • предоставлять больше оплачиваемых выходных;
  • ежемесячно проводить проверки предоставления сотрудникам поддержки;
  • не рассылать письма в выходные;
  • предлагать варианты развития карьеры;
  • внедрить программу наставничества.

Пример 3. Применяя принцип ВИСИ, вы покажете своей аудитории картину в целом и сможете определить, как структурировать информацию.

Время для осмысления задачи на более общем уровне

Применение принципа ВИСИ может оказаться трудоемкой задачей, требующей критического мышления и аналитических способностей для поиска решений, которые в ином случае можно было бы упустить. В динамичной бизнес-среде сроки и противоположные приоритеты могут мешать систематическому применению этого принципа. При его использовании для детализации сложной проблемы часто полезно собрать и представить идеи на диаграммах и визуально, чтобы проиллюстрировать аудитории различные категории или сегменты анализа понятным способом.

Такая надстройка PowerPoint, как think-cell сэкономит вам время при создании презентаций, слайдов и диаграмм. Когда можно создать убедительный слайд всего парой щелчков мыши, появляется время на более глобальное осмысление идеи, вместо форматирования. Например:

  • диаграммы можно мгновенно обновлять из Excel или Tableau, автоматически добавляя заметки, чтобы подчеркнуть самые важные выводы из диаграммы.
  • Динамические потоки процесса позволяют создавать сложные макеты из таких базовых элементов, как шевроны и текстовые поля.
  • Со списком операций можно быстро создавать слайды-разделители, которые обновляются автоматически в зависимости от текущего места просмотра презентации.

Источники:


Подробнее:

Использование принципа пирамиды для создания более качественных презентаций PowerPoint

Узнайте, как использовать Принцип пирамиды для создания более эффективных презентаций PowerPoint, в том числе о том, как упорядочить идеи, представить данные и пояснить свое сообщение.

— by Akash Choudhary

February 07, 2023 | 19 мин. чтение

7 шагов создания убедительной презентации PowerPoint

Узнайте, как создать успешную презентацию PowerPoint за 7 шагов: как структурировать представление идеи, отформатировать и расположить слайды, а также создать более четкие и убедительные диаграммы.

— by Amos Wong

June 12, 2023 | 22 мин. чтение

Поделиться