O significado da historytelling dos dados no mundo do FP&A

O storytelling de dados muda o jogo e diferencia as habilidades para FP&A. Na era de análises avançadas, painéis dinâmicos e visualização de dados impactante, a arte e a ciência de storytelling dos FP&A evoluiu significativamente.

Neste blog, exploraremos os componentes essenciais e as etapas práticas envolvidas na criação de histórias de negócios atraentes baseadas em dados. No fim, você terá um processo abrangente de 7 etapas para criar e entregar, com sucesso, narrativas impactantes baseadas nos dados.

“O que” é um storytelling eficaz?

É importante definir claramente o que significa ser um grande contador de histórias de FP&A. É ser capaz de explicar os resultados, as tendências e as previsões dos negócios de forma estruturada que envolva as partes interessadas. É ter a capacidade de pegar dados financeiros complexos e transformá-los em uma narrativa simples, significativa e impactante.

Considere um cenário com uma startup de tecnologia. O profissional da área financeira pode começar ilustrando a receita e as despesas da empresa por meio de um gráfico claro e conciso. Ele pode depois, construir uma narrativa em torno da atmosfera competitiva das startups, esclarecendo os fatores que influenciam o desempenho dessa narrativa.

Por exemplo, ele pode dizer "Nossa receita tem passado por um crescimento constante recentemente, devido a lançamentos de produtos bem-sucedidos e à forte adesão do cliente. No entanto, estamos enfrentando a intensificação da concorrência dos gigantes do setor, o que traz a necessidade de uma abordagem estratégica para fomentar nossa posição no mercado. Para sustentar nossa trajetória para cima, devemos enfatizar a inovação, a agilidade e a eficiência operacional, para nos diferenciarmos e capturarmos uma parte maior do mercado. Este exemplo de contação eficaz de história, demonstra a capacidade de converter os dados do negócio em uma narrativa atraente que envolve as partes interessadas. Ao apresentar uma história estruturada de crescimento de receita e de expansão de mercado, o profissional fornece às partes interessadas dados valiosos e um entendimento claro do desempenho financeiro e da direção estratégica da empresa.

O “por que”: O problema a ser resolvido

Por que o storytelling de dados é importante para a profissão de FP&A? Muitas vezes, a FP&A é associada a estereótipos de “back office”, o que costuma deixá-la nos bastidores. Saber contar histórias com dados ajuda a quebrar esses estereótipos ultrapassados e coloca a área na linha de frente do negócio! Um bom storytelling envolve as partes interessadas, que passam a buscar a orientação de profissionais de FP&A quando precisam tomar decisões importantes para a empresa.

Os dados estão crescendo mais rápido do que nunca

A quantidade de dados aos quais as empresas têm acesso está aumentando. Isso representa um dos maiores desafios e oportunidades para profissionais de FP&A. Ter a capacidade de lidar com grandes volumes de dados complexos e identificar quais são os mais relevantes para os líderes de negócios é uma habilidade importante. Isso significa que os profissionais precisam descartar muitos dados, o que muitas vezes é um desafio. Conseguir fazer isso em pouco tempo e encontrar os dados mais relevantes para ajudar a contar a história é fundamental.

O “como”: Um processo de storytelling em 7 etapas

1) Inicie com o objetivo

É famoso que Albert Einstein disse que, se ele tivesse uma hora para resolver um problema, ele passaria 55 minutos definindo o problema. Essa abordagem tem alguma verdade, quando falamos em storytelling. É vital definir claramente o que você está tentando resolver e, então, usar isso como guia para todo o processo. Isso inclui documentar o objetivo e revisá-lo com as partes interessadas. Isso inclui entender quem é seu público e ser claro sobre sua abordagem. É importante dar um passo atrás e entender o contexto específico, as partes interessadas, os prazos e outros elementos importantes, antes de começar a construir a história.

2) Role em torno dos dados

Outra área crítica após a definição do problema é dedicar tempo aos dados e não se apressar em construir a narrativa e as conclusões associadas. Isso envolve desenvolver uma abordagem estruturada para analisar os dados. Começando pelo topo e depois aprofundando nas áreas que precisam de mais análise e atenção. Por exemplo, a receita é o principal foco? Ou é a margem de lucro?

Depois de você ter ganhado um entendimento claro do que os dados estão te dizendo, é importante aplicar técnicas analíticas. A análise do valor líquido atual é ideal? Ou a análise volume vs taxa é melhor? Uma revisão detalhada da lucratividade do produto é a melhor coisa? Talvez uma combinação de técnicas seja a melhor abordagem. Esse processo pode parecer lento no início, mas é vital para cristalizar a história na sua mente. Ser deliberado com as etapas um e dois acelera, em última análise, o processo.

3) Desenvolver a história usando storyboarding

Nesta etapa, é importante escrever um rascunho do storyline. Deve ser uma abordagem estruturada e ter uma linha de base clara e foco. Uma linha de base é um tema consistente que está presente em todas as partes da história.

A abordagem geral deve começar com a mensagem principal e a história de alto nível e, depois, mergulhar mais detalhadamente em todo o conteúdo de suporte. Isso é análogo a usar um esboço para escrever um livro ou um relatório. Quais são os capítulos do livro? Qual é o conteúdo? Como as análises podem ser incorporadas à história?

4) Criar o conteúdo e os detalhes de suporte (usando visualização)

Depois que o esboço estiver pronto, é importante começar a estruturar o conteúdo. Um elemento essencial de uma boa história é a visualização. A visualização de dados eficaz pode transformar números em imagens impactantes, facilitando o engajamento das partes interessadas com as informações financeiras.

Quando falamos sobre apresentar os dados visualmente, os profissionais da área de finanças deve se lembrar de algumas dicas importantes. Primeiro, é vital escolher o tipo certo de visualização para os dados à mão, como gráficos, tabelas, diagramas ou infográficos, dependendo das informações sendo cobertas. Segundo, é melhor manter as visualizações simples e fáceis de entender, evitando detalhes desnecessários ou elementos visuais complicados. Por último, usar a cor e o design com cuidado, pode tornar as visualizações mais atraentes e cativantes. Ao seguir essas diretrizes, os profissionais da área de finanças podem comunicar, de forma eficaz, dados financeiros complexos para as partes interessadas de forma clara e envolvente.

5) Escreva o resumo executivo e o ‘chamado à ação’

Uma das etapas mais críticas de uma ótima história gerada por dados é o resumo executivo. Uma abordagem para isso é usar os títulos de cada elemento da história como ponto inicial e escrever resumos executivos como versões condensadas da história. Normalmente eles cabem em uma página e contam a história de forma estruturada. Eles devem terminar com um “chamado para ação” para o negócio.

6) Adicionar detalhes de suporte e remover dados não relevantes

O processo de criar o resumo executivo ajuda a entender onde os profissionais de FP&A precisam se aprofundar mais. Por exemplo, se houver uma variância significativa na linha P&L ou na linha de produtos, seria adequado realizar análises adicionais e trazer conteúdo adicional para a história.

Também é adequado colocar informações não materiais no anexo. Ótimas histórias de negócios são objetivas e não têm informações que distraiam ou que seja irrelevantes. No contexto do storytelling com apresentações do PowerPoint, cada slide deve se concentrar em exatamente uma única mensagem e em elementos visuais de suporte sem distrações para o público. Uma estratégia “menos é mais” é um segredo poderoso de ótimos contadores de história.

7) Pratique sua apresentação (conteúdo, linguagem corporal, voz)

Último, mas não menos importante, praticas a entrega verbal da história e a linguagem corporal é geralmente negligenciado. Praticar é um processo crítico que refina a apresentação e garante que ela seja envolvente. Encontrar um parceiro com quem você pode contar para criticar sua história é uma técnica que ótimos contadores de história usam.