Choisir le meilleur outil de présentation IA

L’IA rend la création de présentations plus facile que jamais. Toutefois, le jugement humain reste nécessaire pour concevoir des présentations efficaces qui améliorent la prise de décision. C’est particulièrement vrai pour les présentations à forts enjeux, fondées sur les données, requises dans le conseil, la finance, la stratégie et d’autres fonctions professionnelles.

Lorsque les outils de présentation IA sont utilisés efficacement dans les organisations, ils font gagner du temps, simplifient les flux de travail et améliorent chaque aspect de la présentation. Lorsqu’un mauvais outil est utilisé, ils font perdre du temps et vous obtenez des présentations qui ne répondent pas aux standards de votre entreprise. Cet article explique comment évaluer les principales fonctionnalités et capacités lors du choix d’un outil de présentation IA.

Que sont les outils de présentation IA ?

Les outils de présentation IA sont des applications logicielles qui aident à créer, modifier et améliorer des présentations. Si certains outils de présentation IA se concentrent sur la génération de présentations à partir de zéro au moyen d’instructions, d’autres sont intégrés à PowerPoint et à d’autres logiciels de présentation afin de soutenir les flux de travail existants.

Pourquoi les organisations devraient-elles utiliser des outils de présentation IA ?

Les outils de présentation IA peuvent faire gagner du temps en créant des diapositives, en améliorant le contenu et en automatisant les tâches répétitives. Les professionnels utilisent les outils d’IA pour produire des présentations avec moins d’efforts manuels que ne l’exigent les flux de travail traditionnels.

Dans les grandes organisations, les présentations professionnelles impliquent souvent plusieurs parties prenantes, de grands classeurs Excel et des délais serrés, ce qui rend plus difficile la transformation de l’analyse en communication claire. Les outils de présentation IA aident à relever ces défis.

Les outils de présentation IA les plus efficaces pour la communication d’entreprise prennent en charge l’ensemble du flux de travail de présentation, vous aidant à passer des données sous-jacentes à une présentation prête pour la salle de réunion.

Fonctionnalités clés des outils de présentation IA

Compte tenu de la grande diversité d’outils de présentation IA répondant à différents objectifs, voici quelques capacités indispensables à rechercher.

Utiliser les outils de présentation IA pour analyser les données

La plupart des diapositives ne commencent pas dans PowerPoint. Pour les diapositives quantitatives, le processus commence souvent par l’exploration des données sous-jacentes dans Excel et l’identification des informations clés qui finiront par figurer dans votre présentation.

Les meilleurs outils de présentation IA incluent des fonctionnalités Excel qui vous aident dans cette première étape essentielle. Lorsqu’ils sont intégrés à Excel ainsi qu’à PowerPoint, les outils d’IA peuvent analyser des jeux de données, créer de nouveaux tableaux et compléter vos données avec des informations supplémentaires vérifiées.

Comment think-cell Assist vous aide : Vous avez attendu toute la semaine des données clés pour finaliser le reporting mensuel d’une nouvelle région commerciale. Lorsque le fichier Excel arrive enfin, il s’agit d’un énorme export de données non structuré plutôt que d’un document que vous pouvez présenter.

Grâce aux fonctionnalités de chat alimentées par l’IA de think-cell Assist dans le volet latéral d’Excel, vous pouvez identifier rapidement les données dont vous avez besoin. À votre demande, think-cell Assist crée une nouvelle feuille de calcul claire avec un tableau présentant le chiffre d’affaires regroupé par sous-région et ajoute des lignes calculant la marge.

Comme toutes les sorties de think-cell Assist sont basées sur des formules, vous pouvez remonter de chaque calcul aux données sources et vérifier que vous disposez des chiffres dont vous avez besoin.

Générer des graphiques avec l’IA

Des informations importantes enfermées dans une feuille de données Excel complexe ont peu de valeur. Une présentation PowerPoint efficace, avec des graphiques bien conçus, transforme votre analyse en un contenu facilement compréhensible et communique des informations qui aident à convaincre ou à informer les parties prenantes.

Une fonctionnalité clé de certains outils de présentation IA est la génération automatique de graphiques à partir de données Excel. Dans les présentations professionnelles à forts enjeux qui exigent une précision de 100 % et plusieurs cycles de révision, tout graphique généré par l’IA doit être modifiable dans PowerPoint et rester connecté aux données sous-jacentes.

Les outils de présentation IA qui génèrent des images statiques de graphiques ressemblant aux données ne conviennent pas aux présentations professionnelles, car ils ne peuvent garantir une précision totale ni être modifiés avec précision. La seule option consiste à répéter le processus d’instructions pour générer une nouvelle itération de ce qui est requis.

Les outils de présentation IA peuvent non seulement générer des graphiques, mais aussi suggérer les types de graphiques les mieux adaptés en fonction des données sous-jacentes. Grâce à ces suggestions, vous pouvez décider quelle visualisation communique le mieux le message que vous souhaitez transmettre.

Comment think-cell Assist vous aide : Vous avez terminé l’analyse des performances commerciales régionales dans Excel. Les chiffres sont entièrement vérifiés et vous avez une idée de l’histoire que vous souhaitez raconter lors de votre présentation à l’équipe.

Avec think-cell Assist, vous pouvez générer automatiquement un graphique think-cell entièrement modifiable directement depuis Excel et l’ajouter à votre diapositive PowerPoint en un clic. Une fois ajouté, vous pouvez appliquer les dernières retouches, comme ajuster les couleurs, mettre en forme les étiquettes de série et ajouter des annotations. Si vous devez modifier les données dans Excel, le graphique se met également à jour.

Tester la solidité des recommandations avec les outils de présentation IA

L’esprit critique est essentiel lors de la création de présentations qui exigent un récit convaincant et une exactitude absolue. Dans ces situations, l’IA doit soutenir votre esprit critique, et non le remplacer. Une fonctionnalité clé d’un outil de présentation IA est un chat intégré capable de lire et d’analyser vos présentations directement dans PowerPoint. L’IA peut alors jouer le rôle de l’avocat du diable pour renforcer votre présentation en signalant :

• Les hypothèses implicites
• Les explications alternatives
• Les preuves manquantes
• Les objections et contre-arguments potentiels
• D’autres faiblesses potentielles

Les recommandations finales restent une responsabilité humaine, mais un outil d’IA intégré peut servir de partenaire de réflexion et améliorer la présentation finale.

Comment think-cell vous aide : Vous préparez des recommandations stratégiques à présenter à l’équipe dirigeante. Après avoir terminé votre brouillon, vous avez besoin d’un dernier avis pour vous assurer que les recommandations sont étayées par les diapositives justificatives.

Avec think-cell Assist, vous pouvez utiliser le chat intégré pour poser des questions sur des diapositives spécifiques et remettre votre travail en question du point de vue de l’équipe dirigeante. En demandant les hypothèses manquantes et les objections possibles, vous pouvez affiner le récit avant de présenter. Vos recommandations, fondées sur votre expertise et votre jugement, restent les mêmes, mais la manière dont vous les communiquez dans la présentation s’améliore.

Créer un meilleur contenu de diapositives avec l’IA

Les meilleurs outils de présentation IA peuvent aider à améliorer le contenu des diapositives à partir de ce que vous avez déjà. Dans une enquête mondiale menée auprès de professionnels, 44 % ont déclaré utiliser l’IA pour relire et affiner le contenu, ce qui en fait le principal cas d’utilisation.

Quelques façons dont l’IA peut aider pour les tâches textuelles :

• Générer des Action Titles à partir du contenu de la diapositive
• Créer des synthèses exécutives à partir des diapositives de votre choix
• Modifier et réécrire le texte pour en optimiser la longueur, la clarté et l’impact
• Améliorer la cohérence grâce à des formulations parallèles
• Traduire du texte

Bien entendu, le contenu généré par l’IA doit toujours être relu. Mais l’IA peut faire gagner beaucoup de temps et d’efforts lorsque vous travaillez avec le contenu de diapositives dont vous disposez déjà.

Comment think-cell Assist vous aide : Alors que l’échéance de votre présentation approche, vous devez apporter les dernières retouches avant de la partager avec les bureaux régionaux. Avec think-cell Assist, il suffit d’un clic pour créer une diapositive de synthèse à partir du contenu de votre présentation. Un clic de plus permet d’ajouter un Action Title. Et votre présentation est terminée.

think-cell Assist propose la traduction dans plus de 70 langues, tout en préservant la mise en forme, afin que vous puissiez facilement garantir que chaque bureau régional reçoive une présentation soignée, tout en respectant les délais.

Améliorer les flux de travail de présentation grâce à l’intégration

De nombreux outils d’IA interrompent les flux de travail existants. Copier-coller entre Excel, PowerPoint et une application d’IA n’est pas un processus efficace. Passer d’un programme à l’autre ralentit les professionnels et augmente le risque d’erreurs et d’incohérences de mise en forme.

Les meilleurs outils de présentation IA sont entièrement intégrés à PowerPoint. Avec tout dans une seule fenêtre et des sorties entièrement modifiables, tout ce dont vous avez besoin se trouve au même endroit, et vous pouvez travailler plus efficacement.

Comment think-cell Assist vous aide : Vous travaillez sur une feuille Excel riche en données qui servira de base à une présentation externe. think-cell Assist est intégré à chaque étape. Vous pouvez utiliser think-cell Assist pour analyser vos données Excel, puis générer un graphique soigné pour la présentation.

Une fois le graphique en place, think-cell Assist peut générer des Action Titles, des synthèses et bien plus encore. Et apporter les dernières retouches à chaque diapositive est particulièrement simple grâce aux boutons sur objet. Si un texte est trop long et perturbe la mise en page, il vous suffit de le sélectionner et de cliquer sur un bouton pour le raccourcir ou le transformer en puces.

Coûts, conformité et sécurité des outils de présentation IA

Les fonctionnalités et capacités principales de l’outil de votre choix sont importantes, mais la sécurité des données, le coût et la facilité de déploiement le sont tout autant.

Assurer la sécurité des données

L’une des plus grandes discussions autour de l’IA concerne la sécurité des données. Les données saisies sont-elles sûres ? L’infrastructure est-elle conforme à la loi et respecte-t-elle les normes de confidentialité ?

Comment think-cell Assist vous aide : Si vous travaillez avec des données, sensibles ou non, vous pouvez être assuré que think-cell Assist est conçu avec une sécurité de niveau entreprise qui respecte les normes de confidentialité conformes au RGPD. Vos données sont protégées et ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d’IA.

Disposer de flexibilité avec les LLM

La plupart des outils de présentation IA reposent sur de grands modèles de langage (LLM) sous-jacents fournis par des entreprises telles qu’Anthropic ou OpenAI. Chaque modèle est continuellement développé et amélioré, mais être limité à un seul modèle peut constituer un inconvénient si d’autres modèles s’avèrent offrir de meilleurs résultats ou être plus efficaces.

Comment think-cell Assist vous aide : Lorsque vous utilisez think-cell Assist, cet outil bascule automatiquement entre les modèles d’IA. Chaque amélioration de l’IA est une amélioration de think-cell Assist, tout en optimisant également les ressources.

Une tarification transparente

Selon l’outil et l’utilisation, les logiciels d’IA peuvent parfois coûter beaucoup plus cher que prévu. C’est particulièrement vrai avec la tarification à l’usage. Lorsque l’IA est trop coûteuse, la valeur de son utilisation diminue.

Comment think-cell Assist vous aide : Vous pouvez acheter une licence annuelle pour think-cell Assist avec une tarification claire et transparente. Découvrez plus d’informations sur les options d’achat.

Déployer facilement les logiciels

Les outils de présentation IA doivent être faciles à déployer, à maintenir et à intégrer aux workflows existants. Les outils qui ne sont pas compatibles avec d’autres logiciels ou qui s’avèrent difficiles à déployer dans le reste de l’organisation ne seront pas utiles.

Comment think-cell Assist vous aide : Si vous êtes déjà utilisateur de think-cell, le déploiement de think-cell Assist suit le processus de déploiement standard de think-cell. De plus, les présentations contenant des éléments créés à l’aide des fonctionnalités de think-cell Assist restent entièrement compatibles et modifiables par tous les utilisateurs.

5 erreurs courantes lors de l’utilisation d’outils de présentation IA

Malgré la puissance et la praticité des outils de présentation IA, certaines erreurs peuvent nuire à l’efficacité de votre présentation. Nous allons passer en revue cinq erreurs courantes commises lors de l’utilisation de l’IA et expliquer comment les éviter afin de conserver des présentations professionnelles.

1. Laisser l’IA choisir le message

Même si les outils de présentation IA peuvent sembler utiles et faire autorité, il est risqué de laisser l’IA choisir le message global de votre présentation. Quelle que soit la précision et la réflexion apportées à vos prompts, votre expertise humaine offre une meilleure compréhension de ce qui est nécessaire pour marquer votre audience.

Comment think-cell Assist vous aide : think-cell Assist s’appuie sur votre expertise humaine plutôt que de la remplacer. Vous pouvez créer des diapositives plus efficaces tout en ayant la possibilité de modifier n’importe quel résultat, qu’il s’agisse de graphiques, de textes ou d’autres éléments.

2. Utiliser des prompts génériques

L’ingénierie des prompts consiste à utiliser des saisies textuelles pour guider un logiciel d’IA afin de produire de meilleurs résultats. Une saisie générique avec peu de détails donne un résultat pauvre. Si un tel résultat peut être suffisant pour certaines tâches, il l’est rarement pour des présentations importantes.

Comment think-cell Assist vous aide : Utilisez la fonction de chat pour les tâches simples comme pour les prompts détaillés. En expliquant vos objectifs ou en demandant à think-cell Assist d’endosser un rôle spécifique dans votre prompt, vous obtiendrez de meilleurs résultats. Vous pouvez également être très précis, par exemple en demandant que les titres utilisent la casse de phrase plutôt que la casse de titre.

3. S’appuyer sur des données douteuses

Les outils d’IA sont souvent totalement confiants dans les réponses qu’ils fournissent. Pourtant, ils ne sont pas toujours exacts à 100 %. Les informations hallucinéess et incorrectes peuvent constituer un problème majeur, car les mauvaises informations sont souvent mêlées à des faits. Passer au crible chaque point de données ou chaque source est essentiel, mais chronophage.

Comment think-cell Assist vous aide : think-cell Assist extrait des informations de sources fiables, telles que vos données Excel, des informations financières et des statistiques issues de Statista. Grâce à ces informations vérifiées, vous pouvez facilement créer des graphiques à ajouter à vos diapositives et préserver votre crédibilité

4. Ne pas examiner les résultats

L’IA permet de générer facilement de grandes quantités de contenu qui auraient autrement demandé un effort manuel. Compte tenu de la rapidité et de la facilité offertes par les outils de présentation IA, il devient de plus en plus courant que des erreurs très médiatisées se retrouvent dans des rapports, des documents juridiques et d’autres documents professionnels.

Comment think-cell Assist vous aide : Au lieu de bouleverser vos workflows de création de diapositives, think-cell Assist s’intègre de manière transparente à votre workflow de diapositives et à votre processus de révision existants. Par exemple, lorsque vous utilisez think-cell Assist dans Excel pour transformer des données, les données transformées sont créées dans une nouvelle feuille de données. Toute modification est clairement expliquée dans la fonction de chat. Cela vous aide à examiner et vérifier les données.

5. Utiliser trop de texte

Les présentations les plus efficaces ne sont pas des murs de texte. Elles sont au contraire claires, concises et faciles à suivre. Certains outils de présentation IA ont tendance à générer des diapositives trop verbeuses, ce qui ne favorise pas une bonne communication.

Comment think-cell Assist vous aide : Utilisez think-cell Assist pour reformuler ou raccourcir du texte, puis organisez sa structure avec des puces ou des formulations parallèles. Tout cela peut être fait en un clic sans quitter PowerPoint.

Créer de meilleures présentations avec l’IA

L’IA donne les meilleurs résultats lorsqu’elle est utilisée avec discernement par un expert qui maîtrise l’art du storytelling, la composition des diapositives et le déroulé d’une présentation. Au final, les humains restent responsables du jugement, du contexte métier et de l’approbation finale. Mais les meilleurs outils de présentation IA accompagnent l’ensemble du workflow menant à cette version finale.

Le mirage de la vitesse

Les meilleurs outils de présentation IA ne sont pas ceux qui créent le plus de diapositives le plus rapidement possible.

Une génération rapide de diapositives par l’IA sans la qualité requise signifie souvent plus de temps consacré à l’édition, à la révision et à la régénération. Le temps gagné au départ est perdu dans les heures nécessaires pour corriger le contenu généré. La vitesse sans qualité apporte peu de valeur.

Les outils les plus utiles aident plutôt les professionnels à passer des données aux décisions, tout en gardant le contrôle de la présentation.

Checklist d’évaluation des outils de présentation IA

Pour vous aider à évaluer le meilleur outil de présentation IA pour les besoins de votre organisation, utilisez cette checklist.

FAQ sur les outils de présentation IA

Nous répondons ici aux questions les plus fréquemment posées sur les outils de présentation IA.