Estudo de caso de eficiência

Compreenda a criação de apresentações em empresas de consultoria

Empresas de consultoria gastam grande parte de seus recursos em comunicação com o cliente. A maioria das principais empresas de consultoria emprega especialistas para transformar suas descobertas e recomendações em apresentações convincentes. Esses especialistas têm anos de experiência e desenvolveram a melhor prática na construção do padrão industrial do Microsoft PowerPoint.

Ainda assim, nossa experiência pessoal em uma empresa de consultoria e relatos de outros consultores e especialistas gráficos indicaram um grande potencial para melhorar a eficiência na criação de slides.

A partir dessas indicações, passamos seis meses fazendo entrevistas e observando fluxos de trabalho para entender completamente o problema. Em seguida, usamos cenários de teste para quantificar nossa impressão qualitativa. Focamos pesadamente na eficiência do software. Tivemos a cooperação de uma empresa de consultoria estratégica de alto nível, que nos permitiu publicar esses dados de forma anônima.

Identificação de potenciais melhorias

A ilustração à direita mostra a distribuição do tempo que os especialistas gráficos gastam em apresentações. 11% do tempo foram dedicados aos desenhos específicos dos slides. Outros 26% foram gastos na digitação de texto. Ambas as frações ofereciam apenas potencial limitado de melhoria. A velocidade de digitação é limitada às habilidades do usuário no teclado, enquanto a criação de desenhos é difícil de padronizar usando software inteligente.

22% foram gastos em produção de gráficos empresariais a partir de dados numéricos. De longe, a maior fração de tempo foi gasta em organizar texto, desenhos e gráficos para criar o layout final dos slides (41%). Tanto o tempo de gráfico quanto de layout excluem a digitação de texto. Incluindo o tempo de digitação de texto, 30% do tempo de trabalho foram gastos nos gráficos e 59% nos componentes não numéricos padrão dos slides, não incluindo os desenhos.

Tanto a produção dos gráficos quanto a produção do layout dos slides tinham alto potencial de melhoria, uma vez que os gráficos e layouts dos slides geralmente são padronizados dentro da empresa e vinculados a regras comuns de design, que podem ser formalizadas em um programa de computador.

No restante deste estudo, focamos no impacto de utilizar o think-cell, que foi projetado para explorar o ganho potencial de eficiência descrito na produção de gráficos. Como primeiro passo, analisamos os tipos de gráficos usados pelas empresas de consultoria.

A ilustração abaixo mostra que apenas alguns tipos de gráficos representaram uma grande fração de todos os gráficos usados na empresa de consultoria do estudo. Comparamos esse resultado com os resultados obtidos a partir de outras empresas de consultoria e constatamos que era uma realidade em todos os lugares, com tipos de gráficos dominantes variando ligeiramente entre diferentes empresas.

Como comparar o think-cell com o PowerPoint

Para quantificar o impacto do think-cell sobre a criação e alteração de gráficos, selecionamos um conjunto de 48 gráficos comuns de um portfólio de slides arquivados. A ilustração à direita mostra que a mistura de tipos de gráficos no conjunto de teste se assemelhava à mistura obtida por meio da análise de um conjunto de slides muito maior. Nosso parceiro de cooperação contou o número de diferentes tipos de gráficos em um conjunto de 1000 slides escolhidos aleatoriamente de seu portfólio. 468 desses slides tinham um gráfico.

Criamos dois cenários a partir do conjunto de teste. O primeiro cenário simulava o processo de criação comum: Um gráfico é esboçado por um consultor, enviado por fax ao especialista em gráficos e transformado em PowerPoint. Em nosso teste, um especialista altamente experiente em gráficos da nossa parceira neste estudo transformou os esboços em slides do PowerPoint.

Ele foi autorizado a usar o conjunto regular de modelos da empresa para tipos e quantidades de gráficos convencionais (4 colunas, 5 colunas etc.) e também as macros já em uso (para legendas, unidades de medida etc.). Nós medimos o tempo necessário para criar os gráficos.

Para o segundo cenário, imprimimos os slides criados no primeiro cenário, anotamos as alterações normais que um consultor faria e os entregamos de volta ao especialista em gráficos. Medimos novamente o tempo necessário para incorporar as alterações nos slides.

Esses mesmos dois cenários foram usados para avaliar a eficiência do think-cell.

Ganho de produtividade com o think-cell

A principal constatação é mostrada na ilustração abaixo. Ela mostra o tempo acumulado necessário para criar e alterar os gráficos especificados pelo nosso conjunto de teste. No caso da nossa parceira no estudo, a alteração foi responsável por aproximadamente 60% do tempo de produção dos gráficos. Sendo assim, escalonamos o tempo para alteração dos gráficos em dois. Isso se assemelha ao pressuposto comum de que um ciclo de criação leva a, pelo menos, dois ciclos de alteração.

O tempo total necessário para concluir o conjunto de teste usando o PowerPoint junto com modelos e macros foi de mais de dez horas. O tempo total necessário para concluir o conjunto de teste usando o PowerPoint com o think-cell foi de aproximadamente três horas. Isso implicou um fator de aceleração geral de 3,2.

A ilustração abaixo decompõe esse resultado em quatro tipos de gráficos que foram incluídos em nosso teste. Todos os tipos de gráficos se beneficiam bastante do uso do think-cell, especialmente no cenário de alteração.

Estudo completo

Esta página apresenta a versão on-line resumida de um estudo de caso detalhado realizado com um de nossos principais clientes.