効率ケーススタディ
コンサルティング企業でのプレゼンテーション作成
コンサルティング企業はクライアントとのコミュニケーションに多大なリソースを費やしています。ほとんどのコンサルティング企業大手では、調査結果と推奨事項を説得力のあるプレゼンテーションにまとめるため、専門家を雇用しています。このような専門家は、長年にわたる経験を積んでおり、業界標準であるMicrosoft PowerPointに基づいて構築するというベストプラクティスを築いてきました。
しかしながら、コンサルティング企業での私たちの経験と、他のコンサルタントやグラフィックス専門家からの事例は、スライド作成の効率を改善する大きな余地があることを示していました。
私たちは問題をよく理解するため、半年かけて面接を行い、作業の流れを観察しました。その後、テストシナリオを使い、定性的な印象を定量化しました。特にソフトウェアの効率に注目しました。大手戦略コンサルティング企業と協力し、このデータを匿名で発表することができました。
改善の可能性
図表1.1は、グラフィックス専門家がプレゼンテーションに費やした時間の配分を示しています。11%の時間はスライドの描画に費やされています。26%はテキストの入力に費やされています。どちらも改善の余地は限定的です。入力スピードはユーザーのキーボードスキルによって限定され、インテリジェントなソフトウェアで描画を標準化することは困難です。
22%は多数のデータからビジネス用のグラフを作成することに費やされていました。最も多くの時間は、最終的なスライドレイアウトを作成するためのテキストや図面、グラフの配置に費やされています。（41%） グラフとレイアウトの時間にはテキストの入力は含まれていません。テキスト入力時間を含めると、作業時間の30%はグラフ、59%は数値以外の標準的なスライドのコンポーネントに費やされています。（描画は含まれません）
グラフの作成とスライドレイアウトの作成のどちらにも大きな改善の余地があります。グラフとスライドのレイアウトは通常、社内で標準化され、一般的なデザイン規則（コンピュータープログラムで形式化可能）に従うためです。
この調査の残りの部分では、説明されているグラフ作成での効率上昇の可能性を探るため、think-cell使用のインパクトに焦点を当てました。まず、コンサルティング企業が使用しているグラフのタイプを調べました。
図表1.2は、協力コンサルティング会社で使用されているグラフの大部分を占めるのは、わずかな種類のグラフであることを示しています。他のコンサルティング企業から得た結果にこの結果を比べ、異なる企業でも主要なグラフのタイプはさほど違わないという事実を確認しました。
think-cellとPowerPointの比較
グラフの作成と変更に対するthink-cellのインパクトを定量化するため、アーカイブされているスライドのポートフォリオから48の典型的なグラフを選びました。図表1.3は、テストセットのグラフタイプの組み合わせが、より大きなスライドセットの解析から得られた組み合わせに類似していることを示しています。弊社の協力パートナーが、ポートフォリオから無作為に選ばれた1,000枚のスライドで異なるグラフ タイプの数を計算しました。このうち468枚のスライドにグラフが含まれていました。
このテスト セットからニつのシナリオを作りました。最初のシナリオでは、典型的な作成プロセスのシミュレーションを行いました。コンサルタントの作成したグラフのスケッチをグラフィックス専門家にファックスし、PowerPointに変換しました。このテストでは、協力パートナーの経験豊かなグラフィックス専門家がスケッチをPowerPointのスライドにしました。
この専門家はパートナー企業の典型的なグラフのタイプと数量（4列、5列…）で通常のテンプレートを使用できたほか、すでに使用されているマクロ（凡例、測定単位など）を使うことができました。私たちはグラフの作成に要する時間を測りました。
2番目のシナリオでは、最初のシナリオで作成されたスライドを印刷し、コンサルタントがよく行う変更で注釈を付け、グラフィックス専門家に戻しました。その後、変更点をスライドに入力する時間を測りました。
同じ2つのシナリオを使い、think-cellの効率を評価しました。
think-cellによる生産性の向上
主な発見は、図表1.4に示されています。テス セットで指定されたグラフの作成と変更に要した累積時間を示しています。協力パートナーの場合、変更はグラフ作成時間の約60%を占めていました。このため、グラフ変更の時間を2倍にしました。これで、1回の作成サイクルが少なくとも変更サイクル2回分になるという一般的な想定に近づきます。
テンプレートとマクロとともにPowerPointを使用してテスト セットを仕上げるために必要な合計時間は10時間を超えます。think-cellとともにPowerPointを使用してテストの設定を仕上げるために必要な合計時間は約3時間でした。これは、全体的な所要時間が3.2倍短縮されたことを示しています。
図表1.5は、この結果をテストに含まれていた4種類のグラフに分解したものです。すべてのグラフ タイプはthink-cellの使用から同等の恩恵を受けていますが、特に変更シナリオではこれが顕著です。
