Por qué debería cambiar su forma de pensar sobre PowerPoint

PowerPoint está firmemente arraigado en todo el mundo como la herramienta de presentación más utilizada en las empresas. Sin embargo, no todas las presentaciones reciben la misma atención ni tienen el mismo impacto.

Los líderes empresariales de todos los sectores llevan mucho tiempo conociendo el valor de una gran presentación. Piensa en las presentaciones incomparablemente intencionales de Steve Jobs, o en toda la industria que existe en torno al coaching de pitch en los círculos de Silicon Valley.

Cuando llega el gran discurso, todo el mundo parece saber lo que está en juego.

Pero en el ajetreo del día a día olvidamos que las presentaciones que hacemos a diario son igual de importantes. Pueden parecer obstáculos que hay que superar, pero su impacto es enorme:

• algo tan rutinario como un informe financiero mensual puede influir en la decisión de adquirir o no una nueva empresa.
• Una presentación en una conferencia puede atraer mucho negocio, pero también repelerlo.
• Un plan de implantación puede ser la diferencia entre un equipo sincronizado y el incumplimiento de una fecha de lanzamiento.
• Una presentación de formación puede crear nuevos comportamientos positivos o hacer perder horas de tiempo a su equipo.
• Una estrategia para transformar la empresa puede cambiarlo todo, o provocar los bostezos de la gente y que acabe acumulando polvo.

Tanto si es un líder consolidado como si acaba de iniciar su trayectoria profesional, se trata de un cambio de paradigma que le reportará dividendos para toda la vida: Cada presentación tiene el poder de inspirar a la gente y cambiar mentes.

Las presentaciones dan forma a las conversaciones y decisiones que hacen avanzar a las empresas. Y al abordarlas de esta manera, puede acelerar su crecimiento. Así es cómo se hace:

Prepara el terreno según la conversación que quieras tener

Dado que las presentaciones son el telón de fondo (o la pieza central) de casi todas las decisiones empresariales, construya su presentación basándose en cómo quiere que sea la conversación. Esto está dos niveles por encima de “compartir las últimas cifras”.

Pregunte: Qué quiero que ocurra como resultado de la conversación que suscitará esta presentación?

Una vez establecido este enfoque, tratará cada diapositiva como el bien inmueble de gran valor que es: un paso adelante en una conversación que tendrá un impacto empresarial real.

Replantea cómo estás presentando los datos

Los datos pueden ser su herramienta más poderosa para influir en las decisiones empresariales, pero solo si los comparte eficazmente. Errores tan simples como mostrar demasiada información a la vez o formatear y anotar mal los gráficos pueden hacer que incluso los datos más persuasivos resulten confusos o acaben siendo ignorados.

Básicamente, si no es capaz de comunicar su postura, no ocurrirá nada.

Necesitas gráficos visualmente impactantes, diapositivas e historias que revelen insights, inspiren y orienten las decisiones que impulsan el negocio. (Aquí es donde entramos nosotros: think-cell es como lo hacen los expertos.)

Prioriza la intuición y la claridad comunicando una idea clave por gráfico y resaltando visualmente la zona “¡Ajá!”. Sigue las mejores prácticas de PowerPoint para crear diapositivas atractivas. Y, cuando sea posible, adapta los datos que compartes a tu audiencia, teniendo en cuenta sus roles, niveles y áreas de interés. (Por supuesto, esto significa que tus métodos para crear presentaciones geniales no pueden ser tan laboriosos que este nivel de personalización te suene a fantasía. Lo cual puede llevarte a…)

Date cuenta de que NO puedes permitirte NO optimizar tu uso de PowerPoint

El mundo cambia más rápido que nunca. Mantenerse al día, o mejor, ir a la cabeza, no es una carrera por añadir el mayor número de cosas a su pila tecnológica. A menudo es más impactante dedicar tiempo a mejorar en aquello a lo que ya dedica mucho tiempo.

Las mejores empresas son un 40% más productivas que el resto. ¿Crees que lo consiguen ignorando en qué se pasan sus empleados horas y horas del día?

Si tu empresa es como la mayoría, PowerPoint es una parte clave de tu flujo de trabajo actual, lo que significa que encontrar incluso pequeñas eficiencias puede traducirse en un gran ahorro de tiempo. Y hay importantes mejoras de eficiencia en PowerPoint esperándote, especialmente al trabajar con datos: como automatizar los cálculos manuales para que la creación, el formato y las decisiones de diseño se resuelvan con un solo clic.

El tiempo que se dedica a crear y editar presentaciones de PowerPoint en su empresa puede ser muy productivo, siempre que ese tiempo se optimice para las cosas correctas, como el pensamiento real de alto nivel.

¿Por qué perder el tiempo con las torpes herramientas integradas de PowerPoint para crear un diagrama de Gantt para tu proyecto, cuando podrías hacerlo en un tercio del tiempo con un complemento inteligente para PowerPoint? Eficiencias de PowerPoint como esta son enormes aceleradores del negocio disfrazados de pequeños ajustes en el flujo de trabajo.

¡Entusiasmate aún más con todo!

Esto es un extra. Cuando se piensa en PowerPoint como epicentro de las decisiones empresariales, el trabajo que conllevan se vuelve de repente más interesante. Ha replanteado ese informe mensual como un catalizador conversacional en lugar de una molestia que oscurece su calendario cada cuatro semanas.

Trate las presentaciones como un producto de trabajo esencial. Porque lo son. Y porque es gratificante crear algo elegante, impactante y que invite a la reflexión, en lugar de arrastrar los pies para crear otra mediocre presentación.

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En think-cell, nos obsesionamos por hacer que sus datos, sus historias, brillen en PowerPoint. Sin dolor. De manera persuasiva. Incluso de forma hermosa. (Basta con preguntar a los líderes empresariales que utilizan think-cell a diario, en 9 de las 10 principales escuelas de negocios, en el 90 % de Fortune 100 y en todo el DAX40).

No lo hacemos porque nos encanten los datos (que nos encantan), sino porque la inversión en crear una presentación potente cambia la trayectoria del negocio.

Y cuanto antes empiece a pensar en las presentaciones como las poderosas herramientas que son, antes podrá aprovechar ese poder en su beneficio.