Cómo elegir la mejor herramienta de IA para presentaciones

La IA hace que crear presentaciones sea más fácil que nunca. Sin embargo, el criterio humano sigue siendo necesario para crear presentaciones eficaces que mejoren la toma de decisiones. Esto es especialmente cierto en presentaciones de alto impacto y basadas en datos, habituales en consultoría, finanzas, estrategia y otros puestos profesionales.

Cuando las herramientas de IA para presentaciones se usan de forma eficaz en las organizaciones, ahorran tiempo, agilizan los flujos de trabajo y mejoran todos los aspectos de la presentación. Cuando se usa la herramienta equivocada, hacen perder tiempo y terminas con presentaciones que no cumplen los estándares de tu empresa. En este artículo se explica cómo evaluar las características y capacidades clave al elegir una herramienta de IA para presentaciones.

¿Qué son las herramientas de IA para presentaciones?

Las herramientas de IA para presentaciones son aplicaciones de software que ayudan a crear, editar y mejorar presentaciones. Mientras que algunas herramientas de IA para presentaciones se centran en generar presentaciones desde cero mediante instrucciones, otras se integran en PowerPoint y otros programas de presentaciones para apoyar los flujos de trabajo existentes.

¿Por qué deberían las organizaciones usar herramientas de IA para presentaciones?

Las herramientas de IA para presentaciones pueden ahorrar tiempo al crear diapositivas, mejorar el contenido y automatizar tareas repetitivas. Los profesionales usan herramientas de IA para producir presentaciones con menos esfuerzo manual del que requieren los flujos de trabajo tradicionales.

En organizaciones grandes, las presentaciones de negocio suelen implicar a múltiples partes interesadas, libros de Excel extensos y plazos ajustados, lo que dificulta convertir el análisis en una comunicación clara. Las herramientas de IA para presentaciones ayudan a afrontar estos desafíos.

Las herramientas de IA para presentaciones más eficaces para la comunicación empresarial respaldan todo el flujo de trabajo de la presentación y te ayudan a pasar de los datos subyacentes a una presentación lista para la sala de juntas.

Características clave de las herramientas de IA para presentaciones

Teniendo en cuenta la amplia variedad de herramientas de IA para presentaciones que sirven a distintos propósitos, estas son algunas capacidades imprescindibles que conviene buscar.

Usar herramientas de IA para presentaciones para analizar datos

La mayoría de las diapositivas no empiezan en PowerPoint. En el caso de las diapositivas cuantitativas, el proceso suele comenzar explorando los datos subyacentes en Excel y descubriendo los insights clave que finalmente aparecerán en la presentación.

Las mejores herramientas de IA para presentaciones incluyen funciones de Excel que te ayudan con este primer paso crítico. Cuando se integran tanto en Excel como en PowerPoint, las herramientas de IA pueden analizar conjuntos de datos, crear nuevas tablas y complementar tus datos con información adicional verificada.

Cómo ayuda think-cell Assist: Llevas toda la semana esperando datos clave para terminar el informe mensual de una nueva región de ventas. Cuando por fin llega el archivo de Excel, es un volcado de datos enorme y sin estructurar, en lugar de algo que puedas presentar.

Con las capacidades de chat impulsadas por IA de think-cell Assist en el panel lateral de Excel, puedes identificar rápidamente los datos que necesitas. A petición tuya, think-cell Assist crea una hoja de cálculo nueva y ordenada con una tabla que muestra los ingresos agrupados por subregión y añade filas que calculan el margen.

Como todos los resultados de think-cell Assist se basan en fórmulas, puedes rastrear cada cálculo hasta los datos de origen y verificar que tienes las cifras que necesitas.

Generar gráficos con IA

Los insights importantes atrapados en una hoja de datos compleja de Excel aportan poco valor. Una presentación eficaz de PowerPoint con gráficos bien diseñados convierte tu análisis en algo fácil de entender y comunica insights que ayudan a persuadir o informar a las partes interesadas.

Una característica clave de algunas herramientas de IA para presentaciones es la generación automática de gráficos a partir de datos de Excel. En presentaciones empresariales de alto impacto que requieren una precisión del 100 % y varias rondas de revisión, cualquier gráfico generado por IA debe poder editarse en PowerPoint y permanecer conectado a los datos subyacentes.

Las herramientas de IA para presentaciones que generan imágenes estáticas de gráficos que se parecen a los datos no son adecuadas para presentaciones de negocio, porque no pueden garantizar una precisión total ni editarse con precisión. La única opción es repetir el proceso de instrucciones para generar otra iteración de lo que se necesita.

Las herramientas de IA para presentaciones no solo pueden generar gráficos, sino también sugerir los tipos de gráfico más adecuados en función de los datos subyacentes. Con estas sugerencias, puedes decidir qué visualización comunica mejor el mensaje que quieres transmitir.

Cómo ayuda think-cell Assist: Has completado el análisis del rendimiento de ventas regionales en Excel. Las cifras están totalmente verificadas y tienes una idea de la historia que quieres contar cuando presentes al equipo.

Con think-cell Assist, puedes generar automáticamente un gráfico de think-cell totalmente editable directamente desde Excel y añadirlo a tu diapositiva de PowerPoint con un clic. Una vez añadido, puedes aplicar los retoques finales, como ajustar colores, dar formato a las etiquetas de serie y añadir anotaciones. Si necesitas cambiar los datos en Excel, el gráfico también se actualiza.

Poner a prueba recomendaciones con herramientas de IA para presentaciones

El pensamiento crítico es esencial al crear presentaciones que requieren una narrativa sólida y una precisión absoluta. En estos casos, la IA debe apoyar tu pensamiento crítico, no reemplazarlo. Una característica clave de una herramienta de IA para presentaciones es un chat integrado que puede leer y analizar tus presentaciones directamente en PowerPoint. Así, la IA puede actuar como abogado del diablo para reforzar tu presentación señalando:

• Supuestos ocultos
• Explicaciones alternativas
• Evidencia faltante
• Posibles objeciones y contraargumentos
• Otras posibles debilidades

Las recomendaciones finales siguen siendo responsabilidad humana, pero una herramienta de IA integrada puede servir como contraparte para debatir y mejorar la presentación final.

Cómo ayuda think-cell: Estás preparando recomendaciones estratégicas para presentarlas al equipo directivo. Después de terminar el borrador, necesitas una opinión final para asegurarte de que las recomendaciones estén respaldadas por las diapositivas de apoyo.

Con think-cell Assist, puedes usar el chat integrado para hacer preguntas sobre diapositivas concretas y cuestionar tu trabajo desde la perspectiva del equipo directivo. Al pedir supuestos faltantes y posibles objeciones, puedes afinar la narrativa antes de presentar. Tus recomendaciones, basadas en tu experiencia y criterio, siguen siendo las mismas, pero mejora la forma en que las comunicas en la presentación.

Crear mejor contenido de diapositivas con IA

Las mejores herramientas de IA para presentaciones pueden ayudar a mejorar el contenido de las diapositivas a partir de lo que ya tienes. En una encuesta global a profesionales de negocios, el 44 % afirmó usar IA para revisar y perfeccionar contenido, lo que convierte este uso en el principal caso de aplicación.

Algunas formas en que la IA puede ayudar con tareas basadas en texto:

• Generar títulos de acción basados en el contenido de la diapositiva
• Crear resúmenes ejecutivos basados en las diapositivas que elijas
• Editar y reescribir texto para ajustar longitud, claridad e impacto
• Mejorar la coherencia con formulaciones paralelas
• Traducir texto

Por supuesto, el contenido generado por IA siempre debe revisarse. Pero la IA puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo al trabajar con el contenido de diapositivas que ya tienes.

Cómo ayuda think-cell Assist: Con el plazo de una presentación encima, necesitas dar los últimos retoques antes de compartirla con las oficinas regionales. Con think-cell Assist, estás a un clic de crear una diapositiva de resumen basada en el contenido de tu presentación. Con un clic más puedes añadir un título de acción. Y tu presentación queda lista.

think-cell Assist ofrece traducción a más de 70 idiomas, siempre preservando el formato, para que puedas asegurarte fácilmente de que cada oficina regional reciba una presentación pulida y cumplir los plazos.

Mejorar los flujos de trabajo de presentaciones con integración

Muchas herramientas de IA interrumpen los flujos de trabajo existentes. Copiar y pegar entre Excel, PowerPoint y una aplicación de IA no es un proceso eficiente. Cambiar de un programa a otro ralentiza a los profesionales y aumenta el riesgo de errores e incoherencias de formato.

Las mejores herramientas de IA para presentaciones están totalmente integradas en PowerPoint. Con todo en una sola ventana y resultados totalmente editables, tienes todo lo que necesitas en un mismo lugar y puedes trabajar de forma más eficiente.

Cómo ayuda think-cell Assist: Estás trabajando en una hoja de Excel con muchos datos que servirá de base para una presentación externa. think-cell Assist está integrado en cada paso. Puedes usar think-cell Assist para analizar tus datos de Excel y luego generar un gráfico pulido para la presentación.

Con el gráfico ya colocado, think-cell Assist puede generar títulos de acción, resúmenes y más. Además, dar los toques finales a cada diapositiva es especialmente fácil con los botones sobre el objeto. Si algún texto es demasiado largo y rompe el diseño, solo tienes que seleccionarlo y hacer clic en un botón para acortarlo o convertirlo en viñetas.

Costes, cumplimiento y seguridad en las herramientas de IA para presentaciones

Las características y capacidades principales de la herramienta que elijas son importantes, pero también lo son la seguridad de los datos, el coste y la facilidad de implementación.

Mantener los datos seguros

Uno de los debates más importantes en torno a la IA es la seguridad de los datos. ¿Están seguros los datos introducidos? ¿La infraestructura cumple la legislación y sigue los estándares de privacidad?

Cómo ayuda think-cell Assist: Si trabajas con cualquier tipo de dato, sea sensible o no, puedes tener la tranquilidad de que think-cell Assist está diseñado con seguridad de nivel empresarial que cumple los estándares de privacidad del RGPD. Tus datos están protegidos y nunca se usan para entrenar modelos de IA.

Tener flexibilidad con los LLM

La mayoría de las herramientas de presentación con IA se basan en modelos de lenguaje grandes (LLM) subyacentes proporcionados por empresas como Anthropic u OpenAI. Cada modelo se desarrolla y mejora continuamente, pero quedar limitado a un solo modelo puede ser una desventaja si otros modelos demuestran ofrecer mejores resultados o ser más eficientes.

Cómo ayuda think-cell Assist: Cuando usas think-cell Assist, esta herramienta cambia automáticamente entre modelos de IA. Cada mejora en la IA es una mejora en think-cell Assist, a la vez que se optimizan los recursos.

Precios transparentes

Dependiendo de la herramienta y del uso, el software de IA a veces puede costar mucho más de lo esperado. Esto ocurre especialmente con los precios basados en consumo. Cuando la IA es demasiado cara, el valor de usarla disminuye.

Cómo ayuda think-cell Assist: Puedes comprar una licencia anual de think-cell Assist con precios claros y transparentes. Descubre más sobre las opciones de compra.

Implementar software fácilmente

Las herramientas de presentación con IA deben ser fáciles de implementar, mantener e integrar con los flujos de trabajo existentes. Las herramientas que no son compatibles con otro software o que resultan difíciles de implementar en el resto de la organización no serán útiles.

Cómo ayuda think-cell Assist: Si ya eres usuario de think-cell, implementar think-cell Assist sigue el proceso estándar de implementación de think-cell. Además, las presentaciones que contienen elementos creados con funciones de think-cell Assist siguen siendo totalmente compatibles y editables para todos los usuarios.

5 errores comunes al usar herramientas de presentación con IA

A pesar de la potencia y comodidad de las herramientas de presentación con IA, los errores pueden reducir la eficacia de tu presentación. Repasaremos cinco errores comunes que se cometen al usar IA y explicaremos cómo evitarlos para mantener tus presentaciones con un aspecto profesional.

1. Dejar que la IA elija el mensaje

Aunque las herramientas de presentación con IA pueden parecer útiles y fiables, dejar que la IA elija el mensaje general de tu presentación conlleva un riesgo. Por muy detalladas y bien pensadas que estén tus instrucciones, tu experiencia humana ofrece una mejor comprensión de lo que hace falta para impactar en la audiencia.

Cómo ayuda think-cell Assist: think-cell Assist se basa en tu experiencia humana en lugar de sustituirla. Puedes crear diapositivas más eficaces y modificar cualquier resultado, ya sean gráficos, textos u otros elementos.

2. Usar instrucciones genéricas

La ingeniería de prompts es el proceso de usar entradas de texto para guiar al software de IA y obtener mejores resultados. Una entrada genérica con poco detalle produce un resultado escaso. Aunque ese resultado puede ser suficiente para algunas tareas, rara vez lo es para presentaciones importantes.

Cómo ayuda think-cell Assist: Usa la función de chat tanto para tareas sencillas como para instrucciones detalladas. Al explicar tus objetivos o pedir a think-cell Assist que asuma un rol específico en tu prompt, obtendrás mejores resultados. También puedes ser muy específico, por ejemplo, solicitando que los titulares usen estilo oración en lugar de mayúsculas de título.

3. Confiar en datos cuestionables

Las herramientas de IA suelen mostrarse completamente seguras de las respuestas que ofrecen. Sin embargo, no siempre son 100 % correctas. La información inventada o incorrecta puede ser un gran problema, ya que los datos erróneos a menudo se mezclan con hechos reales. Revisar cada dato o fuente es esencial, pero lleva tiempo.

Cómo ayuda think-cell Assist: think-cell Assist extrae información de fuentes fiables, como tus datos de Excel, información financiera y estadísticas de Statista. Con esta información verificada, puedes crear gráficos fácilmente para añadirlos a tus diapositivas y mantener tu credibilidad

4. No revisar los resultados

La IA facilita generar grandes cantidades de contenido que, de otro modo, habrían requerido trabajo manual. Dada la rapidez y facilidad que ofrecen las herramientas de presentación con IA, cada vez es más común que errores de alto perfil lleguen a informes, documentos legales y otros documentos profesionales.

Cómo ayuda think-cell Assist: En lugar de alterar tus flujos de trabajo de diapositivas, think-cell Assist se integra perfectamente en tu flujo de trabajo de diapositivas y proceso de revisión actuales. Por ejemplo, al usar think-cell Assist dentro de Excel para transformar datos, los datos transformados se crean en una nueva hoja de datos. Cualquier cambio se explica claramente dentro de la función de chat. Esto te ayuda a revisar y verificar los datos.

5. Usar demasiado texto

Las presentaciones más eficaces no son muros de texto. Al contrario: son claras, concisas y fáciles de seguir. Algunas herramientas de presentación con IA tienden a generar diapositivas demasiado extensas, lo que no favorece una buena comunicación.

Cómo ayuda think-cell Assist: Usa think-cell Assist para reescribir o acortar texto y luego organizar su estructura con viñetas o formulaciones paralelas. Todo esto se puede hacer con un clic sin salir de PowerPoint.

Crear mejores presentaciones con IA

La IA funciona mejor cuando la usa de forma reflexiva un experto que entiende el arte del storytelling, la composición de diapositivas y el flujo de la presentación. Al final, las personas son responsables del criterio, el contexto de negocio y la aprobación final. Pero las mejores herramientas de presentación con IA ayudan a respaldar todo el flujo de trabajo hasta llegar a esa versión final.

La falacia de la velocidad

Las mejores herramientas de presentación con IA no son las que crean más diapositivas en el menor tiempo posible.

Generar diapositivas rápidamente con IA sin la calidad necesaria suele significar más tiempo editando, revisando y regenerando. Aunque al principio se ahorra tiempo, se pierde después en las horas necesarias para corregir el contenido generado. La velocidad sin calidad aporta poco valor.

Más bien, las herramientas más útiles ayudan a los profesionales a pasar de los datos a las decisiones, manteniendo siempre el control de la presentación.

Lista de verificación para evaluar herramientas de presentación con IA

Para ayudarte a evaluar la mejor herramienta de presentación con IA para las necesidades de tu organización, utiliza esta lista de verificación.

Preguntas frecuentes sobre herramientas de presentación con IA

Aquí respondemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre las herramientas de presentación con IA.