Por que você deve mudar a forma como pensa no PowerPoint

O PowerPoint está solidamente estabelecido em todo o mundo como uma ferramenta de apresentação para negócios. Contudo, nem todas as apresentações recebem o mesmo nível de atenção ou causam o mesmo impacto.

Líderes empresariais de diversos setores há muito tempo conhecem o valor de uma ótima apresentação. Pense nas apresentações incomparavelmente intencionais de Steve Jobs ou em toda a indústria que existe em torno do coaching de pitch nos círculos do Vale do Silício.

Quando se trata de um pitch grande, todos parecem saber o que está em jogo.

Mas na correria do dia a dia com todo o resto, esquecemos que as apresentações que fazemos diariamente são igualmente importantes. Elas são como etapas que temos que cumprir, mas seu impacto é enorme:

• Algo tão rotineiro quanto relatórios financeiros mensais podem influenciar a decisão de adquirir uma nova empresa ou não.
• Uma apresentação de conferência pode atrair bastantes negócios para você, ou afastá-los.
• Um plano de implementação pode ser a diferença entre uma equipe sincronizada e uma data de lançamento perdida.
• Uma apresentação de treinamento pode criar novos comportamentos positivos ou desperdiçar horas do tempo da sua equipe.
• Uma estratégia para transformar negócios pode mudar tudo, ou cair no esquecimento.

Seja você um líder estabelecido ou alguém que acaba de começar na carreira, esta é uma mudança de paradigma que renderá resultados contínuos: Cada apresentação tem o poder de inspirar as pessoas e mudar opiniões.

As apresentações dão forma às conversas e decisões que levam os negócios adiante. E, ao abordá-las dessa forma, você pode acelerar seu crescimento. Aqui está como:

Prepare o cenário com base na conversa que você quer ter

Como as apresentações são o cenário (ou o ponto principal) de quase toda decisão de negócios, construa seu conjunto com base em como você quer que a conversa aconteça. Isso está dois níveis acima de “compartilhando os últimos números”.

Pergunte: O que eu quero que aconteça como resultado da conversa que esta apresentação incitará?

Com este foco estabelecido, você tratará cada slide com o estado real supervalioso que ele tem: um passo adiante em uma conversa que terá um impacto comercial real.

Repense como você está apresentando seus dados

Dados podem ser sua ferramenta mais poderosa para influenciar decisões de negócios, mas só se você compartilhá-los com eficiência. Erros simples, como exibir muitas informações de uma vez ou formatar e anotar seus gráficos de forma precária podem até transformar os dados mais persuasivos em incipientes ou confusos.

Basicamente, se você não pode comunicar sua posição, nada aconteceu!

Você precisa de gráficos visualmente impactantes, slides e histórias que revelem insights, inspirem e embasem as decisões que impulsionam os negócios. (É aí que entramos: think-cell é como os especialistas fazem isso.)

Priorize a intuitividade e a clareza comunicando uma ideia-chave por gráfico e destacando visualmente a zona do “Aha!”. Siga as melhores práticas do PowerPoint para criar slides envolventes. E, quando possível, adapte os dados que você compartilha ao seu público, considerando seus papéis, níveis e áreas de interesse. (Claro, isso significa que seus métodos para criar ótimas apresentações não podem ser tão trabalhosos a ponto de esse nível de personalização parecer uma fantasia para você. O que pode levar você a…)

Perceba que você não pode se dar ao luxo de NÃO otimizar seu uso do PowerPoint

O mundo está mudando mais rápido do que nunca. Acompanhar, ou melhor, liderar o caminho, não é uma corrida para acrescentar mais coisas à sua pilha tecnológica. Geralmente, é mais impactante dedicar tempo para melhorar algo com que você já gasta bastante tempo.

As melhores empresas são 40% mais produtivas do que o resto. Você acha que elas conseguem isso ignorando onde seus funcionários passam horas e horas do dia?

Se a sua empresa é como a maioria, o PowerPoint é uma parte enorme do seu fluxo de trabalho atual — o que significa que encontrar até pequenas melhorias pode gerar uma grande economia de tempo. E há grandes ganhos de eficiência no PowerPoint esperando por você, especialmente ao trabalhar com dados: como automatizar cálculos manuais para que a criação, a formatação e as decisões de layout aconteçam com um único clique.

O tempo gasto na criação e edição de apresentações do PowerPoint na sua empresa podem ser altamente produtivo, se o tempo for otimizado para as coisas certas, como o alto nível real de pensamento.

Por que perder tempo com as ferramentas nativas desajeitadas do PowerPoint para criar um gráfico de Gantt para o seu projeto, quando você poderia fazer isso em um terço do tempo com um suplemento inteligente para PowerPoint? Eficiências no PowerPoint como essa são grandes aceleradores de negócios disfarçados de pequenos ajustes no fluxo de trabalho.

Fique ainda mais animado com tudo isso!

Este é um bônus. Quando você pensa sobre o PowerPoint como o epicentro das decisões de negócios, o trabalho dedicado a ele repentinamente se torna mais interessante. Você reestruturou aquele relatório mensal como um catalisador conversacional em vez de um aborrecimento que ocupa seu calendário a cada quatro semanas.

Trate apresentações como um produto de trabalho essencial. Porque elas são isso mesmo. E porque é recompensador criar algo elegante, impactante e instigante em vez de se dedicar a criar mais um conjunto de slides descartável.

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Na think-cell, estamos focados em fazer seus dados, e suas histórias, brilharem no PowerPoint. Tranquilamente. De forma persuasiva. E até bonita. (Basta perguntar ao líderes que usam a think-cell todos os dias, em 9 de cada 10 escolas de negócios, 90% das empresas Fortune 100 e todos o DAX40.)

Fazemos isso não porque amamos dados (nós amamos), mas porque o investimento na criação de uma apresentação forte é algo que muda a trajetória dos negócios.

E quanto antes você começar a pensar em apresentações como as ferramentas poderosas que são, mais cedo você será capaz de aproveitar esse poder.