Scegliere il miglior strumento di presentazione AI

L’AI rende più facile che mai creare presentazioni. Tuttavia, il giudizio umano è ancora necessario per costruire presentazioni efficaci che migliorino il processo decisionale. Questo vale soprattutto per le presentazioni basate sui dati e ad alto impatto richieste nella consulenza, nella finanza, nella strategia e in altri ruoli professionali.

Quando gli strumenti di presentazione AI vengono usati in modo efficace nelle organizzazioni, fanno risparmiare tempo, semplificano i flussi di lavoro e migliorano ogni aspetto della presentazione. Quando si usa lo strumento sbagliato, fanno perdere tempo e il risultato sono presentazioni che non rispettano gli standard aziendali. Questo articolo spiega come valutare le funzionalità e le capacità chiave nella scelta di uno strumento di presentazione AI.

Che cosa sono gli strumenti di presentazione AI?

Gli strumenti di presentazione AI sono applicazioni software che aiutano a creare, modificare e migliorare le presentazioni. Mentre alcuni strumenti di presentazione AI si concentrano sulla generazione di presentazioni da zero tramite prompt, altri sono integrati in PowerPoint e in altri software per presentazioni per supportare i flussi di lavoro esistenti.

Perché le organizzazioni dovrebbero usare strumenti di presentazione AI?

Gli strumenti di presentazione AI possono far risparmiare tempo creando slide, migliorando i contenuti e automatizzando attività ripetitive. I professionisti usano strumenti AI per produrre presentazioni con meno lavoro manuale rispetto ai flussi di lavoro tradizionali.

Nelle organizzazioni più grandi, le presentazioni aziendali coinvolgono spesso più stakeholder, grandi cartelle di lavoro Excel e scadenze serrate, rendendo più difficile trasformare l’analisi in una comunicazione chiara. Gli strumenti di presentazione AI aiutano ad affrontare queste sfide.

Gli strumenti di presentazione AI più efficaci per la comunicazione aziendale supportano l’intero flusso di lavoro della presentazione, aiutandoti a passare dai dati sottostanti a una presentazione pronta per la sala riunioni.

Funzionalità chiave degli strumenti di presentazione AI

Considerata l’ampia gamma di strumenti di presentazione AI pensati per scopi diversi, ecco alcune funzionalità indispensabili da cercare.

Usare gli strumenti di presentazione AI per analizzare i dati

La maggior parte delle slide non nasce in PowerPoint. Per le slide quantitative, il processo spesso inizia esplorando i dati sottostanti in Excel e individuando gli insight chiave che finiranno poi nella presentazione.

I migliori strumenti di presentazione AI includono funzionalità Excel che aiutano in questo primo passaggio cruciale. Quando sono integrati sia in Excel sia in PowerPoint, gli strumenti AI possono analizzare set di dati, creare nuove tabelle e integrare i tuoi dati con informazioni aggiuntive verificate.

Come aiuta think-cell Assist: Hai aspettato tutta la settimana i dati chiave per completare il reporting mensile di una nuova regione di vendita. Quando finalmente arriva il file Excel, è un enorme dump di dati non strutturato, invece di qualcosa che puoi presentare.

Usando le funzionalità di chat basate sull’AI di think-cell Assist nel riquadro laterale di Excel, puoi individuare rapidamente i dati che ti servono. Su tua richiesta, think-cell Assist crea un nuovo foglio di lavoro pulito con una tabella che mostra i ricavi raggruppati per sottoregione e aggiunge righe per calcolare il margine.

Poiché tutti gli output di think-cell Assist sono basati su formule, puoi risalire da ogni calcolo ai dati di origine e verificare di avere i numeri di cui hai bisogno.

Generare grafici con l’AI

Insight importanti intrappolati in un foglio dati Excel complesso offrono poco valore. Una presentazione PowerPoint efficace con grafici ben progettati trasforma la tua analisi in qualcosa di facile da capire e comunica insight che aiutano a persuadere o informare gli stakeholder.

Una funzionalità chiave di alcuni strumenti di presentazione AI è la generazione automatica di grafici dai dati Excel. Nelle presentazioni aziendali ad alto impatto che richiedono accuratezza al 100% e più cicli di revisione, qualsiasi grafico generato dall’AI deve essere modificabile in PowerPoint e restare collegato ai dati sottostanti.

Gli strumenti di presentazione AI che generano immagini statiche di grafici simili ai dati non sono adatti alle presentazioni aziendali, perché non possono garantire un’accuratezza completa né essere modificati con precisione. L’unica opzione è ripetere il processo di prompting per generare un’altra iterazione di ciò che serve.

Gli strumenti di presentazione AI possono non solo generare grafici, ma anche suggerire i tipi di grafico più adatti in base ai dati sottostanti. Con questi suggerimenti, puoi decidere quale visualizzazione comunica meglio il messaggio che vuoi trasmettere.

Come aiuta think-cell Assist: Hai completato l’analisi delle performance di vendita regionali in Excel. I numeri sono completamente verificati e hai un’idea della storia che vuoi raccontare quando presenterai al team.

Con think-cell Assist, puoi generare automaticamente un grafico think-cell completamente modificabile direttamente da Excel e aggiungerlo alla tua slide PowerPoint con un clic. Una volta aggiunto, puoi applicare gli ultimi ritocchi, come regolare i colori, formattare le etichette delle serie e aggiungere annotazioni. Se devi modificare i dati in Excel, anche il grafico si aggiorna.

Mettere alla prova le raccomandazioni con gli strumenti di presentazione AI

Il pensiero critico è essenziale quando si costruiscono presentazioni che richiedono uno storytelling solido e accuratezza assoluta. In questi casi, l’AI dovrebbe supportare il tuo pensiero critico, non sostituirlo. Una funzionalità chiave di uno strumento di presentazione AI è una chat integrata che può leggere e analizzare le tue presentazioni direttamente in PowerPoint. L’AI può quindi fare da avvocato del diavolo per rafforzare la presentazione segnalando:

• Ipotesi nascoste
• Spiegazioni alternative
• Evidenze mancanti
• Possibili obiezioni e controargomentazioni
• Altre potenziali debolezze

Le raccomandazioni finali restano una responsabilità umana, ma uno strumento AI integrato può fare da sparring partner e migliorare la presentazione finale.

Come aiuta think-cell: Stai preparando raccomandazioni strategiche da presentare al team dirigenziale. Dopo aver completato la bozza, ti serve un parere finale per assicurarti che le raccomandazioni siano supportate dalle slide di sostegno.

Con think-cell Assist, puoi usare la chat integrata per fare domande su slide specifiche e mettere alla prova il tuo lavoro dalla prospettiva del team dirigenziale. Chiedendo di individuare ipotesi mancanti e possibili obiezioni, puoi affinare la narrativa prima di presentare. Le tue raccomandazioni, basate sulla tua esperienza e sul tuo giudizio, restano le stesse, ma migliora il modo in cui le comunichi nella presentazione.

Creare contenuti migliori per le slide con l’AI

I migliori strumenti di presentazione AI possono aiutare a migliorare i contenuti delle slide partendo da ciò che hai già. In un sondaggio globale tra professionisti aziendali, il 44% ha dichiarato di usare l’AI per rivedere e perfezionare i contenuti, rendendolo il principale caso d’uso.

Alcuni modi in cui l’AI può aiutare nelle attività basate sul testo:

• Generare Action Titles in base al contenuto della slide
• Creare riepiloghi esecutivi in base alle slide che scegli
• Modificare e riscrivere il testo per lunghezza, chiarezza e impatto
• Migliorare la coerenza con formulazioni parallele
• Tradurre il testo

Naturalmente, i contenuti generati dall’AI dovrebbero sempre essere rivisti. Ma l’AI può far risparmiare molto tempo e lavoro quando si lavora sui contenuti delle slide che hai già.

Come aiuta think-cell Assist: Con la scadenza della presentazione alle porte, devi dare gli ultimi ritocchi prima di condividerla con gli uffici regionali. Con think-cell Assist, ti basta un clic per creare una slide di riepilogo basata sui contenuti della presentazione. Un altro clic e aggiungi un Action Title. E la presentazione è completa.

think-cell Assist offre la traduzione in oltre 70 lingue diverse, preservando sempre la formattazione, così puoi assicurarti facilmente che ogni ufficio regionale riceva una presentazione curata rispettando le scadenze.

Migliorare i flussi di lavoro delle presentazioni con l’integrazione

Molti strumenti AI interrompono i flussi di lavoro esistenti. Copiare e incollare tra Excel, PowerPoint e un’applicazione AI non è un processo efficiente. Passare da un programma all’altro rallenta i professionisti e aumenta il rischio di errori e incoerenze di formattazione.

I migliori strumenti di presentazione AI sono completamente integrati in PowerPoint. Con tutto in un’unica finestra e output completamente modificabili, hai tutto ciò che ti serve in un solo posto e puoi lavorare in modo più efficiente.

Come aiuta think-cell Assist: Stai lavorando su un foglio Excel ricco di dati che servirà da base per una presentazione esterna. think-cell Assist è integrato in ogni passaggio. Puoi usare think-cell Assist per analizzare i dati Excel e poi generare un grafico rifinito per la presentazione.

Una volta inserito il grafico, think-cell Assist può generare Action Titles, riepiloghi e altro ancora. E dare gli ultimi ritocchi a ogni slide è particolarmente semplice grazie ai pulsanti sull’oggetto. Se un testo è troppo lungo e rompe il layout, puoi semplicemente selezionarlo e fare clic su un pulsante per accorciarlo o trasformarlo in un elenco puntato.

Costi, conformità e sicurezza per gli strumenti di presentazione AI

Le funzionalità e le capacità principali dello strumento che scegli sono importanti, ma lo sono anche la sicurezza dei dati, il costo e la facilità di distribuzione.

Mantenere i dati al sicuro

Una delle discussioni più importanti sull’AI riguarda la sicurezza dei dati. I dati inseriti sono al sicuro? L’infrastruttura è conforme alla legge e rispetta gli standard sulla privacy?

Come aiuta think-cell Assist: Se lavori con qualsiasi tipo di dato, sensibile o meno, puoi avere la certezza che think-cell Assist è progettato con sicurezza di livello enterprise e rispetta standard di privacy conformi al GDPR. I tuoi dati sono protetti e non vengono mai usati per addestrare modelli AI.

Avere flessibilità con gli LLM

La maggior parte degli strumenti di presentazione basati sull’AI si fonda su modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM) forniti da aziende come Anthropic o OpenAI. Ogni modello viene sviluppato e migliorato continuamente, ma essere vincolati a un solo modello può essere uno svantaggio se altri modelli si rivelano più efficaci o più efficienti.

Come aiuta think-cell Assist: Quando usi think-cell Assist, questo strumento passa automaticamente da un modello di AI all’altro. Ogni miglioramento dell’AI diventa un miglioramento di think-cell Assist, ottimizzando al tempo stesso l’uso delle risorse.

Prezzi trasparenti

Dipende dallo strumento e dall’utilizzo. A volte i software di AI possono costare molto più del previsto. Questo vale soprattutto per i prezzi basati sul consumo. Quando l’AI è troppo costosa, il valore del suo utilizzo diminuisce.

Come aiuta think-cell Assist: Puoi acquistare una licenza annuale per think-cell Assist con prezzi chiari e trasparenti. Scopri di più sulle opzioni di acquisto.

Distribuire il software con facilità

Gli strumenti di presentazione basati sull’AI dovrebbero essere facili da distribuire, mantenere e integrare nei flussi di lavoro esistenti. Gli strumenti non compatibili con altri software o difficili da distribuire al resto dell’organizzazione non saranno utili.

Come aiuta think-cell Assist: Se usi già think-cell, la distribuzione di think-cell Assist segue il processo di distribuzione standard di think-cell. Inoltre, le presentazioni che contengono elementi creati con le funzionalità di think-cell Assist restano completamente compatibili e modificabili per tutti gli utenti.

5 errori comuni quando si usano strumenti di presentazione basati sull’AI

Nonostante la potenza e la praticità degli strumenti di presentazione basati sull’AI, alcuni errori possono compromettere l’efficacia della presentazione. Vedremo cinque errori comuni che le persone commettono quando usano l’AI e spiegheremo come evitarli per mantenere le presentazioni professionali.

1. Lasciare che sia l’AI a scegliere il messaggio

Per quanto gli strumenti di presentazione basati sull’AI possano sembrare utili e autorevoli, lasciare che sia l’AI a scegliere il messaggio complessivo della presentazione comporta un rischio. Per quanto i tuoi prompt siano dettagliati e ben ragionati, la tua competenza umana offre una comprensione migliore di ciò che serve per avere impatto sul pubblico.

Come aiuta think-cell Assist: think-cell Assist valorizza la tua competenza umana invece di sostituirla. Puoi creare slide più efficaci e modificare qualsiasi output, che si tratti di grafici, testi o altro.

2. Usare prompt generici

Il prompt engineering è il processo che consiste nell’usare input testuali per guidare un software di AI nella creazione di output migliori. Un input generico, con pochi dettagli, produce un output scarno. Anche se un risultato del genere può bastare per alcune attività, raramente è sufficiente per presentazioni importanti.

Come aiuta think-cell Assist: Usa la funzione di chat sia per attività semplici sia per prompt dettagliati. Spiegando i tuoi obiettivi o chiedendo a think-cell Assist di assumere un ruolo specifico nel tuo prompt, otterrai risultati migliori. Puoi anche essere molto specifico, ad esempio chiedendo che i titoli siano in stile frase invece che in title case.

3. Affidarsi a dati discutibili

Gli strumenti di AI spesso mostrano piena sicurezza nelle risposte che forniscono. Tuttavia, non sono sempre corretti al 100%. Le informazioni inventate e non corrette possono essere un problema serio, perché spesso dati errati vengono mescolati a fatti reali. Passare al setaccio ogni dato o fonte è essenziale, ma richiede tempo.

Come aiuta think-cell Assist: think-cell Assist recupera informazioni da fonti attendibili, come i tuoi dati Excel, informazioni finanziarie e statistiche di Statista. Con queste informazioni verificate, puoi creare facilmente grafici da aggiungere alle slide e mantenere la tua credibilità

4. Non rivedere gli output

L’AI rende facile generare grandi quantità di contenuti che altrimenti richiederebbero lavoro manuale. Considerando la velocità e la semplicità offerte dagli strumenti di presentazione basati sull’AI, è sempre più comune che errori di grande rilievo finiscano in report, atti legali e altri documenti professionali.

Come aiuta think-cell Assist: Invece di stravolgere i flussi di lavoro delle slide, think-cell Assist si integra perfettamente nel tuo flusso di lavoro e nel processo di revisione esistenti. Ad esempio, quando usi think-cell Assist in Excel per trasformare i dati, i dati trasformati vengono creati in un nuovo foglio dati. Qualsiasi modifica viene spiegata chiaramente all’interno della funzione di chat. Questo ti aiuta a rivedere e verificare i dati.

5. Usare troppo testo

Le presentazioni più efficaci non sono muri di testo. Al contrario, sono chiare, concise e facili da seguire. Alcuni strumenti di presentazione basati sull’AI tendono a generare slide troppo prolisse, il che non favorisce una buona comunicazione.

Come aiuta think-cell Assist: Usa think-cell Assist per riscrivere o accorciare il testo, quindi organizzarne la struttura con elenchi puntati o formulazioni parallele. Tutto questo si può fare con un clic senza uscire da PowerPoint.

Creare presentazioni migliori con l’AI

L’AI dà il meglio quando viene usata con criterio da un esperto che conosce l’arte dello storytelling, della composizione delle slide e del flusso della presentazione. Alla fine, sono le persone a essere responsabili del giudizio, del contesto aziendale e dell’approvazione finale. Ma i migliori strumenti di presentazione basati sull’AI aiutano a supportare l’intero flusso di lavoro che porta alla versione finale.

La fallacia della velocità

I migliori strumenti di presentazione basati sull’AI non sono quelli che creano il maggior numero di slide nel minor tempo possibile.

La generazione rapida di slide con l’AI, senza la qualità necessaria, spesso significa più tempo dedicato a modifiche, revisioni e nuove generazioni. Anche se si risparmia tempo all’inizio, lo si perde nelle ore necessarie a correggere i contenuti generati. La velocità senza qualità offre poco valore.

Gli strumenti più utili, invece, aiutano i professionisti a passare dai dati alle decisioni, mantenendo sempre il controllo della presentazione.

Checklist per valutare gli strumenti di presentazione basati sull’AI

Per aiutarti a valutare il miglior strumento di presentazione basato sull’AI per le esigenze della tua organizzazione, usa questa checklist.

FAQ sugli strumenti di presentazione basati sull’AI

Qui rispondiamo ad alcune delle domande più frequenti sugli strumenti di presentazione basati sull’AI.