19. Excel 数据链接

若能在 Excel 中使用您数据驱动型图表的源数据,您可以直接从 Excel 应用程序创建图表。在 Excel 中的数据发生变化时,您可以视需要更新图表,或者使 think-cell 自动执行更新。

19.1
从 Excel 创建图表
19.2
转置链接的数据
19.3
更新链接的图表
19.4
数据链接对话框
19.5
保持数据链接
19.6
如何编译数据
19.7
从图像中提取数字数据
19.8
常见问题

19.1 从 Excel 创建图表

如需关于如何使用 think-cell 通过 Excel 数据创建图表的分步指南,请考虑“制作图表简介”中的示例。示例图表数据在 Excel 中如下所示:

Excel 中的 think-cell 样本数据

若要从 Excel 创建图表,请在 Excel 工作簿中选择所需的数据范围(包括系列和类别标签):

Excel 中的 think-cell 所选输入数据

您数据的布局必须与 think-cell 内部数据表的布局相符:柱形图通常通过数据列进行创建,而条形图通过数据行进行创建。但是,可以转置数据源(请参阅“转置链接的数据”)。除了数据之外,会保留左侧和顶部的某些单元格供类别标签和系列标签使用。若您不确定所需的确切布局,只需在 PowerPoint 中插入所需类型的新图表,然后引用其数据表的布局即可。

随后,从 Excel 的 think-cell 工具栏内的图表菜单中选择所需的图表类型:

Excel 中的 think-cell 工具栏

若在 Excel 中单击此菜单项,将激活 PowerPoint 窗口。若 PowerPoint 尚未运行,它会自动启动。在 PowerPoint 中,鼠标指针位于幻灯片上时,会显示熟悉的插入矩形。

切换到您希望插入图表或插入新幻灯片的幻灯片,照常放置图表:单击一次以接受默认大小,或单击、按住并拖动以更改图表的初始大小。如需关于如何对新图表进行放置、重设大小和对齐的详细描述,请参阅“插入新图表”

插入后,图表的外观和行为类似于 PowerPoint 中已创建的常规 think-cell 图表:

插入到 PowerPoint 中的 think-cell 图表

请参阅“添加和删除标签”“设置图表的样式”以了解如何配置和设置图标的样式。

注释:若在 Excel 中使用彩色的单元格背景,可以在图表的配色方案控件(请参阅配色方案)中启用在顶部使用 Excel 填充,以便将这些颜色设为所链接图表中的段填充颜色。在将其与 Excel 的条件格式合并时,此功能尤其强大。

与创建新图表一样,您可以将 Excel 工作簿中的所选数据范围链接到 PowerPoint 演示文稿内的现有图表。只需在 Excel 的 think-cell 工具栏中,单击图表菜单内的图像 到现有图表按钮,然后在 PowerPoint 中单击您希望链接到的图表即可。

注释:PowerPoint 中的文本字段可包含最多 255 个字符。会截断 Excel 数据源中更长的文本。请参阅“文本字段”

19.2 转置链接的数据

将数据范围链接到图表后,您可以使用数据范围的 think-cell 上下文菜单中的图像 转置链接按钮来改变数据的解释方式。转置数据范围可交换图表的行和列的数据解释,使您可以执行诸如通过行而不是列的数据创建柱形图的操作。

1.
选择数据范围周围的绿色边界。
2.
右键单击该边界以调用上下文菜单。
3.
选择图像 转置链接按钮。
转置 think-cell Excel 数据源

注释:转置链接的数据范围不会交换行和列中的数据。

19.3 更新链接的图表

链接到 Excel 工作簿的图表的最重要功能是可以选择根据基础数据的变化来更新图表。在我们的示例中,我们希望添加第三个数据系列。双击图表切换到 Excel 中链接的数据范围。在链接的范围下方输入附加的数据:

think-cell Excel 数据源中的附加数据输入

然后,单击所链接范围的边框来选择该范围,以显示熟悉的 think-cell 用户界面。拖动选择对象的一角以纳入新输入的数据:

在 think-cell Excel 数据源中选择附加数据 在 think-cell Excel 数据源中已更新和新选择的数据

最后,返回到 PowerPoint。选择链接的图表时,会标记该图表以表明检测到其所链接数据的更新:

Excel 数据源中的数据发生变化时更新 think-cell 图表

单击标志旁边的图像 更新按钮,以便将 Excel 中的数据变化包含在图表中。图表已更新,标志消失:

已更新具有外部 Excel 数据源的 think-cell 图表(在 PowerPoint 中)

图像 更新后,此按钮将变为图像 还原。单击该按钮以撤消刚刚进行的更改。在关闭 PowerPoint 文件或 Excel 数据源再次发生变化之前,会提供还原按钮。在 Excel 数据源再次发生变化时,该按钮将替换为更新按钮。

即使并未更新图表或图表在更新后再次还原,Excel 数据源的链接仍然存在。因此,您稍后可以随时选择更新图表。

您也可以使 think-cell 为您自动更新链接的图表。数据链接对话框(请参阅“数据链接对话框”)中提供此选项。

注释:若使用 think-cell 将图表链接到 Excel 中的数据,此操作不依赖 Excel 或 PowerPoint 文件的文件名称。会为 Excel 中的每个图表和每个数据范围分配唯一的标识号,用于保持链接。重新建立链接的技术需求是,在同一部计算机上同时打开包含数据范围的 Excel 文件和包含图表的 PowerPoint 文件,不论文件名如何,都是如此。

19.4 数据链接对话框

若您的演示文稿中包含大量的图表,那么手动查找和更新所链接的所有图表并不现实。如需更好的概述和更直接的方法来更新图表,请前往 PowerPoint 中 think-cell 工具栏的图像 更多菜单,然后打开数据链接对话框:

think-cell 数据链接对话框

对于当前演示文稿中的所有幻灯片,数据链接对话框显示相应幻灯片上链接图表的直观表示。在第二列中是包含链接数据的 Excel 文件列表。每个文件显示在第一张幻灯片旁边,并附有一张链接到该文件的图表。

当前演示文稿的链接的 think-cell 图表及其更新状态

选择一个链接的图表,数据链接对话框中会提供以下信息:

  • 包含链接数据的 Excel 文件在右列中突出显示。您会看到文件名和下方的位置。
  • 工具提示显示链接数据的最后修改。
  • 有更新待处理时,图表会使用 图像 进行标记。必须打开链接的 Excel 文件,才能使用此标记。

您可以将以下操作应用于所选图表:

  • 图像 更新可以将 Excel 中的数据变化包含在 PowerPoint 图表中。
  • 图像 还原可以撤消链接数据的更新,并返回到图表先前的状态。您也可以进行还原来撤消最新的自动更新。
  • 图像 切换到自动更新可以使 think-cell 在检测到链接的数据发生变化时自动更新图表。不会突出显示或标记图表,但是您仍可以选择手动还原自动更新。只有在两个文件(Excel 文件和 PowerPoint 文件)同时打开时,更改检测才会发挥作用。

您可以使数据链接对话框保持打开状态,同时继续编辑幻灯片与数据。使用数据链接对话框,您可以通过选择一个或多个图表来高效管理链接的所有图表及其数据源:

  • 单击单个图表以选择它。PowerPoint 还会切换到图表(在普通视图中)或幻灯片(在幻灯片排序程视图中)。
  • 双击图表可以产生与双击图表本身相同的效果。将打开链接的 Excel 工作簿,并选择链接的数据。若无法使用数据源,则会改为打开内部数据表。
  • 单击右列中的文件以选择链接到该文件的所有图表。
  • 按下 Ctrl 以单独选择多个图表。您也可以按下 Ctrl 点击文件以将链接到该文件的所有图表添加到选择中。
  • 按下 Ctrl 点击多个幻灯片以选择所选幻灯片上的所有图表。
  • 使用 Shift 选择一系列幻灯片及其中的所有图表,或一系列文件以及链接到它们的所有图表。
  • 使用 Ctrl+A 选择所有链接图表。

对于所有选定的图表,您可以图像 更新图像 还原图像 切换到自动更新

注释:若图表的所链接 Excel 文件无法使用,且已打开内部数据表并进行编辑,则会禁用所链接图表的自动更新。这会确保在链接的 Excel 文件变为可用时,不会自动覆盖使用内部数据表进行的任何更改。

19.5 保持数据链接

在 Excel 数据和 PowerPoint 中的图表之间创建链接后,Excel 文件和 PowerPoint 文件仍是自足的独立文件:

  • 您可以独立传递或编辑这些文件。
  • 您可以重新命名这些文件。只要同时打开 Excel 文件和 PowerPoint 文件,就会立即重新建立数据链接。若要存储有关重新建立的数据链接的相关信息,应该保存文件。
  • 您可以在同一演示文稿内复制和粘贴链接的图表,甚至可以将这些图表粘贴到其他演示文稿。随后,会将图表的副本链接到与原始图表相同的数据源。
  • 您可以通过电子邮件发送 Excel 文件和 PowerPoint 文件。只要在接收者的计算机上同时打开 Excel 文件和 PowerPoint 文件,就会立即重新建立数据链接。若要存储有关重新建立的数据链接的相关信息,应该保存文件。
  • 您可以创建所链接 Excel 文件的副本,并将这些副本用作数据链接的替代数据源。可以独立编辑原始 Excel 文件和复制的 Excel 文件。原始 Excel 文件或复制的 Excel 文件两者的其中之一和 PowerPoint 文件同时打开时,将重新建立 PowerPoint 演示文稿和所需 Excel 文件之间的链接。

注释:若打开的工作簿中存在 Excel 中所链接同一范围的多个副本(例如,在复制工作表后),则两个副本是同样有效的源范围(“同辈”),且并未定义在打开 PowerPoint 文件时将使用哪个范围来建立链接。在此情况下,Excel 中受影响的链接范围旁边会显示警告,您可以使用 Excel 中 think-cell 框下方显示的小型蓝色按钮在所有同辈间进行切换。然后,您应该通过诸如关闭相应工作簿等方式,使链接范围的所有(除了一个)副本都无法使用。或者,您可以删除 Excel 中的所有(除了一个)think-cell 框,并将每个范围分别链接至所需的图表,从而使所有链接的范围都独一无二。这样会为每个新框分配唯一的标识符。

19.5.1 编辑链接的文件

若您编辑 PowerPoint 文件且其链接的 Excel 文件不可用,则所链接图表的行为只会类似于具有内部数据表的常规图表。使用 think-cell,您可以无限制地更改图表的设计和数据。

同样,您也可以对链接的 PowerPoint 文件不可用的 Excel 工作簿进行自由编辑。安装 think-cell 后,所链接的任何数据范围若当前未连接到打开的 PowerPoint 演示文稿,都会以淡红色的框突出显示。

只要您同时打开 Excel 中的数据源和 PowerPoint 中的图表,就会重新建立链接。在 Excel 中,所链接数据范围的突出显示会由红色变为绿色。在 PowerPoint 中,会将图表的当前数据与数据源进行比较。若检测到更改,数据链接对话框中会突出显示该图表,选择该图表时会对其进行标记。现在您可以将图表手动更新为 Excel 中的最新数据。

19.5.2 更改和删除链接

若要断开某图表与其链接数据源的连接,只需从图表的上下文菜单中选择 图像中断 Excel 链接按钮即可:

think-cell 删除外部数据链接

从此时起,图表只能使用 PowerPoint 内的 think-cell 数据表。

同样,您可以断开 Excel 中所链接的数据范围与其图表的连接:单击所链接范围的框以选择该范围。当 think-cell 选择范围的框变为蓝色时,右键单击该框,然后选择图像 删除按钮。将删除 think-cell 框,而数据本身仍保持原样。链接的所有图表将不再能连接到此数据范围作为其数据源,将改为使用其内部数据表。

注释:您无法撤消对所链接框的删除操作,但是可以在需要时使用现有图表创建新链接(请参阅下文)。

若删除链接的其中一个参与者(Excel 中的数据范围或 PowerPoint 中的图表),不会随之删除另一个参与者。PowerPoint 中的图表会还原为使用其内部数据表,而 Excel 中链接的数据范围仍然有效,直到被明确删除为止。这一点很重要,因为可能会有其他演示文稿中的其他图表链接到该数据源。

若您希望将现有图表链接到 Excel 数据源,请先前往 Excel 工作簿,并选择所需的数据范围。您也可以选择由彩色的 think-cell 选择框指示的现有链接范围。然后切换到 PowerPoint 并选择所需图表。若图表已链接到其他某个数据源,请按以上所述断开连接。现在图表上下文菜单中的 Excel 链接按钮已变为图像 建立 Excel 链接。单击此按钮以建立从 PowerPoint 中所选图表到 Excel 中所选数据范围的链接。

注释:若您希望删除演示文稿中的所有数据链接,请使用数据链接对话框(数据链接对话框)。在数据链接对话框中,您只需选择所有图表,然后按删除即可一次删除所有链接。

19.6 如何编译数据

从 Excel 直接创建图表时,Excel 可能已包含您的数据。但是在某些情况下,您可能不希望使用 Excel 表中的所有数据来创建表格。或者,该数据可能采用无法轻松改变的固定格式。在此类情况下,以下一些建议可能会有帮助:

  • 将 think-cell 数据链接框放置在 Excel 工作表上的空白区域。然后使用 Excel 的单元格引用在 think-cell 框中填入工作表上其他位置的数据。例如,在单元格 F8 中输入 =B5 以便在 B5 变化时更新 F8。
  • Excel 单元格引用也适用于整个工作表。添加专用工作表作为所有图表的接口表会很有帮助,尤其是在您有许多图表要链接时,更是如此。
  • 使用专属表作为图表源也有助于专门针对预期目的而准备数据。例如,您可以使用 think-cell 舍入,以一致的方式对数据进行舍入,然后再将数据呈现于图表中(请参阅“Excel 数据舍入”)。
  • 您可以使用 Excel 的隐藏命令隐藏数据的整行或整列,使图表中不反映这些数据。请记住,在您使用 Excel 的取消隐藏命令以及更新图表时,隐藏的数据会立即显示在图表中。
  • 同样,您可以使用 Excel 的组及分级显示功能隐藏您不希望在图表中显示的数据。
隐藏外部 think-cell Excel 数据源中的表格单元格 基于外部 Excel 数据源中隐藏表格单元格的已更新 think-cell 图表

19.7 从图像中提取数字数据

使用 think-cell 的捕获工具,您可以从屏幕上的任何位置(例如,网站、PDF 文档或报告软件窗口)的图表图像中提取数字数据。若要在 Excel 中使用捕获工具,请:

1.
在 Excel 工作表中选择稍后将插入所提取数字的单元格范围。
2.
在 Excel 内单击 think-cell 功能区组中的图表数据捕获按钮。
3.
遵循“从图像中提取数字数据”中所述的程序放置捕获窗口,检查突出显示的检测结果,然后单击导入按钮。
4.
会将图像的数字数据插入到先前所选的单元格范围。

您可以将数据范围用作 PowerPoint 中所链接 think-cell 图表的源,或用作 Excel 中进一步的数据分析源。

19.8 常见问题

19.8.1 有哪些超越 Microsoft OLE 的优点?

您可能熟悉 Microsoft Office 中的 OLE(对象链接与嵌入)。该想法类似于 think-cell 的链接,可由此在 PowerPoint 中创建图表,并且稍后可以使用 Excel 中的数据变化更新该图表。不过,think-cell 的链接技术具有几项超越 OLE 的优势:

  • 不论是否已链接,图表始终相同。即使链接的图表是原生 MS Graph 图表,不是粘贴到 PowerPoint 中的 Excel 图表,也是如此。
  • 可以随时将图表链接到 Excel,而不是只有在创建图表时才能执行此操作。
  • 链接的图表始终可以编辑,即使在链接的数据源无法使用时,也是如此。
  • think-cell 中的链接独立于文件名或路径之外。只需打开两个文件,就会重新建立文件之间的任何现有链接。

19.8.2 复制链接的图表时会发生什么?

您可以复制幻灯片、复制图表、按住 Ctrl 并拖动图表或者将图表复制粘贴到其他幻灯片或其他演示文稿,从而像复制其他任何图表一样来复制链接的图表。实际上,即使创建演示文稿文件的副本也可以复制包含的所链接图表。

在任何情况下,都不可区分原件和副本。两者都链接到同一个 Excel 数据范围,若同时打开,都会在 Excel 数据变化时接收更新。

19.8.3 删除链接的图表时会发生什么?

若删除链接的图表,会随图表一并删除 PowerPoint 中的链接。若打开的演示文稿中没有其他任何图表链接到同一个 Excel 数据范围,则 Excel 中的框会从绿色变为红色,表示无法建立链接。

删除链接的图表不会以其他任何方式影响 Excel 中链接的数据范围。虽然如此,但是在创建所链接图表的副本后,打开时可能会重新建立该链接。

19.8.4 如何消除 Excel 工作表中的红色框?

Excel 工作表中不同颜色的框表示链接的数据范围。绿色框表示在框中的数据范围和打开的某 PowerPoint 演示文稿中的图表之间已建立链接。与之相比,红色框表示当前没有打开任何链接的图表。红色框不一定意味着完全没有任何图表链接到该数据范围。它只意味着在当前打开的演示文稿中没有此类图表。

若您确定框中的数据范围不再需要用作任何图表的数据源,可以使用上下文菜单中的图像 删除按钮删除该框。链接信息将与框一起从 Excel 工作簿中删除。链接到有关 Excel 数据范围的任何图表未来将无法建立其链接。它们会改为使用其内部数据表。

Excel 数据本身不受影响。

19.8.5 如何知道演示文稿中的哪些图表已链接以及所链接数据源的位置在哪里?

若您不确定演示文稿中图表的数据源,请前往 图像更多菜单,并打开数据链接对话框。该对话框会显示当前演示文稿中所有所链接图表的列表。单击某个条目可显示对应的图表。

还会提供上次找到的链接数据范围所在的 Excel 文件名。自动复选框会指示是否已将图表设为自动更新。

如需详细的说明,请参阅“数据链接对话框”章节。

19.8.6 链接的图表在其数据源无法使用时会发生什么?

若 Excel 工作簿包含图表的所链接的数据范围,但该工作簿未打开且在其过去所在的同一文件位置找不到,则图表无法建立其链接。它会改为使用其内部数据表,该数据表始终包含所链接数据的副本,并允许您更改图表。

所链接图表的内部数据表类似于其中一个常规图表。即使将多个图表链接到同一个 Excel 范围,其内部数据表也是独立的。

若您希望重新建立 Excel 数据范围的链接,只需同时打开 Excel 工作簿和包含所链接图表的演示文稿即可。随后 PowerPoint 中的图表和 Excel 中的数据会自动连接。使用链接的数据更新图表时,将覆盖您对内部数据表中的数据进行的任何更改。

19.8.7 如何使用内部数据表而不是链接的 Excel 数据源?

若要断开某图表与其所链接数据源的连接,请从图表的上下文菜单中使用图像 中断 Excel 链接按钮。从现在起,图表只能使用 PowerPoint 内的 think-cell 数据表。

不论链接的 Excel 数据范围当前是否已打开,您都可以从图表中删除该链接。对于数据链接的 Excel 一方,中断图表的链接与删除图表产生的效果相同。

如需更多信息,请阅读“更改和删除链接”章节。

19.8.8 如何启用或禁用自动更新?

前往图像 更多菜单,然后打开数据链接对话框。该对话框会显示当前演示文稿中所有所链接图表的列表。自动复选框可确定是否已将图表设为自动更新。

选择演示文稿中的图表时,也会选择“数据链接”对话框中的相应条目,反之亦然。

如需详细的说明,请参阅“数据链接对话框”章节。

19.8.9 为什么我的所链接图表虽然已经设为自动更新,但实际并未更新?

数据链接的 PowerPoint 一方和 Excel 一方只有在两个文件同时打开时才会进行连接。因此,若在 PowerPoint 演示文稿未打开时更改 Excel 中的数据,随后打开演示文稿但同时未打开 Excel 工作簿,则链接的图表不会检测其数据源中的更改。包含所链接数据范围的 Excel 工作簿打开后,将立即建立链接并检测更改。若已将图表设为自动更新,它会立即更新。否则,将在“数据链接”对话框中突出显示图表,并在选择该图表时进行标记。随后,您可以决定是否希望将更改的数据纳入到图表中。

如需更多信息,请阅读“更新链接的图表”章节。

19.8.10 为什么虽然 Excel 中的数据并未更改,但我的所链接图表仍指示有挂起的更新?

在打开的 PowerPoint 演示文稿和打开的 Excel 工作簿之间建立链接后,会对内部数据表中的数据和链接的数据范围进行比较。若两者不同,会对图表进行标记,以指示存在应执行的更新。若已启用自动更新,则会立即更新。

若 Excel 工作簿中的数据并未更改,但内部数据表中的数据已修改,也会检测到挂起的更新。对于链接的图表,所链接 Excel 数据范围的优先级高于内部数据表。因此,更新会始终覆盖内部数据表中的更改。

为了防止您遗失数据,在您对所链接图表的内部数据表进行更改时,对于有关的图表将禁用自动更新。

19.8.11 如何将现有的图表链接到 Excel 工作簿中的数据范围?

前往 Excel 工作簿并选择所需的范围。然后切换到 PowerPoint,选择所需的图表,单击上下文菜单中的图像 建立 Excel 链接按钮。

如需详细的说明,请参阅“更改和删除链接”章节。若要了解如何从 Excel 直接插入图表,请参阅“从 Excel 创建图表”一节。

19.8.12 我的所链接图表似乎忽略了部分 Excel 数据范围。为什么?

除了主要数据外,Excel 中链接的范围还包含左侧和顶部的一些单元格,已保留这些单元格供类别标签和系列标签使用。若选择的范围只包含主要数据,会将部分数据解释为标签,图表中将不显示这部分数据。

若您不确定所需的布局,只需在 PowerPoint 中插入所需类型的新图表,然后引用其数据表的布局即可。

如需更多信息,请阅读“从 Excel 创建图表”章节。

19.8.13 为什么链接的数据范围很多时, Excel 的速度很慢?

禁用自动错误检查可以提高 Excel 性能。为此,请前往 Excel 选项对话框,选择公式,然后取消选中错误检查部分的启用背景错误检查框。

19.8.14 我需要使用 think-cell 显示大量 Excel 文件。能以批处理模式运行 think-cell 吗?

可以对 think-cell 进行编程。think-cell 提供从模板(请参阅“使用 Excel 数据实现自动化”)创建演示文稿的函数。

think-cell 使用 Cookie 来改进本网站的功能、性能和安全性。如果您想使用本网站的全部功能,则需要您的同意。可在我们的隐私权政策中找到有关 think-cell 如何使用 Cookie、您的同意和您的隐私权的更多信息。