Liaisons de données Excel

Si les données sources de vos graphiques pilotés par des données sont disponibles dans Excel, vous pouvez créer des graphiques directement à partir de l’application Excel. Lorsque les données sont modifiées dans Excel, vous pouvez manuellement mettre à jour les graphiques ou laisser think-cell se charger de la mise à jour automatique.

18.1
Création d’un graphique à partir d’Excel
18.2
Transposition de données liées
18.3
Mise à jour d’un graphique lié
18.4
Boîte de dialogue de liaisons de données
18.5
Préservation des liaisons de données
18.6
Comment compiler les données
18.7
Extraire les données numériques des images
18.8
Forum aux questions

18.1 Création d’un graphique à partir d’Excel

Pour un guide étape par étape sur la création d’un graphique à partir de données Excel avec think-cell, veuillez consulter l’exemple de la section Présentation de la création de graphiques. L’exemple des données de graphique se présente comme suit dans Excel :

Échantillon de données think-cell dans Excel

Pour créer un graphique à partir d’Excel, sélectionnez la plage de données désirée dans votre classeur Excel, y compris les séries et les libellés de catégorie :

Données source think-cell sélectionnées dans Excel

La disposition de vos données doit correspondre à celle de la feuille de données interne de think-cell : les histogrammes sont habituellement créés à partir de colonnes de données, alors que les graphiques à barres utilisent des lignes de données. Il est cependant possible de transposer la source de données (voir Transposition de données liées). En plus des données, certaines cellules à gauche et en haut sont réservées aux libellés de catégorie et de série. En cas de doute sur la disposition exacte requise, insérez simplement un nouveau graphique du type désiré dans PowerPoint et appliquez la disposition de sa feuille de données.

Sélectionnez ensuite le type de graphique désiré dans le menu Graphiques de la barre d’outils think-cell dans Excel :

Barre d’outils think-cell dans Excel

Lorsque vous cliquez sur cette option de menu dans Excel, la fenêtre PowerPoint est activée. Si l’application PowerPoint n’est pas déjà ouverte, elle démarre automatiquement. Dans PowerPoint, lorsque le pointeur de la souris se trouve sur une diapositive, le rectangle d’insertion habituel apparaît.

Passez à la diapositive sur laquelle vous souhaitez insérer le graphique, ou insérez une nouvelle diapositive et positionnez-y le graphique comme d’habitude : cliquez une fois pour accepter la taille par défaut, ou cliquez puis effectuez un glisser-déposer pour modifier la taille initiale du graphique. Pour une description détaillée du placement, du redimensionnement et de l’alignement d’un nouveau graphique, reportez-vous à la section Insertion d’un nouveau graphique.

Après insertion, le graphique ressemble à un graphique think-cell ordinaire créé dans PowerPoint, et se comporte comme tel :

Graphique think-cell inséré dans PowerPoint

Reportez-vous aux sections Ajouter et supprimer des libellés et Styliser le graphique pour apprendre à configurer et styliser un graphique.

Outre la création d’un nouveau graphique, vous pouvez aussi lier une plage de données sélectionnée dans votre classeur Excel à un graphique existant dans une présentation PowerPoint. Il suffit de cliquer sur le bouton image Vers le graphique existant du menu Graphiques dans la barre d’outils think-cell d’Excel, puis de cliquer sur le graphique avec lequel vous souhaitez créer la liaison dans PowerPoint.

Remarque: Les champs de texte dans PowerPoint peuvent contenir jusqu’à 255 caractères. Tout texte supplémentaire issue de la source de données Excel sera tronqué. Voir Champs de texte

18.2 Transposition de données liées

Après avoir lié une plage de données à un graphique, vous pouvez modifier l’interprétation des données en utilisant le bouton image Transposer le lien dans le menu contextuel think-cell de la plage de données. La transposition d’une plage de données permet de transposer l’interprétation des données de ligne et de colonne du graphique, afin par exemple de créer des histogrammes à partir de lignes et non de colonnes de données.

1.
Sélectionnez le cadre vert autour de la plage de données.
2.
Effectuez un clic droit sur le cadre afin d’appeler le menu contextuel.
3.
Cliquez sur le bouton image Transposer le lien.
Transposition d’une source de données Excel think-cell

Remarque: La transposition d’une plage de données liées ne permet pas de transposer les données dans les lignes et les colonnes.

18.3 Mise à jour d’un graphique lié

La fonction essentielle d’un graphique lié à un classeur Excel est la possibilité de mettre à jour le graphique suivant les modifications apportées aux données sous-jacentes. Dans notre exemple, nous souhaitons ajouter une troisième série de données. Double-cliquez sur le graphique pour passer à la plage de données liée dans Excel. Saisissez les données supplémentaires au-dessous de la plage liée :

Saisie de données supplémentaires dans la source de données Excel think-cell

Sélectionnez ensuite la plage liée en cliquant sur sa bordure afin d’afficher l’interface utilisateur think-cell habituelle. Déplacez un coin de la zone sélectionnée pour inclure les données nouvellement saisies :

Sélection de données supplémentaires dans une source de données Excel
think-cell Données mises à jour et nouvellement sélectionnées dans une source de données
Excel think-cell

Revenez ensuite dans PowerPoint. Lorsque vous sélectionnez le graphique lié, il est accompagné d’un indicateur signifiant qu’une mise à jour des données liées a été détectée :

Mise à jour d’un graphique think-cell lorsque des données de la source de données
Excel ont été modifiées

Cliquez sur le bouton image Actualiser à côté de l’indicateur pour intégrer les modifications de données d’Excel au graphique. Le graphique est mis à jour et l’indicateur disparaît :

Graphique think-cell mis à jour (dans PowerPoint) avec une source de données
Excel externe

Lorsque l’utilisateur clique sur imageActualiser, ce bouton devient imageRétablir. Cliquez sur ce bouton pour annuler les modifications venant d’être effectuées. Le bouton Rétablir est disponible jusqu’à la fermeture du fichier PowerPoint ou jusqu’à une nouvelle modification de la source de données Excel. Dans ce dernier cas, il est remplacé par le bouton Mise à jour.

Même si le graphique n’est pas mis à jour, ou s’il est mis à jour puis rétabli, la liaison avec la source de données Excel est conservée. Ainsi, vous avez toujours la possibilité de mettre le graphique à jour ultérieurement.

Il est également possible de laisser think-cell mettre automatiquement à jour le graphique lié. Cette option est disponible dans la boîte de dialogue Liaisons de données (Boîte de dialogue de liaisons de données).

Remarque: Le fait de lier un graphique à des données dans Excel avec think-cell ne dépend pas des noms des fichiers Excel ou PowerPoint. Chaque graphique et chaque plage de données dans Excel disposent d’un numéro d’identification unique utilisé pour maintenir la liaison. Pour rétablir une liaison, il est nécessaire au niveau technique que le fichier Excel contenant la plage de données et le fichier PowerPoint contenant le graphique soient ouverts en même temps et sur le même ordinateur, quels que soient les noms des fichiers.

18.4 Boîte de dialogue de liaisons de données

Si la présentation comprend un nombre important de graphiques, il n’est pas pratique de rechercher et de mettre à jour manuellement tous les graphiques liés. Pour une meilleure vue d’ensemble et une approche plus directe de la mise à jour des graphiques, accédez au menu Plus de la barre d’outils think-cell dans PowerPoint, et ouvrez la boîte de dialogue Liaisons de données :

boîte de dialogue de liaisons de données think-cell

La boîte de dialogue de liaisons de données affiche tous les graphiques liés de la présentation concernée et leurs statuts de mise à jour :

Graphiques think-cell liés de la présentation actuelle, avec leurs statuts de mise à
jour

Les informations suivantes sont disponibles dans la boîte de dialogue de liaisons de données pour chaque graphique lié :

  • numéro de diapositive et miniature indiquant la position du graphique sur la diapositive.
  • Nom du fichier Excel contenant les données liées.
  • Horodatage de la dernière modification des données liées.
  • Bouton Mise à jour ou Rétablir. Le fichier Excel lié doit être ouvert pour que ces boutons soient disponibles.
  • Case à cocher Automatique indiquant si le graphique est mis à jour automatiquement ou non dès que des modifications sont détectées dans les données liées.
  • L’entrée du graphique apparaît en gras lorsqu’une mise à jour est en attente.

Vous pouvez laisser la boîte de dialogue de liaisons de données ouverte pendant que vous poursuivez la modification de vos diapositives et de vos données. La boîte de dialogue de liaisons de données permet de gérer avec efficacité tous les graphiques liés et leurs sources de données :

  • Cliquez sur le titre d’une des colonnes décrites pour trier la liste des graphiques en fonction de cette dernière.
  • Cliquez une fois sur la ligne pour sélectionner le graphique (en mode Normal) ou la diapositive (en mode Trieuse de diapositives).
  • Double-cliquez sur une ligne pour obtenir le même résultat qu’en double-cliquant sur le graphique : le classeur Excel s’ouvre et les données liées sont sélectionnées. Si la source de données n’est pas disponible, la feuille de données interne est ouverte à la place.

Les boutons Mise à jour et Rétablir sont identiques à ceux situés dans le coin supérieur droit du graphique : Cliquez sur le bouton Mise à jour pour intégrer les modifications de données d’Excel au graphique PowerPoint. Cliquez sur Rétablir pour annuler la mise à jour et revenir au statut précédent du graphique. Il est également possible de cliquer sur Rétablir pour annuler la dernière mise à jour automatique.

Cochez la case Automatique pour que think-cell effectue automatiquement la mise à jour dès que des modifications sont détectées dans les données liées. Le graphique n’est pas mis en surbrillance ni accompagné d’un indicateur, mais il est toujours possible d’annuler manuellement la mise à jour automatique. La détection des modifications fonctionne uniquement lorsque les deux fichiers, Excel et PowerPoint, sont ouverts en même temps.

Remarque: Si le fichier Excel lié au graphique n’est pas disponible, et si la feuille de données interne est ouverte et modifiée, la mise à jour automatique est désactivée pour le graphique lié. Cela permet de s’assurer que toutes les modifications effectuées à l’aide de la feuille de données interne ne sont pas automatiquement écrasées lorsque le fichier Excel lié est à nouveau disponible.

Les fonctions Mise à jour, Rétablir et la modification du paramètre Automatique fonctionnent également avec les sélections multiples. Appuyez sur la touche Shift et cliquez pour sélectionner une plage de liens, puis appuyez sur la touche Ctrl et cliquez pour sélectionner des graphiques individuels.

18.5 Préservation des liaisons de données

Après la création d’un lien entre des données Excel et un graphique dans PowerPoint, les fichiers Excel et PowerPoint restent des fichiers indépendants au contenu propre :

  • vous pouvez transmettre les fichiers ou les modifier indépendamment l’un de l’autre,
  • et même les renommer. Les liaisons de données seront rétablies dès que les fichiers Excel et PowerPoint seront ouverts en même temps. Pour conserver les informations sur les liaisons de données rétablies, il est nécessaire d’enregistrer les fichiers.
  • Vous pouvez copier et coller les graphiques liés au sein de la même présentation ou dans une autre. La copie du graphique sera alors liée à la même source de données que l’original.
  • Vous pouvez envoyer les fichiers Excel et PowerPoint par e-mail. Les liaisons de données seront rétablies dès que les fichiers Excel et PowerPoint seront ouverts en même temps sur l’ordinateur du destinataire. Pour conserver les informations sur les liaisons de données rétablies, il est nécessaire d’enregistrer les fichiers.
  • Vous pouvez faire des copies des fichiers Excel liés et les utiliser comme autre sources de données pour les liaisons de données. Les fichiers Excel copiés et l’original peuvent être modifiés de manière indépendante. La liaison entre une présentation PowerPoint et le fichier Excel désiré sera établie à l’ouverture d’un des fichiers Excel (original ou copie) simultanément avec celle du fichier PowerPoint.

Remarque: Lorsque des copies de la même plage liée dans Excel sont présentes dans des classeurs ouverts, par exemple après la copie d’une feuille de calcul, les deux copies sont des plages source également valides ("frères") et la plage avec laquelle la liaison sera établie à l’ouverture du fichier PowerPoint n’est pas définie. Dans ce cas, un avertissement s’affiche à côté des plages liées concernées dans Excel et vous pouvez utiliser les petits boutons bleus affichés sous le cadre think-cell dans Excel pour basculer entre les frères. Il est alors recommandé de rendre toutes les copies de la plage liée indisponibles sauf une, par exemple en fermant le ou les classeurs concernés. Vous pouvez également rendre toutes les plages liées uniques en supprimant tous les cadres think-cell sauf un dans Excel et en reliant chaque plage au graphique souhaité, respectivement. De cette manière, chaque nouveau cadre est affecté à un identifiant unique.

18.5.1 Modification de fichiers liés

Si vous modifiez un fichier PowerPoint alors que le ou les fichiers Excel liés ne sont pas disponibles, les graphiques liés se comportent simplement comme des graphiques ordinaires avec une feuille de données interne. think-cell permet alors de modifier sans restriction la présentation du graphique et les données.

De même, vous pouvez librement modifier un classeur Excel lorsque le ou les fichiers PowerPoint liés ne sont pas disponibles. Lorsque think-cell est installé, toute plage de données liée qui n’est pas actuellement connectée à une présentation PowerPoint ouverte est affichée avec un cadre rouge lumineux.

Dès que la source de données Excel et le graphique dans PowerPoint sont ouverts simultanément, la liaison est rétablie. Dans Excel, le cadre de la plage de données liée passe alors du rouge au vert. Dans PowerPoint, les données actuelles du graphique sont comparées à celles de la source de données. Si des modifications sont détectées, le graphique est encadré dans la boîte de dialogue de liaisons de données et il est accompagné d’un indicateur lors de sa sélection. Vous pouvez alors actualiser manuellement le graphique avec les dernières données Excel.

18.5.2 Modification et suppression de liaisons

Pour déconnecter un graphique de la source de données à laquelle il est lié, il suffit de cliquer sur le bouton image Désactiver le lien Excel dans le menu contextuel du graphique :

Suppression d’une liaison de données externes avec think-cell

Dès lors, le graphique utilise uniquement la feuille de données think-cell dans PowerPoint.

De même, il est possible de déconnecter une plage de données dans Excel des graphiques qui lui sont liés : Sélectionnez la plage liée en cliquant sur son cadre. Lorsque le cadre devient bleu, indiquant ainsi une sélection think-cell, effectuez un clic droit sur ce dernier et cliquez sur le bouton image Supprimer. Le cadre think-cell est supprimé mais les données restent inchangées. Tout graphique lié ne pourra plus se connecter à cette plage de données en tant que sa source de données, et utilisera à la place sa feuille de données interne.

Remarque: Vous ne pouvez pas annuler la suppression d’un cadre lié, mais vous pouvez créer une nouvelle liaison avec un graphique existant si nécessaire (voir ci-dessous).

Si vous supprimez un des éléments de la liaison, à savoir la plage de données dans Excel ou le graphique dans PowerPoint, l’autre élément reste préservé. Les graphiques dans PowerPoint se rabattent sur leurs feuilles de données internes, et les plages de données dans Excel sont simplement conservées jusqu’à leur suppression explicite. Cela est important, car d’autres graphiques dans d’autres présentations peuvent être liés à la même source de données.

Pour lier un graphique existant à une source de données Excel, commencez par ouvrir le classeur Excel, puis sélectionnez la plage de données désirée. Il est également possible de sélectionner une plage liée existante, signalée par un cadre de sélection think-cell coloré. Passez ensuite dans PowerPoint et sélectionnez le graphique désiré. Si ce graphique est déjà lié à une autre source de données, déconnectez-le en suivant la procédure mentionnée ci-dessus. Le bouton de liaison Excel du menu contextuel du graphique devient alors image Établir un lien Excel. Cliquez sur ce bouton pour établir une liaison entre le graphique sélectionné dans PowerPoint et la plage de données sélectionnée dans Excel.

Remarque: Si vous souhaitez supprimer toutes les liaisons de données d’une présentation, utilisez la boîte de dialogue de liaisons de données (Boîte de dialogue de liaisons de données). Dans la boîte de dialogue de liaisons de données, il suffit de sélectionner tous les graphiques et d’appuyer sur la touche Suppr pour supprimer toutes les liaisons à la fois.

18.6 Comment compiler les données

Si vous créez des graphiques directement à partir d’Excel, vos données sont probablement déjà disponibles dans Excel. Dans certains cas, toutefois, il n’est pas souhaitable de créer un graphique avec toutes les données de la feuille Excel. Il arrive aussi que les données aient été saisies dans un format fixe qui ne peut être facilement modifié. Voici quelques suggestions qui peuvent être utiles dans de tels cas :

  • Placez le cadre de liaisons de données think-cell dans une zone vide de votre feuille de calcul Excel. Utilisez ensuite les références de cellule Excel afin de remplir le cadre think-cell à partir des données d’un autre endroit de la feuille de calcul. Saisissez par exemple =B5 dans la cellule F8 afin de la mettre à jour lorsque B5 change.
  • Les références de cellule Excel fonctionnent également entre les feuilles de calcul. L’ajout d’une feuille dédiée en tant que feuille d’interface pour tous les graphiques peut s’avérer utile, en particulier si vous avez de nombreux graphiques à relier.
  • L’utilisation d’une feuille dédiée comme source de vos graphiques facilite également la préparation des données en fonction du but prévu. Par exemple, la fonction think-cell round peut être utilisée pour arrondir les données de manière cohérente avant de les présenter dans un graphique (voir Arrondi des données Excel).
  • La commande Excel Masquer permet de masquer des lignes ou des colonnes de données entières afin qu’elles n’apparaissent pas dans le graphique. Remarque : ces données masquées apparaîtront dans le graphique si vous utilisez la commande Excel Afficher et mettez le graphique à jour.
  • De même, la fonction Grouper et créer un plan d’Excel permet de masquer les données que vous ne souhaitez pas afficher dans le graphique.
Masquage de cellules de tableau dans une source de données Excel think-cell
externe Graphique think-cell actualisé lorsque des cellules de tableau sont masquées dans
la source de données externe Excel

18.7 Extraire les données numériques des images

L’outil d’enregistrement de think-cell vous permet d’extraire les données numériques des images d’un graphique situé sur votre écran, provenant par exemple d’un site internet, d’un document PDF ou d’une fenêtre logicielle de rapport. Pour utiliser l’outil d’enregistrement dans Excel :

1.
Sélectionnez une plage de cellules dans une feuille de travail Excel, là où les nombres extraits seront ensuite insérés.
2.
Cliquez sur le bouton Graphique vers données dans le groupe ruban de think-cell dans Excel.
3.
Suivez la méthode indiquée dans Extraire les données numériques des images pour placer la fenêtre d’enregistrement, vérifiez le résultat de détection surligné et cliquez sur le bouton Importer.
4.
Les données numériques de l’image sont insérées dans la plage de cellules précédemment sélectionnée.

Vous pouvez utiliser la plage de données comme source pour un graphique think-cell lié dans PowerPoint ou une autre analyse de données dans Excel.

18.8 Forum aux questions

18.8.1 Quels sont les avantages par rapport à Microsoft OLE ?

Vous connaissez peut-être la fonctionnalité OLE (Object Linking and Embedding, liaison et incorporation d’objets) de Microsoft Office. Le concept est similaire aux liaisons think-cell : il permet de créer dans PowerPoint des graphiques qui peuvent être ultérieurement actualisés en cas de modifications des données dans Excel. Cependant, la technique de liaison de think-cell présente plusieurs avantages sur la fonctionnalité OLE :

  • les graphiques sont toujours les mêmes, qu’ils soient liés ou non. Même les graphiques liés sont des graphiques MS Graph natifs et non des graphiques Excel collés dans PowerPoint.
  • Les graphiques peuvent être liés à Excel à tout moment, et pas seulement lors de leur création.
  • Les graphiques liés peuvent toujours être modifiés, même si la source de données liée n’est pas disponible.
  • Les liaisons dans think-cell sont indépendantes du nom ou du chemin du fichier. Il suffit d’ouvrir les deux fichiers et toutes les liaisons existantes entre eux sont rétablies.

18.8.2 Que se passe-t-il en cas de copie d’un graphique lié ?

Vous pouvez copier un graphique lié comme tout autre graphique, en dupliquant une diapositive ou le graphique, en faisant glisser le graphique avec Ctrl, ou en le copiant-collant dans une autre diapositive ou présentation. En fait, vous pouvez même copier le fichier de présentation pour copier un graphique lié qu’il contient.

Dans tous les cas, l’original et la copie sont parfaitement identiques. Ils sont tous deux liés à la même plage de données Excel, et s’ils sont ouverts simultanément, ils seront tous les deux actualisés en cas de modification des données Excel.

18.8.3 Que se passe-t-il en cas de suppression d’un graphique lié ?

Si vous supprimez un graphique lié, la liaison est supprimée dans PowerPoint en même temps que le graphique. Si aucun autre graphique d’une présentation ouverte n’est lié à la même plage de données Excel, le cadre dans Excel passe du vert au rouge, indiquant que la liaison ne peut être établie.

La plage de données liée dans Excel n’est affectée en aucune manière par la suppression d’un graphique lié. En effet, il est possible que le graphique lié ait été copié, et cette liaison doit donc être rétablie à l’ouverture de la copie.

18.8.4 Comment supprimer les cadres rouges dans mes feuilles de calcul Excel ?

Des cadres de différentes couleurs indiquent les plages de données liées dans les feuilles de calcul Excel. Un cadre vert indique qu’une liaison a été établie entre la plage de données encadrée et un graphique dans une présentation PowerPoint ouverte. En revanche, un cadre rouge indique qu’aucun graphique lié n’est ouvert actuellement. Un cadre rouge ne signifie par obligatoirement qu’aucun graphique n’est lié à cette plage de données. Il indique simplement qu’il n’existe pas de tels graphiques dans les présentations actuellement ouvertes.

Si la plage de données encadrée n’est plus nécessaire en tant que source de données d’un graphique, vous pouvez supprimer le cadre en cliquant sur le bouton image Supprimer du menu contextuel. Les informations de liaison sont alors supprimées avec le cadre dans le classeur Excel. À l’avenir, tout graphique lié à la plage de données Excel concernée ne pourra plus établir ses liaisons. Il utilisera sa feuille de données interne en lieu et place.

Les données Excel ne sont pas affectées.

18.8.5 Comment voir quels sont les graphiques liés dans une présentation et où se trouvent leurs sources de données liées ?

Pour identifier les sources de données des graphiques d’une présentation, ouvrez le menu Plus, puis la boîte de dialogue Liaisons de données. La boîte de dialogue affiche la liste de tous les graphiques liés de la présentation actuelle. Cliquez sur une entrée pour afficher le graphique correspondant.

Le nom du dernier fichier Excel dont provient la plage de données liée est également affiché. La case à cocher Automatique indique si la mise à jour automatique a été définie pour ce graphique.

Pour une description détaillée, reportez-vous à la section Boîte de dialogue de liaisons de données.

18.8.6 Que se passe-t-il lorsque la source de données d’un graphique lié n’est pas disponible ?

Lorsque le classeur Excel qui contient une plage de données liée à un graphique n’est pas ouvert et ne peut être trouvé à l’emplacement où il a été enregistré, le graphique ne peut établir la liaison. Dans ce cas, il utilise sa feuille de données interne, qui contient toujours une copie des données liées et permet de modifier le graphique.

La feuille de données interne d’un graphique lié est similaire à celle d’un graphique ordinaire. Même si plusieurs graphiques sont liés à une même plage dans Excel, leurs feuilles de données internes sont indépendantes.

Si vous souhaitez rétablir la liaison avec la plage de données Excel, ouvrez simultanément le classeur Excel et la présentation contenant le graphique lié. Le graphique dans PowerPoint et les données dans Excel se reconnecteront alors automatiquement. Lors de la mise à jour du graphique avec les données liées, toutes les modifications éventuellement apportées aux valeurs de la feuille de données interne seront écrasées.

18.8.7 Comment utiliser une feuille de données interne à la place de la source de données Excel liée ?

Pour déconnecter un graphique de sa source de données liée, cliquez sur le bouton image Désactiver le lien Excel dans le menu contextuel du graphique. Dès lors, le graphique utilise uniquement la feuille de données think-cell dans PowerPoint.

Vous pouvez supprimer la liaison d’un graphique, que la plage de données Excel liée soit actuellement ouverte ou non. Du côté Excel de la liaison de données, l’interruption de la liaison avec un graphique a le même effet que la suppression de ce dernier.

Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Modification et suppression de liaisons.

18.8.8 Comment activer ou désactiver la mise à jour automatique ?

Ouvrez le menu Plus, puis la boîte de dialogue Liaisons de données. La boîte de dialogue affiche la liste de tous les graphiques liés de la présentation actuelle. La case à cocher Automatique indique si la mise à jour automatique du graphique a été activée.

Lors de la sélection d’un graphique dans la présentation, l’entrée correspondante dans la boîte de dialogue de liaisons de données sera sélectionnée, et vice-versa.

Pour une description détaillée, reportez-vous à la section Boîte de dialogue de liaisons de données.

18.8.9 Pourquoi mon graphique lié n’est-il pas actualisé malgré l’activation de la mise à jour automatique ?

L’extrémité PowerPoint et l’extrémité Excel d’une liaison de données ne peuvent se connecter que lorsque les deux fichiers sont ouverts en même temps. Ainsi, si les données sont modifiées dans Excel alors que la présentation PowerPoint n’est pas ouverte, et que la présentation est ensuite ouverte alors que le classeur Excel ne l’est pas en même temps, les graphiques liés ne détecteront pas les modifications dans leurs sources de données. Dès que le classeur Excel contenant la plage de données liée sera ouvert, la liaison sera rétablie et les modifications seront détectées. Si l’option Mise à jour automatique est activée, le graphique sera actualisé immédiatement. Sinon, le graphique sera encadré dans la boîte de dialogue de liaisons de données et accompagné d’un indicateur lors de sa sélection. Vous pouvez alors décider d’intégrer ou non les données modifiées à votre graphique.

Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Mise à jour d’un graphique lié.

18.8.10 Pourquoi mon graphique lié indique-t-il une mise à jour en attente alors que les données n’ont pas été modifiées dans Excel ?

Dès qu’une liaison est établie entre une présentation PowerPoint ouverte et un classeur Excel ouvert, les données de la feuille de données interne sont comparées avec celles de la plage de données liée. Si elles sont différentes, un indicateur signale dans le graphique qu’une mise à jour est en attente. Si la mise à jour automatique est activée, elle est effectuée immédiatement.

Une mise à jour en attente peut aussi être détectée lorsque les données du classeur Excel n’ont pas changé, mais que celles de la feuille de données interne ont été modifiées. Avec un graphique lié, la plage de données Excel liée est prioritaire par rapport à la feuille de données interne. Ainsi, une mise à jour écrasera toujours les modifications de la feuille de données interne.

Pour vous protéger contre les pertes de données lorsque vous apportez des modifications à la feuille de données interne d’un graphique lié, l’option de mise à jour automatique est désactivée pour le graphique concerné.

18.8.11 Comment lier un graphique existant à une plage de données dans un classeur Excel ?

Accédez au classeur Excel et sélectionnez la plage de données souhaitée. Passez ensuite dans PowerPoint, sélectionnez le graphique désiré, puis cliquez sur le bouton image Établir un lien Excel dans le menu contextuel.

Pour une description détaillée, reportez-vous à la section Modification et suppression de liaisons. Pour apprendre à insérer un graphique directement à partir d’Excel, reportez-vous à la section Création d’un graphique à partir d’Excel.

18.8.12 Mon graphique lié semble ignorer une partie de la plage de données Excel. Pourquoi ?

En plus des données principales, la plage liée dans Excel contient certaines cellules à gauche et en haut qui sont réservées aux libellés de catégorie et de série. Si la plage sélectionnée englobe uniquement les données principales, une partie des données sera interprétée comme des libellés et ne sera pas affichée dans le graphique.

En cas de doute quant à la disposition requise, insérez un nouveau graphique du type souhaité dans PowerPoint et basez-vous sur la disposition de sa feuille de données.

Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Création d’un graphique à partir d’Excel.

18.8.13 Pourquoi l’application Excel est-elle lente lorsqu’il existe de nombreuses plages de données liées ?

Les performances d’Excel peuvent être améliorées en désactivant la vérification automatique des erreurs. Pour ce faire, dans le menu Outils d’Excel, sélectionnez Options, cliquez sur l’onglet Vérification des erreurs et décochez la case Activer la vérification des erreurs d’arrière-plan. Pour Excel 2007 et les versions ultérieures, accédez à la boîte de dialogue Options Excel, sélectionnez Formules et décochez la case Activer la vérification des erreurs d’arrière-plan dans la section Vérification des erreurs.

18.8.14 Je dois visualiser de nombreux fichiers Excel avec think-cell. Puis-je exécuter think-cell en mode batch ?

Il est possible de programmer think-cell, qui dispose d’une fonction permettant de créer des présentations à partir de modèles (voir Programmation de think-cell).