Excel-Datenlinks

Sind die Daten für Ihr datengesteuertes Diagramm in Excel verfügbar, so können Sie das Diagramm direkt aus Excel erstellen. Wenn die Daten in Excel geändert werden, können Sie die Diagramme entweder manuell aktualisieren oder think-cell so einstellen, dass die Aktualisierung automatisch erfolgt.

18.1
Erstellen eines Diagramms aus Excel
18.2
Verknüpfte Daten transponieren
18.3
Aktualisieren eines verknüpften Diagramms
18.4
Dialog „Datenverknüpfungen“
18.5
Verwalten von Datenverknüpfungen
18.6
Zusammenstellen der Daten
18.7
Numerische Daten aus Grafiken extrahieren
18.8
Häufig gestellte Fragen

18.1 Erstellen eines Diagramms aus Excel

Eine ausführliches Beispiel für das Erstellen von think-cell Diagrammen aus Excel-Daten finden Sie im Abschnitt Einführung in Diagramme. Das Erstellen eines Diagramms aus Excel funktioniert ganz ähnlich.

think-cell Beispieldaten in Excel

Um ein Diagramm aus Excel zu erstellen, wählen Sie den gewünschten Datenbereich in Ihrer Excel-Arbeitsmappe aus, einschließlich der Kategorie- und Serienbeschriftungen:

Ausgewählte think-cell Eingabedaten in Excel

Der Aufbau Ihrer Daten muss mit dem Aufbau des internen Datenblatts von think-cell übereinstimmen: Säulendiagramme werden üblicherweise aus Datenspalten erstellt, während Balkendiagramme aus Datenzeilen erzeugt werden. Jedoch ist es möglich, die Datenquelle zu transponieren (siehe Verknüpfte Daten transponieren). Oberhalb und links von den Daten werden einige Zellen für die Kategorie- und Serienbeschriftungen frei gelassen. Wenn Sie sich vergewissern wollen, wie das Layout auszusehen hat, fügen Sie einfach ein neues Diagramm der gewünschten Art in PowerPoint ein, und sehen Sie sich das entsprechende Datenblatt an.

Wählen Sie dann die gewünschte Diagrammart aus dem Menü Diagramme in der think-cell Symbolleiste in Excel aus:

think-cell Symbolleiste in Excel

Wenn Sie in Excel auf dieses Menüelement klicken, wird das PowerPoint-Fenster aktiviert. Sollte PowerPoint noch nicht ausgeführt werden, wird es automatisch gestartet. Wenn sich der Mauszeiger in PowerPoint auf einer Folie befindet, wird das bekannte Rechteck zum Einfügen von Diagrammen angezeigt.

Wechseln Sie zu der Folie, auf der Sie das Diagramm einfügen möchten, oder fügen Sie eine neue Folie hinzu, und platzieren Sie das Diagramm wie gewohnt: Klicken Sie einmal, um die Standardgröße zu übernehmen, oder klicken und halten Sie die Maustaste, und ziehen Sie das Diagramm auf die gewünschte Anfangsgröße. Im Abschnitt Erzeugen eines neuen Diagramms wird ausführlich beschrieben, wie Sie ein neues Diagramm einfügen, ausrichten oder seine Größe verändern.

Nachdem Sie es eingefügt haben, sieht das Diagramm genauso aus wie ein normales think-cell Diagramm, das in PowerPoint erstellt wurde, und hat auch die gleichen Eigenschaften.

In PowerPoint eingefügtes think-cell Diagramm

In den Abschnitten Hinzufügen und Entfernen von Beschriftungen und Anpassen des Stils von Diagrammen können Sie nachlesen, wie Sie das Diagramm einrichten und formatieren.

Sie können nicht nur neue Diagramme aus Excel heraus erzeugen, sondern auch einen ausgewählten Datenbereich aus Ihrer Excel-Arbeitsmappe mit einem bereits bestehenden Diagramm in einer PowerPoint-Präsentation verknüpfen. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche image Mit vorhandenem Diagramm im Menü Diagramme der think-cell Symbolleiste in Excel, und klicken Sie auf das Diagramm in PowerPoint, das Sie verknüpfen möchten.

Hinweis: Textfelder können in PowerPoint bis zu 255 Zeichen umfassen. Darüber hinausgehender Text wird abgeschnitten. Siehe Textfelder

18.2 Verknüpfte Daten transponieren

Wenn Sie einen Datenbereich mit einem Diagramm verknüpft haben, können Sie die Interpretation der Daten mithilfe der Schaltfläche image Verknüpfung transponieren im think-cell Kontextmenü des Datenbereichs anpassen. Das Transponieren eines Datenbereichs vertauscht die Interpretation von Zeilen- und Spaltendaten, sodass Sie z. B. Säulendiagramme aus Zeilen statt aus Spalten erzeugen können.

1.
Wählen Sie den grünen Rand aus, der den Datenbereich umgibt.
2.
Öffnen Sie durch Rechtsklick auf den Rand das Kontextmenü.
3.
Klicken Sie auf die Schaltfläche image Verknüpfung transponieren.
Transponieren einer Excel-Datenquelle von think-cell

Hinweis: Das Transponieren eines verknüpften Datenbereichs vertauscht nicht die eigentlichen Daten in den Zeilen und Spalten.

18.3 Aktualisieren eines verknüpften Diagramms

Die wichtigste Funktion eines Diagramms mit Datenquelle in einer Excel-Arbeitsmappe ist das Aktualisieren des Diagramms, wenn Änderungen in der Datenquelle festgestellt werden. In unserem Beispiel möchten wir eine dritte Datenserie einfügen. Mit einem Doppelklick auf das Diagramm wechseln Sie zum verknüpften Datenbereich in Excel. Geben Sie die neuen Daten unterhalb des verknüpften Bereichs ein:

Zusätzlicher Dateneintrag in der Excel-Datenquelle von think-cell

Wählen Sie dann den verknüpften Bereich aus, indem Sie auf seinen Rahmen klicken, um die bekannte think-cell Benutzeroberfläche einzublenden. Ziehen Sie eine Ecke des Auswahlbereichs so, dass die neu eingegebenen Daten eingeschlossen werden:

Auswahl zusätzlicher Daten in der Excel-Datenquelle von think-cell Aktualisierte und neu ausgewählte Daten in der Excel-Datenquelle von
think-cell 

Kehren Sie nun zu PowerPoint zurück. Wenn Sie das verknüpfte Diagramm auswählen, ist es durch eine Flagge markiert, wodurch angezeigt wird, dass die Datenquelle verändert wurde:

Aktualisierung des think-cell Diagramms nach Änderungen der Daten in der
Excel-Datenquelle

Klicken Sie auf die Schaltfläche image Aktualisieren neben der Flagge, um die Datenänderungen in Excel in das Diagramm zu übernehmen. Das Diagramm wird daraufhin aktualisiert und die Flagge ausgeblendet:

Aktualisiertes think-cell Diagramm (in PowerPoint) mit externer Excel-Datenquelle

Nach dem Klicken auf image Aktualisieren wechselt diese Schaltfläche zu image Rückgängig. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die soeben vorgenommenen Änderungen rückgängig zu machen. Die Schaltfläche Rückgängig ist so lange verfügbar, bis die PowerPoint-Datei geschlossen oder die Excel-Datenquelle erneut verändert wird. In letzterem Fall wird sie durch die Schaltfläche Aktualisieren ersetzt.

Auch wenn Sie das Diagramm nicht aktualisieren oder wenn Sie die Aktualisierung rückgängig machen, bleibt die Verknüpfung zur Datenquelle in Excel bestehen. Sie können die Aktualisierung also auch später noch vornehmen.

Sie können think-cell auch so konfigurieren, dass die Aktualisierung automatisch erfolgt. Verwenden Sie hierfür den im Abschnitt beschriebenen Dialog DatenverknüpfungenDialog „Datenverknüpfungen“.

Hinweis: Die Verknüpfung eines Diagramms mit Daten in Excel basiert nicht auf den Namen der Excel- und PowerPoint-Dateien. Jedes Diagramm sowie jeder Datenbereich in Excel erhält eine eindeutige Identifikationsnummer, die für die Verknüpfung verwendet werden. Die technische Bedingung für die Wiederherstellung der Verknüpfung ist, dass sowohl die Excel-Datei mit dem Datenbereich als auch die PowerPoint-Datei mit dem Diagramm unabhängig vom jeweiligen Dateinamen gleichzeitig auf demselben Computer geöffnet sind.

18.4 Dialog „Datenverknüpfungen“

Wenn Ihre Präsentation zahlreiche Diagramme enthält, wird es schnell unpraktisch, jedes verknüpfte Diagramm einzeln zu suchen und manuell zu aktualisieren. Für einen besseren Überblick und einen strukturierteren Umgang mit der Aktualisierung von Diagrammen öffnen Sie im Menü Mehr in der think-cell Symbolleiste in PowerPoint das Fenster Datenverknüpfungen:

think-cell Dialog „Datenverknüpfungen“

Im Dialog „Datenverknüpfungen“ werden alle verknüpften Diagramme der aktuellen Präsentation und ihr Aktualisierungsstatus angezeigt.

Verknüpfte think-cell Diagramme der aktuellen Präsentation und ihr
Aktualisierungsstatus

Der Dialog „Datenverknüpfungen“ bietet zu jedem verknüpften Diagramm die folgenden Informationen:

  • Die Foliennummer und eine Folienminiatur, die die Position des Diagramms auf der Folie anzeigt.
  • Den Namen der Excel-Datei, die als Datenquelle dient.
  • Die Zeit der letzten Änderung in der Datenquelle.
  • Die Schaltfläche Aktualisieren oder Rückgängig. Diese Schaltflächen sind nur dann verfügbar, wenn die verknüpfte Excel-Datei geöffnet ist.
  • Das Kontrollkästchen Auto, das anzeigt, ob das Diagramm bei Änderungen der verknüpften Daten automatisch aktualisiert wird.
  • Der Eintrag eines Diagramms erscheint fett, wenn eine Aktualisierung aussteht.

Sie können den Dialog „Datenverknüpfungen“ während der Bearbeitung Ihrer Folien und Daten geöffnet lassen. Im Dialog „Datenverknüpfungen“ können Sie alle verknüpften Diagramme mit ihren jeweiligen Datenquellen sehr effizient verwalten.

  • Klicken Sie auf die Überschrift einer der beschriebenen Spalten, um die Liste nach dieser Spalte zu sortieren.
  • Klicken Sie einmal auf eine Zeile, um das Diagramm (in der Normalansicht) oder die Folie (in der Ansicht „Foliensortierung“) auszuwählen.
  • Doppelklicken Sie auf eine Zeile, um dieselbe Wirkung wie bei einem Doppelklick auf das Diagramm selbst zu erreichen: Die verknüpfte Excel-Arbeitsmappe wird geöffnet, und die verknüpften Daten werden ausgewählt. Sollte die externe Datenquelle nicht verfügbar sein, wird stattdessen das interne Datenblatt geöffnet.

Die Schaltflächen Aktualisieren und Rückgängig sind die gleichen Schaltflächen wie in der rechten oberen Ecke des Diagramms: Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren, um die Datenänderungen in Excel in das PowerPoint-Diagramm zu übernehmen. Mit Rückgängigkönnen Sie die Aktualisierung rückgängig machen und den vorherigen Zustand des Diagramms wiederherstellen. Sie können auch auf Rückgängig klicken, um die letzte automatische Aktualisierung rückgängig zu machen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auto, wenn think-cell das Diagramm bei jeder erkannten Änderung der verknüpften Daten automatisch aktualisieren soll. Das Diagramm wird weder hervorgehoben noch mit einer Flagge versehen; Sie können die automatische Aktualisierung aber wie gewohnt manuell zurücksetzen. Änderungen werden nur erkannt, wenn die Excel-Datei und die PowerPoint-Datei gleichzeitig geöffnet sind.

Hinweis: Wenn die verknüpfte Excel-Datei für ein Diagramm nicht verfügbar ist und das interne Datenblatt geöffnet und bearbeitet wird, wird die automatische Aktualisierung des verknüpften Diagramms deaktiviert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Änderungen mithilfe des internen Datenblatts nicht automatisch überschrieben werden, sobald die Excel-Datei wieder verfügbar ist.

Die Optionen Aktualisieren und Rückgängig und das Aktivieren und Deaktivieren der Auto-Einstellung können auch auf die Auswahl von mehreren Diagrammen angewandt werden. Mit Shift+Klicken können Sie eine Reihe aufeinander folgender Verknüpfungen auswählen, und mit Strg+Klicken können Sie einzelne Diagramme aus- und abwählen.

18.5 Verwalten von Datenverknüpfungen

Die beiden verknüpften Dateien in Excel und PowerPoint bleiben trotz der Verknüpfung eigenständige Dateien:

  • Sie können die Dateien unabhängig voneinander weitergeben oder bearbeiten.
  • Sie können die Dateien umbenennen. Die Datenverknüpfungen werden wiederhergestellt, sobald die Excel- und die PowerPoint-Datei gleichzeitig geöffnet werden. Es empfiehlt sich, die Dateien zu speichern, um die Informationen über die wiederhergestellten Datenverknüpfungen zu sichern.
  • Sie können verknüpfte Diagramme innerhalb derselben oder sogar in eine andere Präsentation kopieren und einfügen. Die Kopie des Diagramms wird dann mit derselben Datenquelle verknüpft wie das Original.
  • Sie können die Excel- und PowerPoint-Dateien per E-Mail versenden. Die Verknüpfung wird wiederhergestellt, sobald der Empfänger beide Dateien gleichzeitig öffnet. Es empfiehlt sich, die Dateien zu speichern, um die Informationen über die wiederhergestellten Datenverknüpfungen zu sichern.
  • Sie können Kopien Ihrer verknüpften Excel-Dateien anlegen und diese Kopien als alternative Datenquelle für die Datenverknüpfungen verwenden. Die Originaldatei und die Kopie können unabhängig voneinander bearbeitet werden. Die Verknüpfung zwischen einer PowerPoint-Präsentation und der gewünschten Excel-Datei wird hergestellt, sobald Sie entweder die Originaldatei oder die kopierte Excel-Datei gemeinsam mit der PowerPoint-Datei öffnen.

Hinweis: Wenn geöffnete Arbeitsmappen in Excel Kopien desselben verknüpften Datenbereichs enthalten, zum Beispiel nach dem Kopieren von Arbeitsblättern, dienen beide Kopien als gleichberechtigte Quellenbereiche („Geschwister“). Darüber hinaus ist in diesem Fall nicht festgelegt, zu welchem der Bereiche beim Öffnen der PowerPoint-Datei eine Verknüpfung hergestellt wird. In diesem Fall wird in Excel neben den betroffenen verknüpften Bereichen ein Warnhinweis angezeigt, und Sie können die kleinen blauen Schaltflächen unter dem think-cell Rahmen in Excel verwenden, um zwischen den Geschwisterbereichen zu wechseln. Daraufhin müssen Sie alle bis auf einen der verknüpften Bereiche unzugänglich machen, indem Sie zum Beispiel die jeweilige Arbeitsmappe schließen. Alternativ können Sie alle verknüpften Bereiche mit eindeutigen Verknüpfungen versehen, indem Sie in Excel bis auf einen alle think-cell Rahmen löschen und jeden Bereich einzeln mit dem jeweils gewünschten Diagramm verknüpfen. Auf diese Weise erhält jeder neue Rahmen einen eindeutigen Bezeichner.

18.5.1 Bearbeiten von verknüpften Dateien

Wenn Sie eine PowerPoint-Datei bearbeiten, während die verknüpfte(n) Excel-Datei(en) nicht verfügbar sind, verhalten sich verknüpfte Diagramme wie normale Diagramme mit einem internen Datenblatt. Sie können die Daten und Formatierung des Diagramms mit think-cell ohne Einschränkungen bearbeiten.

Entsprechend können Sie auch eine Excel-Arbeitsmappe beliebig bearbeiten, ohne dass die verknüpften PowerPoint-Dateien verfügbar sind. Ist think-cell installiert, so wird jeder mit einer nicht zur Verfügung stehenden PowerPoint-Präsentation verknüpfte Datenbereich mit einem hellroten Rahmen hervorgehoben.

Um die Verknüpfung zwischen dem Diagramm in PowerPoint und dem dazugehörigen Datenbereich in Excel wiederherzustellen, müssen lediglich beide Dateien gleichzeitig offen sein. Der Rahmen um den verknüpften Datenbereich in Excel wird grün. In PowerPoint werden die aktuellen Daten des Diagramms mit der Datenquelle verglichen. Wenn Änderungen erkannt werden, wird das Diagramm im Dialog „Datenverknüpfungen“ hervorgehoben und mit einer Flagge versehen, wenn es ausgewählt wird. Sie können das Diagramm dann auf Grundlage der aktuellen Daten in Excel manuell aktualisieren.

18.5.2 Ändern und Entfernen von Verknüpfungen

Um ein Diagramm von einer verknüpften Datenquelle zu trennen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche image Excel-Verknüpfung trennen im Kontextmenü des Diagramms:

Löschen externer Datenverknüpfungen in think-cell

Von diesem Zeitpunkt an arbeitet das Diagramm ausschließlich mit dem think-cell Datenblatt in PowerPoint.

Verknüpfte Datenbereiche in Excel können auf die gleiche Weise von Diagrammen getrennt werden: Wählen Sie den verknüpften Bereich aus, indem Sie auf seinen Rahmen klicken. Wenn der Rahmen blau wird und damit eine Auswahl in think-cell anzeigt, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie die Schaltfläche image Löschen. Der think-cell Rahmen wird entfernt und die Daten bleiben unverändert. Die mit diesem Datenbereich verknüpften Diagramme können ihn nun nicht mehr als Datenquelle verwenden und arbeiten stattdessen nur noch mit ihrem jeweiligen internen Datenblatt.

Hinweis: Das Löschen eines Verknüpfungsrahmens in Excel kann nicht rückgängig gemacht werden. Es ist aber jederzeit möglich, eine neue Verknüpfung zu einem bereits bestehenden Diagramm zu erzeugen (s. u.).

Beim Löschen einer Seite der Verknüpfung, also entweder des Datenbereichs in Excel oder des Diagramms in PowerPoint, bleibt die andere Seite bestehen. In diesem Fall verwenden Diagramme in PowerPoint künftig ihr jeweiliges internes Datenblatt, und die verknüpften Datenbereiche in Excel bleiben so lange bestehen, bis sie explizit gelöscht werden. Dies ist wichtig, weil möglicherweise andere Diagramme in anderen Präsentationen existieren, die mit derselben Datenquelle verknüpft sind.

Wenn Sie ein vorhandenes Diagramm mit einer Excel-Datenquelle verknüpfen möchten, öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe, und wählen Sie den gewünschten Datenbereich aus. Sie können auch einen vorhandenen verknüpften Bereich auswählen, der durch den farbigen think-cell Rahmen markiert ist. Wechseln Sie dann zu PowerPoint, und wählen Sie das gewünschte Diagramm aus. Sollte das Diagramm bereits mit einer anderen Datenquelle verknüpft sein, trennen Sie diese Verknüpfung wie oben beschrieben. Im Kontextmenü des Diagramms wird nun anstelle der Schaltfläche „Excel-Verknüpfung“ die Schaltfläche image Excel-Verknüpfung aufbauen angezeigt. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine Verknüpfung zwischen dem ausgewählten Diagramm in PowerPoint und dem ausgewählten Datenbereich in Excel herzustellen.

Hinweis: Wenn Sie sämtliche Datenverknüpfungen aus einer Präsentation entfernen möchten, können Sie den Dialog „Datenverknüpfungen“ (Dialog „Datenverknüpfungen“) verwenden. Im Dialog „Datenverknüpfungen“ können Sie einfach alle Diagramme auswählen und Entfernen drücken, um sämtliche Verknüpfungen in einem Schritt zu entfernen.

18.6 Zusammenstellen der Daten

Wenn Sie Diagramme direkt aus Excel heraus erstellen möchten, liegen die entsprechenden Daten vermutlich bereits als Excel-Datei vor. In einigen Fällen kann es jedoch sein, dass Sie für die Erstellung eines Diagramms eine bestimmte Auswahl an Daten aus der Excel-Tabelle benötigen. Auch kann es vorkommen, dass die Daten in einem starren Format vorliegen, das nicht so einfach verändert werden kann. Hier sind ein paar Vorschläge, die Ihnen in solchen Situationen helfen können:

  • Positionieren Sie den think-cell Datenverknüpfungsrahmen in einen leeren Bereich in Ihrem Excel-Arbeitsblatt. Dann verwenden Sie die Zellreferenzen von Excel, um den think-cell Rahmen mit Daten von einer anderen Stelle des Arbeitsblattes zu befüllen. Geben Sie z. B. =B5 in Zelle F8 ein, um F8 zu aktualisieren, wenn sich B5 ändert.
  • Excel-Zellreferenzen funktionieren auch über mehrere Arbeitsblätter hinweg. Das Einfügen eines eigenen Arbeitsblattes als Schnittstellenblatt für alle Diagramme kann hilfreich sein, vor allem, wenn viele Diagramme verlinkt werden sollen.
  • Die Verwendung eines speziell als Datenquelle für ein Diagramm gedachten Tabellenblattes erleichtert die Vorbereitung der Daten. Zum Beispiel können Sie think-cell round verwenden, um alle Werte konsistent zu runden, bevor sie für ein Diagramm verwendet werden (siehe Excel-Datenrundung).
  • Mit dem Excel-Kommando Ausblenden können Sie einfach komplette Zeilen oder Spalten von der Verwendung im Diagramm ausschließen. Denken Sie daran, dass die verborgenen Daten wieder im Diagramm erscheinen, sobald Sie das Excel-Kommando Einblenden ausführen und das Diagramm aktualisieren.
  • Auf ähnliche Art und Weise können Daten, die nicht im Diagramm dargestellt werden sollen, über die Excel-Funktion Gruppierung und Gliederung verborgen werden.
Ausblenden von Tabellenzellen in einer externen Excel-Datenquelle von think-cell
Aktualisiertes think-cell Diagramm nach dem Ausblenden von Tabellenzellen in
der externen Excel-Datenquelle

18.7 Numerische Daten aus Grafiken extrahieren

Mit dem Erfassungstool von think-cell können Sie die numerischen Daten aus Grafiken mit Diagrammen (z. B. aus einem Diagramm auf einer Website, in einem PDF-Dokument oder im Fenster einer Reporting-Software) an einer beliebigen Stelle auf Ihrem Bildschirm extrahieren. Verwendung des Erfassungstools in Excel:

1.
Wählen Sie einen Zellbereich in einem Excel-Arbeitsblatt aus, in den die extrahierten Zahlen später eingefügt werden.
2.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Diagramm zu Zahlen in der Menübandgruppe von think-cell in Excel.
3.
Gehen Sie wie in Numerische Daten aus Grafiken extrahieren beschrieben vor, um das Erfassungsfenster zu positionieren, prüfen Sie das hervorgehobene Erfassungsergebnis und klicken Sie auf die Schaltfläche Import.
4.
Die numerischen Daten aus der Grafik werden in den zuvor ausgewählten Zellbereich eingefügt.

Sie können den Datenbereich als Quelle für ein verknüpftes think-cell Diagramm in PowerPoint oder für weitere Datenanalysen in Excel verwenden.

18.8 Häufig gestellte Fragen

18.8.1 Welche Vorteile hat die Verknüpfung mit think-cell gegenüber Microsoft OLE?

Möglicherweise kennen Sie die Microsoft Office-Funktion „Object Linking and Embedding“ (OLE) zum Verknüpfen und Einbetten in Objekten. Sie beruht auf einer ähnlichen Idee wie die Verknüpfungen von think-cell, nämlich dem Erstellen von Diagrammen in PowerPoint, die später mit Änderungen der Daten in Excel aktualisiert werden können. Die Verknüpfungstechnik von think-cell bietet jedoch eine Reihe von Vorteilen gegenüber OLE:

  • Die Diagramme sind immer gleich, unabhängig davon, ob verknüpft sind oder nicht. Selbst verknüpfte Diagramme sind keine in PowerPoint kopierten Excel-Diagramme, sondern echte MS Graph-Diagramme.
  • Diagramme können nicht nur bei ihrer Erstellung, sondern jederzeit mit Excel verknüpft werden.
  • Verknüpfte Diagramme können jederzeit bearbeitet werden – auch dann, wenn die externe Datenquelle nicht verfügbar ist.
  • Verknüpfungen in think-cell sind unabhängig von Dateinamen oder -pfaden. Öffnen Sie einfach beide Dateien, um die Verknüpfung zwischen den Dateien wiederherzustellen.

18.8.2 Was passiert beim Kopieren eines verlinkten Diagramms?

Sie können ein verknüpftes Diagramm wie jedes andere Diagramm kopieren, indem Sie eine Folie duplizieren, das Diagramm duplizieren, das Diagramm bei gedrückter Strg-Taste mit der Maus ziehen oder es kopieren und in eine andere Folie oder Präsentation einfügen. Sie können ein verknüpftes Diagramm auch kopieren, indem Sie die Präsentationsdatei kopieren, in der es sich befindet.

In jedem Fall bleiben Original und Kopie identisch. Beide sind mit dem gleichen Excel-Datenbereich verknüpft und werden bei Änderungen der Excel-Daten aktualisiert, wenn sie gleichzeitig geöffnet sind.

18.8.3 Was geschieht, wenn ein verknüpftes Diagramm gelöscht wird?

Wenn Sie ein verknüpftes Diagramm löschen, wird die Verknüpfung in PowerPoint ebenfalls gelöscht. Wenn kein anderes Diagramm in einer geöffneten Präsentation mit dem betreffenden Datenbereich verknüpft ist, wird der grüne Rahmen in Excel rot, um anzuzeigen, dass keine Verknüpfung erstellt werden kann.

Der verknüpfte Datenbereich in Excel bleibt vom Löschen eines mit ihm verknüpften Diagramms unberührt. So können eventuell vorhandene Kopien des betreffenden Diagramms die Verknüpfung beim Öffnen wiederherstellen.

18.8.4 Wie werde ich die roten Rahmen in meinen Excel-Arbeitsblättern los?

Die farbigen Rahmen in den Excel-Arbeitsblättern heben verknüpfte Datenbereiche hervor. Ein grüner Rahmen zeigt an, dass eine Verknüpfung zwischen dem umrahmten Datenbereich und einer geöffneten PowerPoint-Präsentation erstellt wurde. Ein roter Rahmen bedeutet hingegen, dass kein mit dem Datenbereich verknüpftes Diagramm geöffnet ist. Ein roter Rahmen bedeutet also nicht unbedingt, dass kein Diagramm mit dem umrahmten Datenbereich verknüpft ist. Er zeigt lediglich an, dass sich keine solchen Diagramme in den derzeit geöffneten Präsentationen befinden.

Wenn Sie sicher sind, dass der umrahmte Datenbereich für kein Diagramm mehr als Datenquelle benötigt wird, können Sie den Rahmen mit der Schaltfläche image Löschen im Kontextmenü löschen. Gemeinsam mit dem Rahmen wird die Verknüpfungsinformation aus der Excel-Arbeitsmappe entfernt. Diagramme, die mit dem betreffenden Excel-Datenbereich verknüpft sind, können künftig keine Verbindung mehr zu diesen Daten herstellen. Stattdessen verwenden sie ihr jeweiliges internes Datenblatt.

Die Excel-Daten selber bleiben unberührt.

18.8.5 Wie erkenne ich, welche Diagramme in einer Präsentation verknüpft sind und wo sich die jeweilige Datenquelle befindet?

Wenn Sie sich vergewissern wollen, auf welchen Daten die Diagramme einer Präsentation basieren, öffnen Sie den Dialog Datenverknüpfungen aus dem Menü Mehr. In diesem Dialog finden Sie eine Liste aller verknüpften Diagramme der aktuellen Präsentation. Klicken Sie auf einen Eintrag, um das entsprechende Diagramm anzuzeigen.

Sie finden dort auch den Namen der Excel-Datei, in der der verknüpfte Datenbereich zuletzt gefunden wurde. Das Kontrollkästchen Auto zeigt an, ob die automatische Aktualisierung für das jeweilige Diagramm aktiviert ist.

Detaillierte Informationen finden Sie im Abschnitt Dialog „Datenverknüpfungen“.

18.8.6 Was passiert mit einem verlinkten Diagramm, wenn die Datenquelle nicht verfügbar ist?

Wenn die Excel-Arbeitsmappe mit dem verlinkten Datenbereich des Diagramms nicht geöffnet ist und am ursprünglichen Speicherort nicht gefunden wird, kann das Diagramm die Verbindung nicht herstellen. Stattdessen verwendet es sein internes Datenblatt, das stets eine Kopie des verknüpften Datenbereichs enthält und es somit ermöglicht, das Diagramm weiterhin zu bearbeiten.

Das interne Datenblatt eines verknüpften Diagramms ähnelt dem Datenblatt eines gewöhnlichen Diagramms. Auch wenn mehrere Diagramme mit demselben Excel-Datenbereich verknüpft sind, bleiben ihre internen Datenblätter voneinander unabhängig.

Um die Verknüpfung zum Datenbereich in Excel wiederherzustellen, müssen Sie nur die Excel-Arbeitsmappe und die Präsentation mit dem verknüpften Diagramm gleichzeitig öffnen. Das Diagramm in PowerPoint und die Daten in Excel werden dann automatisch verbunden. Wenn Sie das Diagramm mit den verknüpften Daten aktualisieren, werden alle Änderungen verworfen, die Sie im internen Datenblatt vorgenommen haben.

18.8.7 Wie verwende ich das interne Datenblatt anstelle der verknüpften Excel-Datenquelle?

Klicken Sie im Kontextmenü eines Diagramms auf die Schaltfläche image Excel-Verknüpfung trennen, um die Verknüpfung zwischen diesem Diagramm und seiner verknüpften Datenquelle zu trennen. Von diesem Zeitpunkt an arbeitet das Diagramm ausschließlich mit dem think-cell Datenblatt in PowerPoint.

Sie können die Verknüpfung eines Diagramms unabhängig davon trennen, ob die Excel-Tabelle, die den entsprechenden Datenbereich enthält, geöffnet ist oder nicht. Auf die Excel-Seite hat das Trennen der Datenverknüpfung dieselben Auswirkungen wie das Löschen des Diagramms.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Ändern und Entfernen von Verknüpfungen.

18.8.8 Wie kann ich die automatische Aktualisierung aktivieren oder deaktivieren?

Öffnen Sie das Fenster Datenverknüpfungen aus dem Menü Mehr. In diesem Dialog finden Sie eine Liste aller verknüpften Diagramme der aktuellen Präsentation. Mit dem Kontrollkästchen Auto aktivieren oder deaktivieren Sie die automatische Aktualisierung.

Wenn Sie ein Diagramm in der Präsentation auswählen, wird der entsprechende Eintrag im Dialog „Datenverknüpfungen“ ausgewählt und umgekehrt.

Detaillierte Informationen finden Sie im Abschnitt Dialog „Datenverknüpfungen“.

18.8.9 Warum wird mein verknüpftes Diagramm nicht aktualisiert, obwohl die automatische Aktualisierung aktiviert ist?

Die beiden Seiten der Verknüpfung, also PowerPoint auf der einen und Excel auf der anderen Seite, können die Verbindung nur dann herstellen, wenn beide Dateien gleichzeitig geöffnet sind. Wenn also die Excel-Daten verändert werden, während die PowerPoint-Präsentation nicht geöffnet ist, und dann die Präsentation geöffnet wird, ohne dass die entsprechende Excel-Arbeitsmappe geöffnet ist, kann das verknüpfte Diagramm die Änderungen in der Datenquelle nicht erkennen. Sobald Sie die Excel-Arbeitsmappe mit dem verlinkten Datenbereich öffnen, wird die Verbindung hergestellt, und die Änderungen werden erkannt. Wenn die automatische Aktualisierung für dieses Diagramm aktiviert ist, wird es nun aktualisiert. Anderenfalls wird das Diagramm im Dialog „Datenverknüpfungen“ hervorgehoben und mit einer Flagge markiert, wenn es ausgewählt ist. Sie können dann entscheiden, ob die geänderten Daten in das Diagramm eingefügt werden sollen oder nicht.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Aktualisieren eines verknüpften Diagramms.

18.8.10 Warum zeigt mein verknüpftes Diagramm an, dass eine Aktualisierung aussteht, obwohl die Daten in Excel nicht geändert wurden?

Jedes Mal, wenn eine Verknüpfung zwischen einer geöffneten PowerPoint-Präsentation und einer geöffneten Excel-Arbeitsmappe erstellt wird, werden die Daten aus dem internen Datenblatt mit dem verknüpften Datenbereich der verknüpften Datenquelle verglichen. Wenn sie nicht identisch sind, wird das Diagramm mit einer Flagge markiert um anzuzeigen, dass eine Aktualisierung aussteht. Wenn die automatische Aktualisierung aktiviert ist, wird es sofort aktualisiert.

Eine ausstehende Aktualisierung wird ebenfalls erkannt, wenn die Daten in der Excel-Arbeitsmappe unverändert sind, aber die Daten im internen Datenblatt geändert wurden. Bei verknüpften Diagrammen hat der verknüpfte Excel-Datenbereich Vorrang vor dem internen Datenblatt. Deshalb werden bei Aktualisierungen stets die im internen Datenblatt vorgenommenen Änderungen überschrieben.

Wenn Sie Änderungen im internen Datenblatt eines verknüpften Diagramms vornehmen, wird die automatische Aktualisierung für das entsprechende Diagramm deaktiviert, um einen möglichen Datenverlust zu verhindern.

18.8.11 Wie kann ich ein vorhandenes Diagramm mit einem Datenbereich aus einer Excel-Arbeitsmappe verknüpfen?

Wählen Sie den gewünschten Datenbereich in der Excel-Arbeitsmappe aus. Wechseln Sie dann zu PowerPoint, wählen Sie das gewünschte Diagramm aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche image Excel-Verknüpfung aufbauen im Kontextmenü.

Eine ausführliche Erläuterung finden Sie im Abschnitt Ändern und Entfernen von Verknüpfungen. Wie Sie ein Diagramm direkt aus Excel erzeugen, können Sie im Abschnitt Erstellen eines Diagramms aus Excel nachlesen.

18.8.12 Mein verknüpftes Diagramm scheint einen Teil des Datenbereichs in Excel zu ignorieren. Warum?

Zu dem verknüpften Bereich in Excel gehören neben den Hauptdaten auch einige Zellen links und oberhalb dieser Daten, die für Kategorie- und Serienbeschriftungen reserviert sind. Wenn der ausgewählte Bereich nur die Hauptdaten umfasst, wird ein Teil dieser Daten als Beschriftungen interpretiert und erscheint nicht im Diagramm.

Wenn Sie sich in Bezug auf die erforderliche Anordnung unsicher sind, fügen Sie in PowerPoint einfach ein neues Diagramm vom gewünschten Typ ein, und richten Sie sich nach der Anordnung des zugehörigen Datenblatts.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Erstellen eines Diagramms aus Excel.

18.8.13 Gibt es eine Möglichkeit, die Reaktionsgeschwindigkeit von Excel zu erhöhen, wenn ich sehr viele verknüpfte Datenbereiche habe?

Sie können die Leistung von Excel erhöhen, indem Sie die automatische Fehlerkorrektur ausschalten. Wählen Sie dazu im Menü Extras von Excel den Menüpunkt Optionen, klicken Sie auf die RegisterkarteFehlerüberprüfung, und entfernen Sie den Haken bei Fehlerüberprüfung im Hintergrund aktivieren. Ab Excel 2007 öffnen Sie den Dialog Excel-Optionen, wählen Sie Formeln, und entfernen Sie den Haken bei Fehlerüberprüfung im Hintergrund aktivieren im Abschnitt Fehlerüberprüfung.

18.8.14 Ich habe sehr viele Excel-Dateien, die ich mit think-cell visualisieren möchte. Kann ich dies automatisieren?

think-cell kann programmiert werden. think-cell enthält eine Funktion zum Erstellen von Präsentationen aus Vorlagen (siehe Programmierung von think-cell).