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Fallstudie zu think-cell chart

Nachfolgend finden Sie die gekürzte Fassung einer Fallstudie, die bei einem unserer Hauptkunden durchgeführt wurde.

Ausgangssituation

Die Kundenkommunikation ist zentraler Bestandteil des Arbeitsalltags von Beratungsunternehmen. Die meisten führenden Beratungsunternehmen beschäftigen Fachkräfte, um Beraterempfehlungen kundengerecht zu visualisieren. Diese Spezialisten verfügen über große Erfahrung mit Microsoft PowerPoint und greifen bei der Erstellung von Geschäftspräsentationen auf ausgefeilte Best Practices zurück.

In unserer Zusammenarbeit mit einem Beratungsunternehmen sowie in Gesprächen mit anderen Beratern und Grafikexperten wurde uns bewusst, dass bei der Erstellung von Folien erhebliches Verbesserungspotenzial besteht.

Um uns intensiver mit dieser Thematik auseinanderzusetzen, führten wir deshalb ein halbes Jahr lang Interviews durch und beobachteten Arbeitsabläufe. Anschließend quantifizierten wir unsere qualitativen Erkenntnisse anhand von Testszenarien. Dies geschah in Zusammenarbeit mit einem führenden strategischen Beratungsunternehmen, das uns eine anonyme Veröffentlichung der Daten erlaubt hat.

Ermittlung von Verbesserungspotenzial

Die Abbildung rechts illustriert die Arbeitszeit, die Grafikexperten am Standort eines unserer Kunden für bestimmte Tätigkeiten aufwenden. 11 Prozent der Zeit entfallen auf folienspezifische Zeichnungen. Weitere 26 Prozent werden für die Texteingabe benötigt. In diesen beiden Bereichen besteht nur begrenztes Verbesserungspotenzial. Die Tippgeschwindigkeit hängt von den Fertigkeiten des Anwenders ab, und die Erstellung von Zeichnungen ist nur schwer durch intelligente Software zu standardisieren.

22 Prozent entfallen auf die Erstellung von Geschäftsdiagrammen auf der Grundlage numerischer Daten. Die mit Abstand meiste Zeit wird benötigt, um aus Text, Zeichnungen und Diagrammen das endgültige Folienlayout zu erstellen (41 Prozent). In den Zeitangaben für Diagramme und Layout ist die Texteingabe nicht enthalten. Berücksichtigt man auch die Texteingabe, entfallen 30 Prozent der Arbeitszeit auf Diagramme und 59 Prozent auf nicht-numerische Standardkomponenten von Folien exklusive der Zeichnungen.

Bei der Diagrammerstellung sowie beim Folienlayout besteht erhebliches Verbesserungspotenzial, da Diagramme und Folienlayouts meist innerhalb eines Unternehmens standardisiert und an Gestaltungsregeln gebunden sind, die durch ein Computerprogramm formalisiert werden können.

Im weiteren Verlauf der Studie konzentrierten wir uns auf die Auswirkungen der Nutzung von think-cell chart. Die Software wurde entwickelt, um das ermittelte Verbesserungspotenzial bei der Diagrammerstellung praxistauglich umzusetzen. Zunächst untersuchten wir die am häufigsten von Beratungsunternehmen verwendeten Diagrammtypen.

Wie die Abbildung unten zeigt, wurde in dem betrachteten Unternehmen zu einem Großteil nur auf einige wenige Diagrammtypen zurückgegriffen. Der Vergleich mit anderen Beratungsunternehmen ergab, dass diese Feststellung im Allgemeinen zutreffend ist, wobei sich die am häufigsten verwendeten Diagrammtypen von Firma zu Firma leicht unterscheiden.

Testdurchführung

Um die Auswirkungen neuer Software auf die Diagrammerstellung und -bearbeitung zu quantifizieren, wählten wir aus einem Portfolio archivierter Folien 48 typische Diagramme aus. Wie die Abbildung rechts zeigt, entspricht die Auswahlgruppe auch der Zusammensetzung an Diagrammtypen, die sich aus der Analyse einer erheblich größeren Zahl von Folien ergab. Unser Kooperationspartner ermittelte die Anzahl der verschiedenen Diagrammtypen in einer Gruppe von 1.000 Folien, die zufällig aus seinem Portfolio ausgewählt wurden. 468 dieser Folien enthielten Diagramme.

Auf Grundlage der Auswahlgruppe wurden nun zwei Testszenarien erzeugt. Im ersten Szenario wurde der übliche Erstellungsprozess simuliert: Ein Diagramm wird von einem Berater angefertigt, per Fax an einen Grafiker übermittelt und von diesem in PowerPoint erstellt. In unserem Versuch wurden die Skizzen von einem sehr erfahrenen Grafikexperten zu PowerPoint-Folien ausgearbeitet.

Bei seiner Arbeit standen ihm die unternehmenseigenen Vorlagen für gängige Diagrammtypen und Mengen (vier Säulen, fünf Säulen usw.) sowie Makros zur Verfügung (für Legenden, Maßeinheiten usw.). Dabei wurde die zur Erstellung der Diagramme benötigte Zeit erfasst.

Im zweiten Szenario wurden die Folien aus dem ersten Szenario gedruckt, mit Änderungen versehen, wie sie ein Berater üblicherweise vornehmen würde, und wieder dem Grafikexperten übergeben. Erneut wurde die zur Einarbeitung der Änderungen benötigte Zeit erfasst.

Zur Bewertung der Effizienz von think-cell chart kamen dieselben Szenarien zum Einsatz.

Ergebnisse

Die wichtigsten Ergebnisse der Studie sind in der nachfolgenden Abbildung zusammengefasst. Sie zeigt die Gesamtzeit, die zum Erstellen und Ändern der Diagramme unserer Auswahlgruppe benötigt wurde. Im Fall unseres Kooperationspartners machen Änderungen etwa 60 Prozent der zur Diagrammerstellung benötigten Zeit aus. Aus diesem Grund haben wir die für die Änderung von Diagrammen benötigte Zeit verdoppelt. Dies entspricht der gängigen Annahme, dass einem Erstellungsvorgang mindestens zwei Änderungsvorgänge folgen.

Die zur Bearbeitung der Auswahlgruppe mit PowerPoint inklusive der Nutzung von vorhandenen Vorlagen und Makros erforderliche Zeit betrug mehr als zehn Stunden. Die zur Bearbeitung der Auswahlgruppe mit PowerPoint unter Nutzung von think-cell chart erforderliche Zeit betrug in etwa drei Stunden. Das entspricht einer schnelleren Bearbeitungszeit um den Faktor 3,2.

In der nachfolgenden Abbildung sind die Ergebnisse in die vier Diagrammtypen unterteilt, die in der Studie berücksichtigt wurden. Bei allen Diagrammtypen konnte mit think-cell chart eine erhebliche Effizienzsteigerung erzielt werden, insbesondere im Änderungsszenario.